Officer Logistique

Job Description

Sous la supervision du Field Manager/Coordinateur, l’Officier logistique servira de point focal entre la logistique et les programmes pour toutes les questions relatives à l’approvisionnement, au transport et à la gestion des actifs et stocks d’IRC. L’Officier logistique répond directement au Field Manager/Coordinateur, et a pour superviseur technique le Coordinateur logistique.

RESPONSABILITES :

Approvisionnement et Achats

- S’assurer que tous les achats sont effectués dans le respect des règles et procédures IRC et conformément au code de conduite en la matière ; - S’assurer que la qualité et la quantité des marchandises achetées et livrées sont conformes aux demandes des programmes et aux documents d’achat (PR, BID, PO,…) ; - Présenter hebdomadairement et mensuellement les rapports de tous les achats et engagements (commitments) en cours. - Travailler avec les programmes et communiquer avec eux de manière à les informer régulièrement des statuts de leurs demandes d’achats, des prix et des disponibilités des articles ; - S’assurer que les articles demandés sont achetés et livrés en temps requis, informer les programmes et / ou les demandeurs de tout problème pouvant entraîner des retards de livraisons - Suivre les commandes et s’assurer que la livraison du matériel commandé est faite dans les délais et correctement par les fournisseurs dans le dépôt d’IRC - Faire les copies de tous les documents d’achats, les classer selon les budgets et les gérer de manière à en assurer le suivi et à faciliter les recherches en cas de besoin ; - Préparer les demandes de paiement des fournisseurs en conformité avec les BL et préparer toute la documentation requise afin de les soumettre à la finance en temps requis pour éviter les retards de paiements ; - Planifier et prioriser les achats et les regrouper autant que possible pour faciliter le travail - Préparer la documentation nécessaire pour les achats (demande de pro forma, appel d’offre, analyse des offres, contrat d’achat, BID, PO, PRF, etc…) et proposer les meilleur offres en tenant compte principalement du rapport qualité/prix, de la disponibilité et des délais de livraisons - En collaboration avec son superviseur, préparer et tenir à jour la base de données fournisseurs pour une validation ATC. - Traiter qu’avec les fournisseurs fiables et dont les ATC ont été validés afin de protéger les intérêts d’IRC. Eviter de traiter avec les commissionnaires et autres intermédiaires - Rechercher les factures pro forma auprès des fournisseurs autorisés et Ad Hoc approuvés par IRC; - De façon continuelle, rechercher et négocier les prix pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix – auprès des fournisseurs et contrôler la conformité et la qualité des marchandises proposées, selon les tranches d’engagements financiers, conformément aux procédures d’approvisionnement d’IRC - Promouvoir une image professionnelle et positive d’IRC et entretenir des bonnes relations professionnelles aves les fournisseurs - Etablir la liste de prix des matériels ; Tenir à jour la liste/catalogue de prix et en informer les programmes de tout changement - Préparer et tenir à jour la base des données fournisseurs - S’assurer que les fournisseurs avec qui IRC traite adhérent aux procédures d’approvisionnement en vigueurs ; - S’assurer que tous les fournisseurs ont une connaissance des procédures d’IRC - S’assurer de la gestion de tous les contrats (location de véhicules, services, ..) - Se conformer et appliquer les procédures d’approvisionnement de IRC et faire des suggestions pour améliorer et optimiser les approvisionnements ; - Travailler avec les chargés des achats de Bamako pour le suivi des achats articles non disponibles sur le marché local.

Transport & maintenance

- Gérer le parc matériel (véhicules, motos, générateurs…) du bureau local et en être responsable, notamment en veillant à ce que les calendriers d'entretien et de réparation soient respectés et en gérant l'inventaire de toutes les pièces et consommables liés à ces équipements. - Assurer une gestion efficiente, efficace et précise du carburant de tous les équipements (véhicules, motos, générateurs…) - S'assurer que les équipements de communication appropriés fonctionnent dans les véhicules de l'IRC pour répondre aux exigences opérationnelles et de sécurité. - Inspecter et enregistrer l'état des véhicules, en tenant à jour les listes de contrôle hebdomadaires et en s'assurant que les carnets de bord des véhicules sont correctement remplis. - Gérer les véhicules/chauffeurs loués. S’assurer que les chauffeurs (IRC et de location) respectent le règlement d’IRC relatifs à l’utilisation des véhicules - Assurer la gestion des contrats de locations des véhicules et s’assurer que tous leurs documents sont en règle ; - Évaluer, gérer et contrôler les chauffeurs. - S’assurer de l’accord du Field Manager / Coordo Site pour tous les déplacements en dehors de la ville - Organiser et expédier les cargos par voies aériennes et routières, communiqué avec le responsable des stocks et les responsables des programmes pour le suivi. - Assurer le suivi et l’entretien des bâtiments IRC

Assets et stocks

- Assurer le suivi et l'enregistrement de tous les actifs dans le registre des actifs (assets) - S'assurer que chaque membre du personnel de la base est responsable de tous les biens qui lui sont attribués en remplissant les formulaires de sortie et de réception d'équipement. - Assurer la maintenance et la réparation des actifs conformément à la politique de l’IRC - Proposer des plans de déclassement des actifs annuellement conformément aux réglementations de l'IRC et des donateurs. - Participer aux inventaires annuels et ponctuels des stocks et assets d’IRC. - Assister aux contrôles inopinés des stocks - Etablir et mettre en œuvre un plan de distribution des stocks fiable afin d'éviter l’accumulation de stock sur les subventions fermées ou les articles périmés dans les entrepôts. - Superviser les opérations de l'entrepôt en veillant à la bonne tenue des registres de stock, aux conditions de stockage, à la sécurité et à l'entretien des installations.

Reportage / Capitalisation :

- Soumettre mensuellement les rapports SC : état des stocks, registre des actifs, utilisation et consommation des véhicules/motos/générateurs, PRTS… - Produire des rapports de routine sur l’état des achats - Mettre à jour régulièrement les plans d’achats des différents projets - Soumettre bimensuellement les inventaires cycliques 20% - Soumettre annuellement les inventaires physiques des stocks, actifs et matériel de propriété.

Divers

- Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur - Aviser son superviseur de tout manquement du personnel sous sa supervision.

Qualifications

- Avoir un diplôme supérieur en Gestion, Comptabilité, Science de l’Informatique ou tout autre diplôme équivalent - Être de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali ; - Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit) ; la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ; - Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word ; et la connaissance du Prolog serait un atout - Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ; - Être doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ; - Être motivé, proactif, créatif ; - Être bon communicateur ; - Être capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ; - Être apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ;

Être disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs