NUNV Especialista en gestión administrativa, logística y financiera

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD - trabaja en más de 170 países y territorios, para ayudar a desarrollar políticas, habilidades de liderazgo y asocia-ción, capacidades institucionales y construcción de resiliencia, con el fin de mantener los resultados del desarrollo.

El Gobierno de Colombia representado por el Departamento Nacional de Planeación – DNP a través de la Empresa Nacional Promotora del Desarrollo Territorial – Enterritorio y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo – PNUD, firmaron un acuerdo de asistencia técnica para “realizar acompañamiento, prestar apoyo y brindar asistencia al DNP en el desarrollo de la Misión de Descentralización y en la definición de las necesidades de actualización, ajuste, o inclusión de herramientas y/o instrumentos para la formulación y ejecución de políticas públicas con enfoque territorial”.

La Misión de Descentralización está orientada a revisar las competencias y recursos asignados entre los distintos niveles de gobierno, así como los arreglos institucionales necesarios para lograr mayor eficiencia y autonomía en la provisión de bienes públicos locales. En desarrollo de este acuerdo, el Área de Gobernabilidad requiere de un/a Especialista Administrativo/a y Financiero/a que realice y lleve el registro y control administrativo, logístico, contable y financiero del proyecto y trabaje de manera articulada con el equi-po técnico, el DNP, la Dirección Técnica y la Secretaría Técnica de la Misión para asegurar el correcto desarrollo del proyecto.

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del Jefe de Proyecto o su representante designado, el Voluntario de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

Funciones específicas:

Proporciona apoyo para un control financiero eficaz del Proyecto, centrándose en el logro de los siguientes resultados: 

• Lleva el registro y control contable y financiero de cada una de las actividades realiza-das en el proyecto y elaborar conciliaciones mensuales del gasto.

• Asegura el cumplimiento de las normas financieras del PNUD mediante la elaboración de informes contables y/o financieros, previo al visto bueno del/la Coordinador/a Nacional.

• Prepara la documentación financiera pertinente para las auditorías.

• Garantiza la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos y adelantos asignados para la oficina.

Garantiza el funcionamiento administrativo del proyecto mediante:

• Recolección de documentos necesarios para la realización de todos los pagos surgidos de compromisos del proyecto, en coordinación con los equipos técnicos respectivos.

• Proyección de todos los vouchers que deban tramitarse, en cumplimiento con todos los requisitos formales y los respectivos presupuestos.

• Cargue de los respectivos vouchers en el sistema ATLAS y seguimiento oportuno para que sean debidamente aprobados y chequeados por el oficial a cargo.

• Una vez aprobados los pagos en el sistema, asegurar que sean oportunamente tramita-dos por el área de finanzas en los tiempos previstos para tal fin.

• Gestión de los viajes del equipo, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, según sea requerido.

• Elaboración de los planes de adquisiciones y realizar los procesos de compras y adquisiciones requeridos por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del PNUD.

• Apoya las actividades administrativas, financieras y técnicas que se requieran para Acuerdos de Subvención de Bajo Valor y Acuerdos de Partes Responsables.

• Mantenimiento y clasificación del archivo físico y digital del Proyecto.

• Actualización permanente del inventario de muebles, equipos y dotación en general del Proyecto y elaboración del inventario oficial semestral.

• Registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente (Monthly Leave Report) para el equipo del proyecto.

Acompañar el proceso de seguimiento y monitoreo del proyecto mediante:

• Elaborar informes técnicos de la implementación del proyecto de manera periódica de acuerdos con los requerimientos exigidos.

• Realizar acciones de seguimiento y monitoreo en terreno para garantizar la adecuada implementación del proyecto.

• Apoyar el proceso de gestión de conocimiento del Proyecto.

• Apoyar la elaboración de informes y demás documentos del proyecto.

• Cualquier otra actividad que se requiera o sea asignada por el supervisor.

Además de lo anterior, a los Voluntarios de la ONU se les insta a integrarse al mandato del pro-grama VNU en el marco de su asignación y promover la acción voluntaria a través de la integración en las comunidades en el desarrollo de su trabajo. Como tales, los Voluntarios de la ONU deben dedicar parte de su tiempo de trabajo a alguna de las siguientes actividades recomendadas:

• Fortalecer su conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado por medio de la lectura de publicaciones pertinentes tanto del programa VNU como externas, así como desempeñar un papel activo en las actividades del programa VNU (por ejemplo, en los eventos de conmemoración del Día Internacional del Voluntariado); • Conocer y desarrollar las formas tradicionales y/o locales de voluntariado en el país anfitrión; • Proveer reportes de autoevaluación anuales y al finalizar la asignación sobre las acciones de VNU, resultados y oportunidades; • Contribuir con artículos/críticas de sus experiencias en el terreno y enviarlas a la sede para su inclusión en el sitio web, publicaciones, panfletos/boletines, notas de prensa, etc. del programa VNU; • Ayudar con el Programa de Mentores para los nuevos Jóvenes Voluntarios de la ONU; • Impulsar o asesorar a grupos locales en el uso del servicio Voluntariado en Línea del programa VNU o promover el uso del servicio a individuos y organizaciones locales relevantes cuando sea técnicamente posible.

Resultados esperados:

Como un miembro activo del equipo de United Nations Development Programme se prestará un apoyo eficiente, oportuno, atento, amigable con el cliente y de calidad United Nations Development Programme y sus beneficiarios en el cumplimiento de sus funciones, incluyendo:

• Gestiona las actividades administrativas y financieras con éxito. • Ser un apoyo para el equipo, el área y los proyectos. • Apoya las actividades administrativas y financieras oportunamente para el buen desarrollo de los proyectos. • Apoyar al equipo en las tareas operativas de los proyectos que se gestionan en el área.

El desarrollo de las capacidades a través del entrenamiento, la tutoría y la capacitación formal en el puesto de trabajo, cuando se trabaje con (incluyendo la supervisión) el personal nacional o contra-partes (no-) gubernamentales, entre ellos Socios de Implementación (Implementing Partners IPs);

• La perspectiva de edad, género y diversidad se aplica de forma sistemática, integrada y documentada en todas las actividades a lo largo de la asignación • Un balance final sobre los logros alcanzado a través del voluntariado para el desarrollo durante la asignación, como la presentación de informes sobre el número de voluntarios movilizados, las actividades en las que han participado y las capacidades desarrolladas.

• Profesionalismo: entendimiento de las operaciones de United Nations Development Pro-gramme demostrado; capacidades técnicas o conocimiento relevante o transferible a los procedimientos y reglas de United Nations Development Programme, • Integridad: demostrar los valores y estándares éticos de la ONU y de United Nations Deve-lopment Programme en las actividades y comportamientos diarios, y al mismo tiempo actuar sin considerar recompensas personales; tolerar la presión política en la toma de decisiones; respaldar decisiones que responden a los intereses de la organización aun cuando no revistan popularidad; • Trabajo en equipo y respeto por la diversidad: capacidad de operar eficazmente a través de los límites organizacionales; habilidades interpersonales excelentes; capacidad para establecer y mantener colaboraciones eficaces y armoniosas en un entorno multicultural, multiétnico, con sensibilidad y respeto por la diversidad y el género; • Compromiso con el aprendizaje continuo: iniciativa y ganas de aprender nuevas habilidades y mantenerse al tanto de los avances en el área de conocimiento; capacidad de adaptarse a los cambios en el entorno de trabajo; • Planificación y organización: habilidades efectivas de organización y de resolución de problemas y capacidad de gestionar un gran volumen de trabajo de una manera eficiente y oportuna; • Comunicación: habilidades interpersonales comprobadas; • Flexibilidad: adaptabilidad y capacidad de vivir y trabajar en condiciones potencialmente adversas y condiciones remotas, incluyendo dificultades físicas y pocas comodidades; • Compromiso genuino hacia los principios del voluntariado, que incluyen solidaridad, compasión, reciprocidad y autonomía; y compromiso con la misión y visión de United Nations Development Programme, así como con los Valores Fundamentales de la ONU.

seguimiento administrativo y financiero de proyectos, gestión administrativa y documental. Gestión administrativa y/o financiera de proyectos en organizaciones públicas o privadas. Aplicación de procesos y procedimientos, análisis y seguimiento a indicadores administrativos y financieros.

• Conocimientos demostrados en el uso de herramientas informáticas, computadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.) • Conocimiento intermedio/alto en paquetes de base de datos, así como en el manejo de los sistemas administrativos y financieros en Internet. • Conocimiento en gestión financiera. • Precisión y profesionalismo en la producción y desarrollo de informes financieros o reportes a socios contrapartes; • Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos niveles; familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo; • Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante; capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional; • Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; familiaridad con gestión de bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina; • Motivación por iniciativa propia, capacidad de trabajar con mínima supervisión; capacidad de trabajar con plazos ajustados; • Conciencia acerca de cuestiones de seguridad; • Experiencia en Sistema de Naciones Unidas será valorada.

La ciudad de Bogotá DC de acuerdo con el SRA reciente, elaborado por UNDSS, se encuentra con un nivel de riesgo "bajo" para vivir y trabajar. Presenta unas condiciones de vida favorables y seguras para todos los funcionarios. La ciudad presenta los problemas de seguridad aso-ciados con el crecimiento de toda la ciudad capital y la representación permanente del riesgo para los funcionarios, ya sean nacionales o extranjeros. A su ingreso, todos los VNU se convierten en un informe de seguridad por parte de la oficina de seguridad del PNUD, en el cual se informa sobre el entorno de seguridad del Duty Station, las medidas de seguridad a tener en cuenta y se les apoya con la consecución de su lugar de vivienda. De igual manera Si bien Colombia presenta diferentes niveles de seguridad, cada uno de ellos se encuentra con el fin de realizar la misión, así como se respalda a través de SRA donde se exponen las medidas de mitigación que se pueden requerir Y las que establezca el MORSS.

Como se trata de una asignación de Voluntario de la ONU nacional, el Voluntario de la ONU será responsable de procurarse su propia vivienda y otros esenciales para la subsistencia. Los Voluntarios de la ONU Nacionales son parte del plan de seguro contra daños causados de manera intencional.

Condiciones de Servicio

El contrato dura por el periodo indicado más arriba, con la posibilidad de extensiones sujeta a la disponibilidad de financiamiento, la necesidad operacional y el desempeño satisfactorio. Sin embargo, la renovación de la asignación no está prevista.

El traslado al lugar de trabajo (si corresponde) y un subsidio de instalación serán provistos en el caso de que el destino de trabajo no se encuentre a una distancia razonable del sitio de reclutamiento. El subsidio de subsistencia correspondiente (en inglés, Volunteer Living Allowance o VLA) se provee mensualmente para para cubrir vivienda, servicios, gastos de subsistencia ordinarios. Se incluyen seguros de vida, salud e incapacidad permanente, así como repatriación final (si corresponde).