Officer Procurement

Job Description

Sous la responsabilité du Supply Chain Manager, le Procurement Officer est responsable de la coordination et de la gestion efficace des achats pour le bureau de l'IRC. Le titulaire du poste achètera des fournitures, des services et des équipements pour le programme, tout en garantissant le respect des bonnes pratiques et en tenant des dossiers conformes aux audits. Il veillera à ce que tous les achats de biens et de services soient effectués de manière transparente, au meilleur prix disponible et conformément à la politique et aux procédures d'achat de l'IRC et des donateurs.

Responsabilités :

Planification des achats

- En étroite collaboration avec le Supply Chain Manager et d'autres partenaires internes et externes, vous planifierez et soutiendrez efficacement la mise en œuvre du programme : - Collecter, organiser et analyser les informations et les données du marché pour permettre une planification efficace des achats. - Préparer et mettre en œuvre des plans d'approvisionnement en suivant les procédures opérationnelles standard (SOP) de l'IRC en matière d'approvisionnement. - Surveiller le marché de l'approvisionnement et mener des études et des analyses de marché pour garantir la rentabilité des achats.

Approvisionnement

- Responsable de la mise en œuvre du plan et de la stratégie d'approvisionnement et de la satisfaction de tous les besoins en matière d'approvisionnement dans les délais impartis, conformément aux normes de la Chaine globale d’approvisionnement et des donateurs, le titulaire du poste devra : - Soutenir l'élaboration des spécifications d'approvisionnement. - Acheter tous les articles nécessaires aux programmes, bureaux et résidences. - Traiter les demandes d'achat approuvées par le biais du logiciel d'approvisionnement en veillant à l'exactitude des données. - Lancer et traiter les demandes de devis (RFQ) et les demandes de propositions (RFP). - Participer aux réunions et aux évaluations des appels d'offres. - Préparer l'analyse des offres et autres documents d'appel d'offres pour approbation. - Mener des négociations avec les fournisseurs qui soient transparentes et documentées. - Vérifier l'exactitude des documents d'approvisionnement avant de procéder au paiement pour approbation. - Collaborer avec tous les départements en coordonnant avec les finances, les subventions et le programme pour assurer un approvisionnement harmonieux et en temps voulu. - Coordonner avec le département des finances pour s'assurer que les paiements sont remis aux fournisseurs. - Mettre à jour régulièrement les PR sur le système BVA en coordination avec les autres responsables des achats. - S'assurer et vérifier que les achats sont effectués conformément aux politiques de l'IRC et des donateurs tout en préparant les demandes de paiement. - Participer aux réunions du comité d'approvisionnement, le cas échéant.

Gestion des contrats

- Préparer et exécuter les contrats pour les soumissionnaires recommandés. - Renouveler en temps voulu les contrats et les accords-cadres. - Evaluer les fournisseurs en fonction des indicateurs de performance fixés - Générer tous les documents d'approvisionnement requis et maintenir les enregistrements et les fichiers de manière rigoureuse. - Mettre à jour et maintenir un système de classement approprié conformément au protocole de classement de la chaîne d'approvisionnement de l'IRC.

Gestion des fournisseurs

- La gestion des dossiers et de la documentation des fournisseurs - Le suivi et la documentation des performances des fournisseurs - L'établissement et le maintien de relations de travail éthiques et professionnelles avec les fournisseurs.

Conformité et éthique

- Vous contribuerez à l'identification et à l'analyse des risques de conformité dans les processus d'achat et à la mise en œuvre des règles et règlements de IRC et des donateurs pour tous les achats en : - Mettant en œuvre une diligence raisonnable pour les fournisseurs, ce qui inclut la réalisation de contrôles de références, de visites de fournisseurs, etc. - Fournissant un soutien cohérent et constructif aux autres départements afin de garantir la conformité aux politiques et procédures. - Identifiant et signalant les signaux d'alerte dans toute la chaîne de valeur des achats. - Mettant en œuvre des plans d'action correctifs (CAP) en réponse aux demandes d'audit interne et/ou externe.

Rapports

- Préparer et soumettre des rapports mensuels précis au Supply Chain Manager dans les délais impartis. - Contribuer à l'élaboration et à la mise à jour des plans d'approvisionnement (assignés), selon les besoins. - Soumettre la liste mensuelle des engagements au Supply Chain Manager ou Coordinateur de la chaîne d'approvisionnement et au service financier. - Soumettre un rapport périodique de suivi des achats pour les subventions spécifiques auxquelles vous êtes affecté.

Divers

- Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur.

Qualifications

- Avoir un diplôme supérieur en Logistique, Supply Chain, Approvisionnement, Gestion ou tout autre diplôme équivalent - Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali; - Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ; - Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word ; et la connaissance du Prolog serait un atout - Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ; - Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ; - Etre motivé, proactif, créatif ; - Etre bon communicateur ; - Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ; - Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ; - Etre disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs. - Garantir une étique irréprochable dans l'accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d'insuffisance, d'irrégularité et de fraude).