Officier Charge de l’Administration et des facilities

Job Description

I. CONTEXTE :

L'IRC est actif en République centrafricaine (RCA) depuis 2006 et met en œuvre des programmes d'intervention d'urgence depuis début 2013. L'IRC dispose de quatre bureaux de terrain (Bocaranga, Kaga Bandoro, Zemio et Ndele) en plus d'un bureau central à Bangui. Depuis 2007, elle a construit des relations étroites avec les communautés locales, les leaders communautaires, les autorités locales et d'autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd'hui, l'IRC est l'un des principaux acteurs humanitaires travaillant dans les préfectures d'Ouham Pende, de Nana Gribizi et de Zemio, mettant en œuvre des programmes dans les domaines de la santé, de la protection et de l'autonomisation des femmes, de la protection des enfants et de l'état de droit, ainsi que du relèvement précoce et du développement. L'expertise technique, les capacités logistiques, la connaissance et la compréhension du contexte local ont permis à IRC de jeter les bases d'une extension et d'un approfondissement de ces services afin d'atteindre davantage de personnes et de répondre aux besoins d'urgence à une plus grande échelle, dès lors que des financements supplémentaires sont assurés

II- Aperçu du poste

Sous la supervision directe du Manager de l’Administration Le titulaire du poste rend compte au Manager de l’Administration et sera chargé d'améliorer l'exécution rapide et efficace des projets d'entretien importants de l'organisation, ainsi que l'entretien régulier des installations et équipements immobiliers des bureaux, des espaces partagés et des résidences du personnel expatrié, en respectant toujours des normes techniques et professionnelles élevées.

II- Responsabilités Majeures

Appuyer le département des Operations pour toutes tâches administratives, gestion des bâtiments, et assurer les intérims de ses collègues si nécessaires

VI- Entretiens des installations

· Inspection et réparation des installations du bureau en développant une base de données agile d'entrepreneurs et en entretenant des relations avec eux ; pour divers types de travaux d'entretien et de rénovation/amélioration des propriétés et le placement des assurances.

· Définir les besoins en matière de contrats d'entretien pour les installations et équipements techniques ; examiner, négocier et recommander ces contrats au directeur adjoint

· Gérer les contrats d'entretien des installations et des équipements techniques et veiller au respect des exigences réglementaires.

· Tenir à jour les dossiers des installations, par exemple les copies des baux, les inventaires et les dossiers d'entretien.

· Contribuer à la planification financière et à la prévision des dépenses de la ligne budgétaire de l'entretien des installations.

· Coordonner avec la sûreté et la sécurité les inspections de sécurité physique pour les propriétés louées.

· Responsable du développement de plans à long terme pour la réalisation de réparations et d'améliorations des immobilisations

· Administration des exigences des baux avec la gestion immobilière.

· Exécuter toute autre tâche à la demande des supérieurs hiérarchiques.

· Assurer la liaison avec le département des finances en ce qui concerne le paiement et le recouvrement des dépôts de loyer.

· Suivi de la consommation d'énergie (eau, électricité)

V- Gestion des équipes

· Suivi quotidien de l’équipe de nettoyage et des cuisinières ;

· Développer les outils pour garder le contrôle des besoins et des budgets ;

· Documenter les besoins des équipes sous sa supervision

VI- Reporting:

· Prépare et soumet mensuellement, la mise à jour paiement des factures de communication et des utilities (eau et électricité) en conformité avec le calendrier de soumission des rapports mensuels convenu avec la supervision.

Qualifications

· Expériences professionnelles dans le domaine de la saisie de données et du traitement de textes ; ----------------------------------------------------------------------------------------------------

· Très bonne capacité de communication et bonne expérience dans la gestion du standard téléphonique ; -----------------------------------------------------------------------------------------------------

· Une solide expérience dans la gestion administrative de bureau ; -------------------------------------------------------------------

· Capacité rédactionnelle très élevée

· Une bonne connaissance du milieu des Bureaux ; -------------------------------------------------

· Courtoisie et de bonne présentation.

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V- Caractéristiques personnelles :

• Parfaite intégrité personnelle.

• Solides compétences pour travailler en équipe.

• Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples

• Esprit d'équipe et aptitudes en résolution de problèmes

Education: Bac +2 (au minimum)

Language Skills: Français nécessaire, anglais serait un plus

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Candidats nationaux vivant à l’étranger : IRC s'efforce d'attirer, de motiver et de retenir du personnel national qualifié dans nos programmes. Nous encourageons fortement les candidats nationaux ou nationaux de la diaspora à postuler ce poste. Si vous êtes un ressortissant du pays dans lequel ce poste est basé et que vous résidez actuellement en dehors de votre pays d'origine et que vous possédez plus de deux ans d'expérience professionnelle internationale, l'IRC a mis en place un package de soutien pour la prise de service au pays et une rémunération attractive.

XI- COMMENT POSTULER

Les personnes intéressées par cette offre sont priées de soumettre leurs dossiers de candidature sous le lien:

Les dossiers de candidatures doivent comporter :

· Une lettre de motivation adressée à la Coordinatrice RH de l’IRC en RCA;

· Un curriculum vitae à jour avec 3 références professionnelles;

· Les copies des diplômes, certificats de travail, attestation de service rendu ou de formation

· Copie du passeport ou de la CNI

N.B : Seul.es les candidat.es présélectionné.es seront contacté.es

• Les candidatures féminines sont encouragées

• Les dossiers incomplets ne seront pas considérés

La date limite de dépôt des candidatures est le 30 Mars 2023 à 17h 00’