Officer Moyens Generaux

Job Description

Dans le cadre de ses activités, IRC MALI est à la recherche d’un Officer Moyens Généraux basé à Bamako.

Sous la supervision du Manager Administration & Facilities Support, l’Officer Moyens Généraux sera en charge des responsabilités suivantes :

Gestion administrative :

- Accueillir les visiteurs et assurer un service d'information et d'orientation. - Gérer les procédures d'accueil. - Réservation de voyages pour le personnel de l'IRC - compagnies aériennes, transferts, visas et hébergement. - Expédition et envoi des effets personnels du personnel étranger arrivant et partant. - Gérer les réservations des salles de réunion. - Coordonner les besoins en équipement audiovisuel pour les réunions. - Assurer la disponibilité des équipements nécessaires pour les réunions. - Veiller à la sécurité des visiteurs en suivant les procédures de sécurité de l'organisation. - Maintenir un registre des visiteurs et assurer la conformité aux politiques de sécurité. - Aider à l'obtention de passeports et de visas pour le personnel national se rendant dans d'autres pays pour des raisons officielles. - Traiter les visas et autres permis pour le personnel expatrié et les visiteurs. - S'assurer que les visas d'expatriés, les permis de travail et autres documents administratifs sont suivis, mis à jour et partagés avec le SMT. - Maintenir une collaboration et une relation étroites avec les agences de voyages et les structures gouvernementales de tutelle concernée - Développer et mettre en œuvre un système de classement pour les voyages et autres activités connexes. - Aider les voyageurs à destination ou en provenance du bureau de Bamako à obtenir des informations sur les indemnités journalières et à traiter les demandes d'indemnités journalières. - Gérer les plannings d’arrivée et de départs des staffs internationaux et le partager avec la hiérarchie hebdomadairement. - Offrir un service client de qualité en tout temps. - Assurer le suivi de toutes les activités administratives de manière appropriée et professionnelle.

Gestion des vols

- Participer à la production d’un manuel de procédure SOP pour la gestion des vols domestiques et internationaux. - Réceptionner et traiter toutes les demandes de vols domestiques et internationaux. - Assurer un suivi très rigoureux des états de paiement relatifs aux vols domestiques et internationaux. - Introduire les demandes de paiement dans les délais.

Gestion des bâtiments, locaux et logements :

- Superviser la maintenance des bâtiments, des espaces de travail et des équipements. - Coordonner les interventions d'entretien préventif et curatif. - Gérer les contrats avec les prestataires de services liés aux infrastructures. - Coordonner les services de nettoyage, de sécurité et de gestion des déchets. - Organiser les déplacements professionnels et la logistique des événements internes. - Réviser et vérifier les factures reçues pour les installations (bureaux, résidences permanentes du personnel), y compris les services publics, l'entretien, la fourniture de matériel standard, de nouveaux meubles ou équipements et examiner les factures pour s'assurer de la conformité des documents. - Mettre en place des procédures de sécurité et d'urgence.

Stock de fournitures :

- Assurer le suivi des stocks de fournitures de bureau, de consommables et de matériel. - Passer des commandes et négocier avec les fournisseurs pour obtenir les meilleurs tarifs. - Établir et gérer un budget dédié aux fournitures.

Optimisation des coûts :

- Identifier des opportunités d'économies dans les dépenses liées aux moyens généraux. - Négocier des contrats avantageux avec les fournisseurs et prestataires de services. - Évaluer régulièrement les coûts et proposer des mesures d'amélioration.

Gestion et développement du personnel :

- Encadrer, former et évaluer le personnel sous sa responsabilité - Tenir les balances de congés, les absences et permissions du personnel de l’administration.

Rapportage

- Produire un rapport sur l’état de paiement des fournisseurs. - Produire un rapport hebdomadaire sur les voyages domestiques et internationaux. - Produire un rapport sur l'état de validité des documents légaux (visas, permis et résidence) du personnel expatrié. - Produire un rapport mensuel sur l'état de paiements des loyers, des frais d’enregistrement des baux, des taxes immobilières et foncières des bureaux, résidences et maisons d'hôtes du programme pays. - Produire un tracker de gestion et de suivi des baux (date de fin, renouvellement…).

Divers

- Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur

Qualifications

- Avoir un diplôme supérieur en Administration, Gestion, Logistique, Supply Chain, Approvisionnement ou tout autre diplôme équivalent - Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali; - Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ; - Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word. La connaissance des ERP serait un atout. - Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ; - Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ; - Etre motivé, proactif, créatif ; - Etre bon communicateur ; - Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ; - Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ; - Etre disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs. - Garantir une étique irréprochable dans l'accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d'insuffisance, d'irrégularité et de fraude).