Logistics Officer (Maternity Cover)

Logistics & Procurement

Contract

This is a Professional contract (NRC) contract. More about Professional contract (NRC) contracts.

The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.

Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.

At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.

Together, we save lives and rebuild futures.

Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:

• treat everyone with respect and dignity

• contribute to building a safe environment for all

• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)

• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH

Poste: Logistics Officer (Officier logistique ) - Maternity cover

Superviseur : Regional Head of Supply Chain

Supervision Technique: Chauffeur

Grade: 5

Département : Support/Logistique

Lieu d’affectation : Dakar / Sénégal

Déplacement : N/A

Type et durée du Contrat : CDD (5 mois)

Il est attendu que tous les employés du NRC travaillent en accord avec les valeurs fondamentales de l’organisation : dévouement, innovation, inclusion et redevabilité. Ces comportements et ces convictions guideront nos actions et nos relations.

Contexte

NRC Afrique de l’Ouest et du Centre couvre des opérations au Burkina Faso, au Cameroun, en République Centrafricaine, en République Démocratique du Congo, au Mali, au Tchad, au Niger et au Nigeria. Tous ces pays connaissent une détérioration de la situation sécuritaire, une augmentation des besoins humanitaires et des déplacements dus aux conflits. Les travailleurs humanitaires continuent d'être affectés par des incidents de sécurité dans toute la région. Le rétrécissement de l'espace humanitaire expose également les travailleurs humanitaires à un risque accru. L'expansion des zones contrôlées par les Non State Armed Groups (NSAG) et l'application contestée du droit international humanitaire par les forces de sécurité de l'État contribuent aux risques encourus par les communautés et le personnel du NRC.

Situé à Dakar, au Sénégal, le Bureau Régional pour l'Afrique Centrale et de l'Ouest (CWARO) supervise les programmes nationaux dans la région et fournit une orientation stratégique et une supervision à travers le programme de base, le plaidoyer et les fonctions support.

Qualifications

Compétences

Compétences professionnelles

Les compétences professionnelles sont les aptitudes, connaissances et expériences qui sont essentielles pour assurer une bonne performance.

Compétences professionnelles générales

• Expérience professionnelle en tant qu’Officier Logistique dans une fonction support ou dans un contexte humanitaire
• Résultats avérés sur les responsabilités du poste
• Anglais un atout
• Bonne maitrise des logiciels Excel/Word

Compétences comportementales

Le référentiel de compétences du NRC référence 12 compétences comportementales. Les compétences suivantes sont essentielles pour ce poste:

• Planifier et obtenir des résultats
• Autonomiser et renforcer la confiance
• Communiquer de façon respectueuse et impactante
• Travailler efficacement avec les gens

Gestion de Performance

Il est attendu que l’employé accomplisse les responsabilités de son poste et agisse en fonction des compétences comportementales associées. La gestion des performances se fera comme stipulée dans le Manuel de Gestion des Performances du NRC.

Les documents suivants seront utilisés :

• Description de poste
• Plan de travail et de développement de l’employé
• Bilan des performances à mi-parcours/fin de la période d’essai
• Référentiel des compétences de NRC

Commentaires/Remarques

Cette description de poste peut être amenée à être ajustée/modifiée en fonction du contexte et des opérations. Les changements éventuels resteront néanmoins dans le cadre du poste. Tout changement sera soumis à l’approbation du Directeur Régional Support

Date de clôture 8 Septembre 2024

Responsibilities

Rôle et responsabilités

L’Officier Logistique est chargé de la mise en œuvre quotidienne de la logistique operationnelle pour les operations du bureau régional et apporte un appui pour certaines tâches administratives du bureau.

Responsabilités générales

1. S'assurer de l'adhérence aux politiques, manuels et directives NRC
2. Exécuter les fonctions logistiques liées aux achats pour le bureau, qui lui sont déléguées en accordance avec le plan d'action
3. Rédiger et produire des rapports manuels et sur le système « Deliver». Fournir des rapports sur l'avancée des activités logistiques sur demande du superviseur ou de la direction
4. Appuyer le bureau régional dans le suivi et l'archivage correct des documents, fournir des justificatifs de la logistique
5. Apporter un appui à la préparation des documents pour les audits comptables internes et externes
6. Promouvoir et partager des idées pour améliorer la fonction logistique
7. Contribuer à l’élaboration de SOP Logistique si besoin
8. Participer activement à la mise en place des contrats cadres pour le bureau régional
9. S’assurer de la bonne gestion de l’approvisionnement et des fournisseurs
10. S’assurer d’une bonne gestion du catalogue de prix, de bases de données des fournisseurs, du registre de contrat, d’accords cadre et de dérogations

Responsabilités spécifiques

• Elaborer des documents logistiques propres aux achats en lien avec les procédures de NRC et le système de procurement (Agresso procurement)
• Supporter l’analyse de marché des pays de la région
• S’assurer de l’approvisionnement et de la bonne gestion du stock et de l’inventaire des biens du bureau - Asset Management
• Effectuer le suivi de la bonne application du contrôle anti-terrorisme pour chaque fournisseur pour tous les dossiers d’achat
• Faire le suivi des paiements relatifs aux achats et constituer des éléments nécessaires à la Finance
• Effectuer les contrôles sur les documents logistiques et établir des recommandations sur le classement pratique (physique et électronique) pour archiver tous les documents d’approvisionnement, afin que tous les documents d’achats soient classés en ordre à tout moment (respect de la procédure SSDI)
• En collaboration avec l’Officier Admin, assurer l’organisation des séminaires et ateliers du bureau régional (cotations, fournitures de bureau…)
• Chercher des offres pour les achats du bureau (demande de cotations billet d’avion et organisation des frets internationaux) et préparer des analyses des prix
• Gestion quotidienne du véhicule (suivi réparation, entretien, maintenance et préparation des rapports mensuels)
• Assurer la création des identifiants fournisseurs sur Unit 4
• Apporter de l’assistance dans la gestion des appels d'offres et de l’établissement de contrats cadres (des termes de références à la publication/dépouillement des offres reçues)
• Mise à disposition des fournitures de bureau à tout le personnel et faire le réapprovisionnement des stocks
• Participer à l’induction des nouveaux staffs sur le système de procurement de NRC (Agresso procurement)
• Effectuer le suivi des différentes recommandations formulées sur différents rapports
• Exécuter toute autre tâche demandée par le superviseur en rapport avec le renforcement de capacité

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Added 19 hours ago - Updated 1 hour ago - Source: nrc.no