Officier Approvisionnement

Job Description

Sous la supervision du Manager de la chaine d’approvisionnement, l’officier des achats & Actifs a pour responsabilités : dans l'ensemble, plus explicite dans ses interactions avec le comité des achats ainsi que tous les achats des activités des programmes de l’IRC Burundi dans le respect strict des procédures et politiques mises en place par IRC et ses bailleurs des fonds.

II. Responsabilités :

Identification des drapeaux rouges de fraude :

- A travers les différents outils et mécanismes en place à IRC, il (elle) identifie les drapeaux rouges qui pourraient potentiellement exposer l`organisation aux risques des fraudes et les rapporte immédiatement, suivant leurs teneurs, à son superviseur ou à d’autres instances mises en place par l’organisation pour la gestion de ces cas.

Processus d’achats des biens et services:

- La planification et préparation des achats suivant les plans d’approvisionnement en place, développés en collaboration étroite avec les programmes; - Processus de demande des achats et demande de devis auprès des fournisseurs ; - Demande de processus de de devis (RFQ) et de propositions (RFP) ; - Soumission des rapports d'approvisionnement à base mensuelle; - La gestion des relations avec les demandeurs des biens et des services ; - La collecte, l’organisation et l’analyse de données des achats et études de marchés; - Réception des PRs et leurs traitements; - Toutes autres tâches confiées par superviseur.

Gestion des contrats :

- La préparation et la gestion des contrats grâce à une feuille de suivi des contrats; - Suivi des indicateurs de performance clés pour l’évaluation des fournisseurs.

Gestion des fournisseurs :

- La gestion et la documentation des performances des fournisseurs ; - Le développement des relations avec les fournisseurs à travers des séances de sensibilisations.

Négociations : En collaboration avec le comité d’approvisionnement, définir les objectifs de négociation avec le comité d’évaluation des MPA/MSA.

Etude de marché :

- Sous les directives du comité d’approvisionnement, effectuer une analyse des coûts sur le marché.

Gestion des relations avec les fournisseurs :

- Il (elle) élabore et comprend la stratégie d'approvisionnement par catégorie développée dans le mécanisme de MPA/MSA.

Résumé des responsabilités.

- Assure la conformité aux politiques d'approvisionnement de IRC et des Donateurs; - Mise en œuvre de tous les PSO d'approvisionnement IRC; - Produire les rapports relatifs aux achats - Examen des documents d'approvisionnement avant le paiement; - Gestion et suivi des contrats IRC; - Negotiation transparent documentée; - Respecter les règles de financement des bailleurs et les procédures d’IRC; - Documentation complète sur les transactions d’approvisionnement ; - Préparation des bons de commandes; - Analyse des offres; - Conformité du statut juridique de l’Office Burundaise des Recettes: préparation des dossiers et mise à jour de tous les documents nécessaires, tel que exigé par l’OBR en vue de l’obtention du remboursement de la TVA; - Inventorier tous les documents de support requis pour compléter le dossier à déposer au niveau de l’OBR.

Qualifications

- Avoir une expérience minimum de 3 ans d’expérience dans le domaine similaire; - Avoir un diplôme en gestion administration, approvisionnement ou d’autres formations similaires; - Capacité de diriger les équipes ; - Capable de adapter au changement ; - Gestion des risques ; - Avoir un esprit d’équipe ; - Communication efficace avec les autres membres de l’équipe; - Avoir une capacite de gestion de conflit.

Compétences & Aptitudes Techniques :

- Bonnes connaissances des systèmes informatiques d’achats; - Bonnes connaissance de l’outil informatique exigée (Excel, Word, Power Point); - Connaissance pratique des procédures logistiques ; - Bonnes capacités organisationnelles et de planification ; - Capacité à entretenir des relations professionnelles efficaces à tous les niveaux ; - Grandes capacités d’organisation, de négociation et de travail en équipe ; - Excellente maîtrise verbale et écrite du français exigée, y compris du vocabulaire des affaires ; maîtrise de l’anglais souhaitable ; - Niveau prouvé d’intégrité et de bonne réputation dans le processus d’achat des biens et des services avec les vendeurs ; - Capacité de diriger les équipes ; - Gérer les risques de la chaine d’approvisionnement ; - Collaboration multifonctionnelle.

Environnement de travail

Le poste est basé dans la capitale, Bujumbura. La situation sécuritaire au Burundi est généralement calme.

Normes de conduite professionnelle : IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ces valeurs sont l'intégrité, le service, la redevabilité et l'égalité. En accord avec ces valeurs, IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, l'intégrité fiscale ainsi que la lutte contre les représailles.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre

IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

Egalité des chances pour les employeurs : IRC est un employeur soucieux de l'égalité des chances. IRC évalue tous les candidats sur la base du mérite, sans tenir compte de la race, du genre, de la couleur, de la nationalité, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'âge, de l'état civil, du statut d'ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par le droit applicable.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait uniquement électroniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 2 Aout 2022 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.