Manager Senior Finance

Job Description

Fondé en 1933 à l’initiative d'Albert Einstein, l’International Rescue Committee (IRC) répond aux graves crises humanitaires dans le monde et aide les victimes à survivre et à reconstruire leur vie. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance sont brisés par les conflits et les catastrophes à survivre, à se reconstruire et à prendre en main leur avenir. L’IRC est présent dans plus de 40 pays et 22 villes des États-Unis.

L’International Rescue Committee (IRC) est une organisation non gouvernementale internationale. Elle a été fondée en 1933, à l’initiative du célèbre physicien Albert Einstein. Aujourd’hui, l’IRC est l’un des leaders mondiaux en matière de secours, de réhabilitation, de protection, de développement post-conflit, de réinsertion et de plaidoyer pour les personnes affectées par les crises. La mission de l’IRC est d’aider les personnes dont les vies et les moyens de subsistance sont détruits par les conflits et les catastrophes à survivre, se relever et prendre en main leur avenir.

En 2015, l’IRC a élaboré une nouvelle stratégie au niveau global qui a démarré cette année 2020. Cette stratégie a redéfini la mission de l’IRC et défini des objectifs opérationnels et organisationnels précis afin de renforcer son mandat dans les urgences humanitaires et les situations de post-conflit. À cet effet, IRC au niveau global veut mettre en place des infrastructures en matière de communication, financement, capital humain, systèmes et technologies.

IRC est actif au Burkina Faso depuis Mars 2019. Il dispose d’un bureau principal à Ouagadougou et des bases à Ouahigouya (Région du Nord), Djibo, Dori (au Sahel) et Kaya (centre nord).

Pour renforcer son équipe support, IRC Burkina recrute, un/e manager senior finance.

OBJECTIFS DU POSTE

Le/la manager senior finance aura la responsabilité générale de la politique et la gestion des finances ainsi que la comptabilité du bureau. Il/elle travaillera sous la supervision du directeur adjoint des finances (DAF). Il/elle aura en outre la responsabilité d’assurer que les opérations comptables et financières quotidiennes soient exécutées conformément à la politique et aux procédures d’IRC et du bureau National. Il assiste le DAF dans la formation du personnel, la gestion de la trésorerie, les fonctions budgétaires et le contrôle financier en général.

RESPONSABILITÉS

Contrôle et reportage

- Assurer que toutes les politiques et procédures sont en accord avec celles de l'IRC et celles des sources des financements. - Assister le DAF pour établir les politiques, les systèmes et les procédures en matière de finance et participer à leurs élaboration, documentation et leur mise en œuvre - Superviser le téléchargement des entrées en s’assurant que les contrôles appropriés sont appliqués et que les systèmes appropriés sont en place pour conserver tous les documents justificatifs requis. - Production des rapports mensuels et ad hoc nécessaires pour la révision du DAF. - S’assurer qu’une procédure de sauvegarde et de conservation est en place et suivie pour tous les fichiers à mettre dans SUN. - Révision des documents d’achat des opérations pour s’assurer une documentation adéquate, l’exactitude des montants et le contrôle des paiements. - Sous la supervision du DAF, gérer et coordonner les activités du département de finance pour répondre aux règles et dates limites des rapports financiers aux donateurs et au Siege (New York). - Vérifier les variables de la paie, s'assurer de l'existence des documents de support de ces variables. - Rapporter toutes les avances exceptionnelles avec les observations relatives aux avances non liquidées. - Superviser ou effectuer tous les rapprochements de comptes de bilan mensuellement - S’assurer que les différences ou les divergences sont portées à l’attention de DAF et que des mesures appropriées sont prises. - Recommander des formats standard pour les procédures de rapprochement et / ou les procédures visant à améliorer la comptabilité, le contrôle des transactions afin de réduire au minimum des erreurs. - Suivre de près toutes les activités financières et tenir le DAF de toute situation pouvant avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou les performances financières. - Préparer les rapports financiers aux donateurs pour la comptabilisation, les règles contractuelles et taxes légales et soumettre à la vérification du DAF avant leurs soumissions. - Développer, planifier et effectuer ou diriger en absence du DAF l'exécution des audits internes et initier les actions nécessaires pour corriger les faiblesses du contrôle interne. - Faciliter et coordonner les audits externes, internes, des donateurs ou des gouvernements sur les sites. - Superviser la protection des actifs du bureau (trésorerie, stocks, immobilisations) par le respect des politiques et procédures de contrôles internes. - Maintenir une connaissance à jour des règles du gouvernement local en matière financière et fiscale et s'assurer du respect de ces règles par le bureau national et sur les sites. - Accomplir d'autres tâches telles que demandées par la hiérarchie.

Formation & Gestion du Personnel

- Développer et mettre en place un programme de formation pour le personnel financier. - Maintenir à jour les descriptions de poste pour toutes les positions sous sa supervision dans le département des finances. - Assurer que les performances du personnel sont revues et évaluées suivant la politique IRC et en coordination avec le département RH et le DAF. - Superviser la formation et l'assistance technique au personnel administratif et logistique pour produire une amélioration dans les domaines de la comptabilité, du reportage et du contrôle interne.

Trésorerie

- Superviser toutes les relations du bureau national avec les banques et les activités bancaires, y compris la négociation des agios, des intérêts, les traitements des transferts et des taux de change des devises. - En accord avec les politiques de l'IRC et en coordination avec le DAF, établir une politique locale en relation avec les montants limites à détenir, les mouvements de trésorerie, et la détention de devise. - Surveiller l’utilisation et les besoins de trésorerie et conseiller le DAF sur les éventuelles activités ou exigences inhabituelles. - Préparation des prévisions de trésorerie et travailler avec les coordonnateurs de terrain et des programmes pour les aider à élaborer des prévisions de trésorerie plus précises pour leurs besoins en matière de programmes. - Etablir les politiques nationales en matière de payement d'avance, terme des crédits et de l'utilisation des instruments bancaires de payement en accord avec le DAF.

Budget

- Aider à la préparation et au maintien du budget de fonctionnement (Operating Budget) du pays pour s’assurer que les données sont complètes et mise à jour. - Travailler avec le personnel du programme pour préparer des budgets de subvention pour appuyer de nouvelles propositions ou réalignements afin d’assurer une couverture adéquate des coûts de support du pays et des coûts directs et indirects de NY. - Développer un budget des coûts de structure de l'opération du bureau national et recommander une méthodologie pour l'allocation des coûts de structures aux budgets des subventions en respectant les règles des donateurs et les politiques IRC - Préparer les rapports de dépenses réelles / budget, BVA et soumettre à la vérification du DAF avec des analyses détaillées pouvant faciliter la revue des coordinateurs des programmes et celle de la Direction. - Réviser les allocations de fonds pour permettre un bon encadrement des programmes et un codage approprié. - Constamment gardé un œil sur la tendance des dépenses sur les budgets et d’alerter le DAF sur toute tendance qui pourrait entraîner une dépense excessive ou sous dépenses.

Autres

- Travailler avec le DAF dans le processus de la clôture annuelle. - Tenir immédiatement informer le DAF de toutes activités suspectes ou financièrement non conforme d'un staff ou fournisseur.

Accomplir d'autres tâches demandées par ton superviseur dans l’esprit de cette description des tâches

Qualifications

- Diplôme exigé : Au moins une Maitrise en comptabilité, Finance ou Economie. Avoir une certification reconnue en finance ou en comptabilité serait un atout majeur - Avoir au moins trois ans d'expérience dans le domaine professionnel à un poste similaire - Une expérience préalable avec un financement des bailleurs de fonds internationaux ou du commerce international - Avoir de solides connaissances en Finances - Avoir de bonnes connaissances en management - Connaissance parfaite du Français à l’écrit et à l’oral. Une bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite serait un atout majeur - Être un bon communicateur et avoir un bon esprit d’équipe - Être rigoureux, organisé et capable de travailler sous pression - Être capable d'identifier les problèmes et de proposer des solutions - Être autonome - Être capable et à l’aise de travailler dans un environnement multiculturel - Avoir une bonne connaissance de l'outil informatique en particulier Excel et Word, la connaissance de SUN System sera un atout.