Office Manager*in im Fonds Förderung der Internationalen Agrarforschung
Provide administrative support in office management
This opening expired 4 years ago.
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Overview
Provide administrative support in office management
You have:
- Completed commercial vocational training or equivalent knowledge and experience
- Several years of relevant professional experience, preferably acquired abroad in office management/secretariat/assistance
- Experience in managing administrative processes and organizational skills
- Good written and verbal communication skills
- Very good PC user knowledge (Office 365); experience with SAP and document management systems is desirable
- Ability to work in a team, social and intercultural competence, and commitment
- Fluent in German and English
Contract
This is a GIZ - Inlandsmitarbeiter/-in contract. More about GIZ - Inlandsmitarbeiter/-in contracts.
Tätigkeitsbereich
Der Fonds Förderung der Internationalen Agrarforschung unterstützt internationale Forschungszentren der „Globalen Forschungspartnerschaft für eine ernährungssichere Zukunft“ (CGIAR) bei ihrem Beitrag zu Verbesserung der Welternährung und der nachhaltigen Nutzung natürlicher Ressourcen in Zeiten des Klimawandels. Das Team arbeitet international von den Standorten Bonn und Eschborn.
Ihre Aufgaben
- Unterstützung bei administrativen Prozessen im Tagesgeschäft (Korrespondenz, Tabellen, Recherche, Präsentationen, Ablage)
- Sachgüterbeschaffung und Inventar für den Standort Bonn sowie Zuarbeit bei der Planung von Geschäftsreisen
- Organisatorische Unterstützung bei in- und externen Veranstaltungen inklusive notwendiger Logistik, Raumreservierung
- Optimierung vorhandener Arbeitsprozesse im Büro
- Aktive Mitarbeit und Pflege der Projektablage
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen in Projektabläufe
- Administrative Unterstützung der Programmleitung sowie Unterstützung bei der Vorbereitung und Erstellung von Kleinverträgen
- Monitoring der ordnungsgemäßen Kostenbuchungen (für Veranstaltungen und Sachgüter)
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Kenntnisse und Erfahrungen
- Mehrjährige relevante, möglichst im Ausland erworbene Berufserfahrung im Bereich Office Management/Sekretariat/Assistenz
- Erfahrung im Management von administrativen Prozessen sowie Organisationsgeschick
- Gute schriftliche und mündliche Ausdrucksweise
- Sehr gute PC-Anwenderkenntnisse (Office 365); Erfahrungen mit SAP und Dokumentenmanagementsystemen sind wünschenswert
- Teamfähigkeit, soziale und interkulturelle Kompetenz und Einsatzbereitschaft
- Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse
Hinweise
Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.
Die Bereitschaft zu regelmäßigen Geschäftsreisen wird vorausgesetzt.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.
Über uns
Ihre berufliche und persönliche Entwicklung ist uns ein Anliegen. Bei der GIZ finden Sie deshalb weltweite Arbeitsmöglichkeiten und eine Atmosphäre, die geprägt ist von Vielfalt, Respekt und echter Chancengleichheit. Auch in Puncto Work-Life-Balance und Familienfreundlichkeit können sich unsere Leistungen sehen lassen. Flexible, Ihrer Lebenssituation angepasste Arbeitszeiten sind fester Bestandteil unserer Unternehmenskultur.
Die GIZ ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Anerkennung, Wertschätzung und Einbeziehung von Vielfalt im Unternehmen sind uns wichtig. Alle Mitarbeiter*innen sollen Wertschätzung erfahren – unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung.
Wir möchten den Anteil von Menschen mit Behinderung erhöhen und würden uns über entsprechende Bewerbungen freuen.
Bewerbungen von Männern sind ausdrücklich erwünscht.
Kontakt & Bewerbung
HR-Services Kundenportal +49 6196/79-3200 [email protected]
Potential interview questions
| Can you describe a time when you improved an administrative process? | This question assesses your ability to identify and implement improvements. | Provide a specific example highlighting your initiative and the outcomes of the changes made. |
| How do you handle conflicting deadlines and prioritize tasks? | This question evaluates your organizational and time management skills. | Pro members can see the explanation. |
| Tell us about a successful event you organized. What was your role? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| What strategies do you use to work effectively in a diverse team? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
| How do you ensure accurate and timely documentation in your work? | Pro members can see the explanation. | Pro members can see the explanation. |
Added 4 years ago
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Updated 1 year ago
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Source:
jobs.giz.de
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