Logistics Technical Assistant Colombia RRU Bogotá

Logistics & Procurement

Contract

This is a Professional contract (NRC) contract. More about Professional contract (NRC) contracts.

The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.

Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.

At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.

Together, we save lives and rebuild futures.

Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:

• treat everyone with respect and dignity

• contribute to building a safe environment for all

• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)

• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH

1. Función y Responsabilidades

El propósito de un asistente técnico de logística es la implementación diaria de la gestión de actividades relacionadas con la logística.

Responsabilidades Generales:

1. Implementar las políticas, SOP, manuales, directrices y requisitos de los donantes del NRC, en el desarrollo diario de las actividades logísticas
2. Apoyar con la implementación del portafolio de la función logística de acuerdo con el Plan de Acción.
3. Proporcionar administración logística y soporte básico.
4. Preparar y desarrollar informes de estado según lo requerido por la gerencia
5. Asegurar la correcta presentación de todos los documentos de soporte
6. Asistir en la planificación y entrega de la actividad logística.
7. Mantener registros logísticos, proveedores y equipos.
8. Promover y compartir ideas para la mejora de la función logística.
9. Realizar otras tareas, según lo asignado por el Gerente de Línea

Qualifications

Habilidades específicas, conocimientos y experiencia del contexto:

1. Técnico, Tecnólogo o estudiante de últimos semestres de Administración de Empresas, Administración Logística, Negocios Internacionales, o similares.
2. Mínimo un (1) año de experiencia comprobada en una responsabilidad similar.
3. Conocimientos sólidos en Gestión de Abastecimientos - Cadenas de Suministro.
4. Experiencia en Manejo de Bodegas y almacenes.
5. Experiencia en Gestión de Activos Fijos.
6. Conocimientos en Gestión de flota.
7. Conocimientos en Gestión de transporte de mercaderías a nivel nacional e internacional.
8. Conocimiento de proficiente de utilidades ofimáticas MS Office (Word, Excel, Power Point, Outlook) y experiencia en manejo de software ERP.

Responsibilities

Responsabilidades Específicas:

Compras

1. Asegurar el correcto diligenciamiento de la documentación de procedimientos de compras de acuerdo con los requerimientos de Gestión Documental (documentos de ofertas, actas de reuniones y notas generales de recibo).
2. Hacer gestión y seguimiento de toda la documentación de compra, como solicitudes de compra, solicitudes de cotizaciones, análisis de ofertas, actas y contratos / acuerdos / órdenes de compra, debidamente firmados/autorizados por el personal pertinente antes de establecer un compromiso contractual con los proveedores.
3. Preparar una copia impresa del archivo de compras junto con los documentos de pago y asegurar el envío a Finanzas
4. Verificar la exactitud de las facturas contra pedidos / contratos / acuerdos y hacer un seguimiento de entregas parciales.
5. Garantizar la documentación adecuada para los bienes pedidos y recibidos del extranjero.
6. Responsable de la marcación de todos los activos de NRC recién comprados y de su registro en AR y Agresso antes del envío a cualquier oficina local en Colombia.
7. Ingresar todos los datos requeridos en todas las etapas de la compra en el sistema de compras de Agresso
8. Preparar borradores de excepciones (waiver) y notas de archivo si es necesario
9. Realizar compras de menor cuantía de acuerdo con las necesidades del programa
10. Realizar la gestión logística que se requieran para lograr las transferencias de efectivo solicitadas por el programa.
11. Participe en la evaluación de proveedores y asista al Oficial de Logística (Adquisiciones) con la actualización de la Base de Datos de Proveedores

Bodegas / Activos

1. Garantizar el correcto almacenamiento y rotación de las existencias, y el mantenimiento estructural adecuado de los almacenes para mantener todos en buenas condiciones.
2. Asegurar que solo el personal autorizado ingrese al almacén y reciba suministros o materiales
3. Supervisar el embalaje, carga y descarga de todos los materiales.
4. Garantizar el cumplimiento de las normas de seguridad para las operaciones de manipulación en los almacenes.
5. Reportar cualquier pérdida, daño o discrepancia.
6. Garantizar el envío y la recepción oportuna y eficiente de mercancías.
7. Mantener registros de existencias y controles precisos
8. Organizar la mano de obra local para afectar la recepción y el envío oportuno y eficiente de los bienes.
9. Asistir al Oficial de Logística para preparar y presentar los documentos de respaldo apropiados.
10. Apoyar y capacitar a los auxiliares de Bodega y empleados locales, según sea necesario.
11. Contar físicamente todo el inventario, artículos de inventario y activos al menos dos veces al año y documentar los resultados en el informe de inventario con notas en el Registro de Activos o el Reporte de Inventario de Bodegas.
12. Mantener y actualizar la lista de activos de NRC y actualizar la información en Agresso
13. Mantener el registro de Notas de Generales de Recibo y Listados de Distribución y gestionar a partir de esto la gestión de pago a proveedores y justificación de salidas de almacén.
14. Preparar documentos para el pago de contratos.

Gestión de Flota

1. Asegurar que los vehículos se usen y mantengan de acuerdo con el Manual de Logística, el Plan Estratégico de Seguridad Vial y las políticas de NRC.
2. Asegurar que los vehículos de NRC estén equipados con los documentos y equipos necesarios
3. Planificar, programar y monitorear el transporte de personal y material / equipo de acuerdo con las solicitudes y procedimientos.
4. Asegurar que todos los vehículos de NRC estén en condiciones de funcionamiento adecuadas y con un plan adecuado de mantenimientos.
5. Gestionar solicitudes de repuestos para vehículos.
6. Coordinar y facilitar la notificación oportuna de eventualidades como accidentes y averías.
7. Garantizar el correcto archivo de todos los registros e informes del vehículo.
8. Asegurar de que la flota de vehículos esté optimizada en su tamaño, modelos de vehículos, utilización y costos operativos.
9. Apoyar al Líder de Equipo de Logística en la gestión, evaluación y presentación de informes sobre la actividad / desempeño de la gestión de la flota.
10. Brindar apoyo en pruebas, capacitación de conductores y personal autorizado.
11. Asegurar la entrada de datos oportuna, precisa y correcta en el sistema de gestión de flota.
12. Garantizar el archivo de las hojas de registro del movimiento diario del vehículo y mantenerse atento a la comunicación con los conductores cuando esté en el terreno.
13. Garantizar el archivo de informes diarios, semanales y mensuales del uso del vehículo / combustible; preparar informes estadísticos sobre el uso / distribución de vehículos
14. Preparar documentos para el pago de contratos.

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Added 1 day ago - Updated 3 hours ago - Source: nrc.no