MANAGER GRANTS/GESTIONNAIRE DES SUBVENTIONS

Work Arrangement:

Job Description

Avec un bureau de représentation à Kinshasa et des bureaux de terrain dans les provinces du Nord-Kivu, de l'Ituri et du Tanganyika, l'IRC répond aux besoins humanitaires et de développement en RDC depuis 1996. Aujourd'hui, l'IRC en RDC concentre ses efforts sur la fourniture d'une assistance cruciale et vitale aux populations affectées par le conflit dans les provinces de l'est du pays, notamment le Nord-Kivu, l'Ituri, le Sud Kivu et le Tanganyika. Grâce à des programmes soigneusement conçus, l'IRC vise à sauver des vies, à renforcer les institutions congolaises et à consolider la cohésion sociale. Guidé par des principes fondamentaux de renforcement des capacités, de partenariat, de protection et de promotion des droits de l'homme, l'IRC se concentre aujourd'hui sur les domaines de besoins suivants : la santé (y compris la santé reproductive et la nutrition), la gouvernance et la gestion des conflits, l'autonomisation des femmes et la prévention et l'atténuation de la violence sexiste, la protection des enfants, l'éducation et la préparation et la réponse aux situations d'urgence.

CHAMP D'APPLICATION DES TRAVAUX

Le gestionnaire de subventions est responsable de la gestion des subventions. Il travaillera en étroite collaboration avec les différentes équipes de programme et de soutien afin de garantir une programmation de haute qualité en assurant une gestion efficace des subventions, notamment en ce qui concerne les exigences de conformité, les rapports, l'élaboration de propositions de qualité en temps opportun et la communication interne et externe. Le gestionnaire de subventions veillera à ce que toutes les subventions accordées à des sous-bénéficiaires soient conformes aux règles et règlements en matière de gestion des partenariats. Le gestionnaire de subventions soutiendra l'unité de gestion des subventions dans la mise en œuvre de la stratégie de mobilisation des ressources.

I. RESPONSABILITÉS :

1. Élaboration de propositions de projets

- Établir des relations de travail positives avec les coordinateurs techniques sectoriels, le département de suivi et d'évaluation, le département des finances et les autres équipes de soutien du programme de pays afin de coordonner et de soutenir l'élaboration de propositions de haute qualité en utilisant les outils et les conseils pertinents de l'IRC en matière de gestion des subventions (liste de contrôle Go/ No-go, calendrier d'élaboration des propositions, plan d'approvisionnement, outil de budgétisation interne et/ou des donateurs). - Suivre et analyser régulièrement les stratégies des donateurs et partager de manière proactive les informations et analyses pertinentes avec l'équipe des subventions au sens large.

2. Suivi et gestion des subventions et de leur conformité aux règles des donateurs

- En collaboration avec le chef de projet ou le point focal, organiser des réunions d'ouverture du projet pour assurer une compréhension commune du projet, des exigences opérationnelles et contractuelles du donateur, ainsi que pour assurer la planification coordonnée pour soutenir le lancement du projet ; - Soutenir les réunions mensuelles de mise en œuvre du projet (PIM) en réunissant les personnes clés des différents départements travaillant sur le projet et faciliter l'analyse conjointe de : l'état d'avancement de la mise en œuvre du projet, couvrant tous les aspects (activités, indicateurs, achats, budget) ; les difficultés rencontrées et l'identification en temps utile de solutions et d'actions afin de les aborder de manière constructive et coordonnée ; - Veiller à ce que des réunions mensuelles de BvA soient organisées entre l'équipe de projet et l'équipe financière et s'assurer que les dépenses sont conformes à la conformité des donateurs ; - Coordonner, le cas échéant, les réalignements budgétaires, la mise à jour des plans de travail annuels, les modifications et les extensions des contrats/accords. - Identifier de manière proactive les risques et les problèmes de conformité potentiels et guider les équipes pour les résoudre ; signaler tout problème de conformité et/ou de mise en œuvre non résolu au coordinateur des subventions et au siège pour obtenir des conseils et un soutien supplémentaires ; - Contribuer à la capitalisation et à l'analyse des bonnes et mauvaises pratiques, processus piloté par le coordinateur MEAL, permettant d'assurer un apprentissage continu et l'introduction d'améliorations par tous les départements impliqués dans la mise en œuvre de la subvention ; - Fournir un service d'assistance interne sur les questions liées aux donateurs, y compris les règles et règlements des donateurs, ainsi qu'organiser et dispenser des formations sur les règles et règlements des donateurs. - S'assurer que le système de gestion et d'archivage des informations sur les subventions de l'IRC est mis à jour de manière cohérente et régulière. - En collaboration avec le chef de projet, organiser les réunions de clôture du projet, afin d'assurer la fin du projet en temps voulu et de manière appropriée, conformément aux règlements des donateurs, en ce qui concerne les questions relatives aux actifs, aux rapports, à la fin des contrats du personnel, etc.

3. Reporting

- Etre le point focal de l'IRC en RDC pour les rapports aux donateurs. Cela implique une collaboration étroite avec les équipes en RDC et au niveau du siège pour la rédaction, la révision et la soumission de ces rapports. - Développer et gérer un calendrier de rapports pour chaque projet afin de garantir la soumission en temps voulu de rapports narratifs et financiers de qualité, conformément aux exigences contractuelles. - S'assurer que toutes les parties prenantes clés (coordinateurs techniques, programme régional et équipe chargée des subventions) contribuent à la préparation et à l'examen des rapports des donateurs. - S'assurer que les dates des rapports sont mises à jour dans OTIS et que les rapports finaux sont téléchargés dans OTIS et dans les fichiers Box appropriés.

4. Gestion des sous-subventions et des partenariats

- En collaboration avec les équipes de gestion des partenariats, assurer la gestion de qualité des subventions conformément au système de gestion des subventions de l'IRC. Cela inclut le démarrage des subventions, le suivi de leur mise en œuvre, leur gestion, ainsi que les besoins en matière de responsabilité, et leur clôture ; - Soutenir le développement des sous-récipiendaires, y compris l'approbation et la rédaction des accords en collaboration avec les programmes, les finances, la logistique, le siège ; - Contribuer aux modifications des accords de sous-subvention en temps opportun ; - Examiner les rapports narratifs des partenaires et s'assurer de leur qualité conformément aux obligations du bailleur ;

5. Communication avec les donateurs

- Soutenir le coordinateur senior des subventions et de la mobilisation des ressources ou l'équipe régionale en charge du suivi des subventions (RPAS) dans la gestion des relations avec les donateurs concernant l'aspect contractuel des subventions couvertes par le gestionnaire des subventions et participer aux réunions des donateurs à la demande du coordinateur des subventions ou du directeur adjoint des programmes ; - Diriger le développement et la mise à jour des outils d'information et de communication de l'IRC, tels que des fiches d'information sur l'IRC en RDC, des notes de plaidoyer, des documents d'orientation, etc.

Qualifications

Qualifications requises

· Baccalauréat + 3ans d'expérience professionnelle pertinente dans le domaine du développement international, des études sociales ou équivalent est requis.

Compétences requises

· Compétences supérieures en matière de rédaction et d'édition. Au moins trois ans d'expérience préalable dans la préparation de rapports et de propositions de donateurs pour le gouvernement américain et les donateurs européens, avec une expérience de la soumission de propositions dans le cadre d'un consortium (en tant qu'agence principale ou secondaire).

· Une connaissance des règlements des donateurs (en particulier FCDO, Sida, UE, BHA, agences des Nations unies, Banque mondiale et USAID) et une expérience dans l'élaboration de propositions importantes pour ces donateurs et/ou dans la supervision des rapports/de la conformité des subventions/contrats financés par ces donateurs sont requises.

· Expérience avérée dans la liaison avec les donateurs

· Compétences démontrées en matière de supervision

· Bon communicateur, doté d'un sens aigu de l'organisation, de la gestion du temps et de l'analyse ; souci du détail.

· Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques.

· Une expertise technique dans l'un des domaines suivants serait avantageuse : santé, protection/violence, éducation, WASH, gouvernance ou intervention d'urgence.

· Expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique, dans un contexte de post-conflit et/ou de conflit.

· Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression.

· Solide culture numérique : doit être compétent dans l'utilisation des programmes de bureautique Windows MS (Word, Excel), des programmes de messagerie électronique, etc.

· Expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique, dans un contexte de post-conflit et/ou de conflit.

Compétences requises

· La maîtrise du français et de l'anglais, à l'oral et à l'écrit, est essentielle.

· Des compétences supérieures en matière de rédaction et d'édition, ainsi qu'une expérience préalable d'au moins trois ans dans la préparation de rapports et de propositions de donateurs sont essentiels. Expérience de la rédaction et/ou de la révision de rapports et de propositions de donateurs pour le gouvernement américain (USG), les donateurs européens et/ou les Nations unies (ONU). L'expérience de la soumission de propositions dans le cadre d'un consortium (en tant qu'agence principale ou secondaire) est un avantage supplémentaire.

· Connaissance des règlements des donateurs et expérience de l'élaboration de propositions et/ou de la supervision des rapports et de la conformité des subventions et des contrats financés par ces donateurs.

· Expérience avérée dans la liaison avec les donateurs

· Bon communicateur, doté d'un sens aigu de l'organisation, de la gestion du temps et de l'analyse ; souci du détail.

· Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques.

· Des connaissances techniques ou une expérience dans l'un des domaines suivants seraient un avantage : santé, protection/violence, éducation, WASH, gouvernance ou intervention d'urgence.

· Expérience professionnelle préalable, de préférence en Afrique, dans un contexte de post-conflit et/ou de conflit.

· Capacité à jongler avec des priorités concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression.

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l'IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l'IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s'agit de l'Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l'Egalité.

Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l'enfant et de l'adulte d'IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.

Conformément à la sauvegarde, l'IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l'exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Employeur de l'égalité des chances : L'IRC est un employeur de l'égalité des chances. L'IRC considère tous les demandeurs d'emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état matrimonial, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. L'IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien.

CV à soumettre en anglais ou français ------------------------------------------

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d'autres avantages et privilèges d'emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.

I. PRESENTATION DU DOSSIER

· Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page)

· Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d'au moins trois références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.) (Maximum 3 pages);

· Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs

· Copie d’une pièce d’identité

· Copie de la carte de demandeur d’emploi livrée par l’ONEM

A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.

DEPOT DES CANDIDATURES :

Du 06 Septembre 2023 au 21 Septembre 2023 à 16h30

NOTA BENE :

Nous vous encourageons par conséquent à soumettre votre candidature le plus rapidement possible, sans attendre la date de fin de la publication.

· Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus****.

· Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. Par conséquent, veuillez ne pas remettre d’originaux à IRC.

· IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.

« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »