Manager Administration and Facility Support

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IRC - The International Rescue Committee

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Job Description

Dans le cadre de ses activités, IRC MALI est à la recherche d’un Manager Administration & Services Généraux (Administration and Facility support Manager) basé à Bamako.

Sous la supervision du Coordinateur Supply Chain à Bamako, le Manager Administration & Services Généraux (Administration and Facility support Manager) sera en charge des responsabilités suivantes :

Gestion Administrative :

- Réservation de voyages pour le personnel de l'IRC - compagnies aériennes, transferts, visas et hébergement. - Expédition et envoi des effets personnels du personnel étranger arrivant et partant. - Suivre et remplir les documents de dédouanement pour tout bien/article que l'IRC envoie ou reçoit de l'étranger pour son personnel expatrié. - Aider à l'obtention de passeports et de visas pour le personnel national se rendant dans d'autres pays pour des raisons officielles. - Traiter les visas et autres permis pour le personnel expatrié et les visiteurs. - S'assurer que les visas d'expatriés, les permis de travail et autres documents administratifs sont suivis, mis à jour et partagés avec le SMT. - Maintenir une collaboration et une relation étroites avec les agences de voyages et les structures gouvernementales de tutelle concernée - Développer et mettre en œuvre un système de classement pour les voyages et autres activités connexes - Aider les voyageurs à destination ou en provenance du bureau de Bamako à obtenir des informations sur les indemnités journalières et à traiter les demandes d'indemnités journalières. - Gérer les plannings d’arrivée et de départs des staffs internationaux et le planning d’occupation de la Guest House et le partager avec la hiérarchie hebdomadairement. - Assurer le suivi de toutes les activités administratives de manière appropriée et professionnelle.

Gestion des locaux et logements :

- Maintenir à jour le suivi des baux et le partager régulièrement avec le SMT. - Assurer l’enregistrement systématique de tous les baux au niveau national auprès des services des impôts concernés. - Soumettre les demandes de paiement de loyer à temps au service financier. - Gérer le paiement des factures d'électricité, d'eau et autres services courants. - Superviser l'entretien des bâtiments et logements (bureaux, Guest house, logement du personnel expatrié) - Prendre des mesures pour résoudre les problèmes concernant la maintenance des systèmes électriques, mécaniques et fonctionnels connexes des bâtiments et logements. - Travailler en partenariat avec les équipes chargées de la chaîne d'approvisionnement afin de garantir la préparation et le traitement corrects des demandes d'achat, des bons de commande et de la réception des factures des fournisseurs. - S’assurer que les bureaux et la Guest house sont toujours maintenus en très bon état de propreté et que les équipements soient fonctionnels. - S'assurer que la Guest house du personnel international dispose d'équipements décents, d'une alimentation électrique, d'un espace de vie propre et d’un stock suffisant de produits et consommables vitaux. - Aider à évaluer stratégiquement et à prioriser les projets d'amélioration des conditions de logement du personnel expatrié, tout en s'assurant que toutes les ressources et la préparation des projets sont effectuées en tenant compte des coûts et des délais. - Préparer des rapports trimestriels et annuels sur le budget, les dépenses et l'occupation/utilisation des installations et aider à la préparation de tout autre rapport nécessaire. - Tenir à jour la documentation requise par les organismes de réglementation, les politiques et les procédures. - Assurer et respecter les politiques et règlements de l'organisation.

Stock de fournitures :

- S'assurer que les fournitures de bureau, consommables et produits d’entretien/nettoyage sont réapprovisionnées à temps et que les quantités entrantes et sortantes sont enregistrées à travers un suivi des stocks.

Communication :

- Maintenir une communication efficace et proactive avec les subordonnés, les coordinateurs, les expatriés, le supérieurs hiérarchiques, le SMT sur les questions administratives liées au travail. - Informer à l'avance les expatriés de la date d'expiration de leur visa et de leur permis de travail et lancer le processus de renouvellement le plus tôt possible. - Maintenir une approche orientée client et empathique et rester à l’écoute des besoins et doléances du personnel expatrié et international. - Maintenir une approche proactive pour la satisfaction des doléances.

Gestion et développement du personnel :

- Fournir des conseils et un soutien au personnel sur les actions et procédures disciplinaires. - Fournir une orientation et des conseils réguliers aux nettoyeurs, cuisiniers, jardiniers, agents administratifs et autres employés de l'administration pour qu'ils puissent accomplir leurs tâches comme il se doit. - Maintenir des réunions régulières avec le personnel pour entendre leurs préoccupations et les transmettre au responsable hiérarchique pour qu'il prenne des mesures correctives. - Évaluer les performances du personnel et fournir un encadrement et des conseils pour assurer une efficacité maximale. - Concevoir un plan complet de développement et de formation du personnel qui expose clairement les stratégies de développement de carrière. - S'assurer que le personnel nouvellement embauché (national) est correctement orienté à travers les procédures administratives de l'IRC. - S'assurer que des coûts adéquats sont budgétisés pour le développement du personnel et les besoins en formation.

Divers

- Accomplir toutes autres tâches liées à sa fonction ou sollicitées par son superviseur

Qualifications

- Avoir un diplôme supérieur en Administration, Gestion, Logistique, Supply Chain, Approvisionnement ou tout autre diplôme équivalent - Etre de nationalité Malienne ou avoir le permis légal de travailler au Mali; - Avoir une maîtrise du français et de la langue locale (parlé et écrit); la connaissance de l’anglais sera aussi un atout ; - Maîtrise des logiciels tels qu’Excel, Access et Word. La connaissance des ERP serait un atout. - Avoir une expérience professionnelle d’au moins trois ans dans un poste similaire, de préférence dans les ONGs ; - Etre doté d’un sens d’organisation, d’un esprit d’équipe et d’une capacité à former les autres ; - Etre motivé, proactif, créatif ; - Etre bon communicateur ; - Etre capable de vivre et travailler sous des conditions sécuritaires et climatiques parfois difficiles ; - Etre apte à travailler dans un milieu pluriculturel et multiconfessionnel ; - Etre disponible immédiatement et n’avoir aucune incompatibilité au travail avec les ONGs. - Garantir une étique irréprochable dans l'accomplissement de toutes les tâches de la logistique sous peine de sanctions immédiate (incluant les fautes d'insuffisance, d'irrégularité et de fraude).

Added 1 year ago - Updated 11 months ago - Source: rescue.org