Logistics Assistant - Shipping G4

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WFP - World Food Programme

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Application deadline 3 years ago: Tuesday 2 Feb 2021 at 23:59 UTC

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FRANCAIS

Intitulé du poste : Assistant Logistique (Transport Maritime)

Grade : G4 (Contrat à durée déterminée - Renouvelable)

Nombre de vacances : 01

Unité/ Département : Logistique

Durée du contrat : 12 mois

Lieu de travail : Douala

About WFP

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde.

La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l’objectif Faim Zéro d’ici 2030.

Chaque jour, le PAM travaille pour s'assurer que les populations les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin pour mener une vie productive et saine.

Contexte Organisationnel

Au Cameroun, le Plan Stratégique de Pays du PAM [CSP] (2018 – 2021) s'efforce de garantir que les populations vulnérables et en situation d'insécurité alimentaire ciblées bénéficient de systèmes alimentaires plus durables. Lesdits systèmes devront être aussi inclusifs et d'une résilience accrue aux chocs pour répondre à leurs besoins alimentaires et nutritionnels. En ligne avec ce plan stratégique, le PAM concevra et mettra en œuvre des interventions pour relever les défis de la sécurité alimentaire et nutritionnelle, de la production à la consommation.

Conformément au CSP, le PAM appliquera ses vastes avantages comparatifs, notamment ses expériences en matière de fourniture d'une aide alimentaire à des centaines de milliers de personnes parmi les plus vulnérables. pour: a) renforcer les systèmes et capacités nationaux pour assurer la sécurité alimentaire et nutritionnelle; b) contribuer à une plus grande efficacité des interventions de réponse aux crises; c) garantir l'accès à des aliments nutritifs plutôt qu'à l'approvisionnement tout en renforçant les capacités et les systèmes nationaux de protection sociale, de préparation et d'intervention d'urgence et de programmes et services dirigés par le gouvernement; et d) accroître la résilience en se concentrant sur les systèmes alimentaires plutôt que sur l'accès à la nourriture, grâce au développement de solutions intégrées pouvant être mises à l'échelle par le gouvernement et le secteur privé.

Qu’allez-vous faire à ce poste ?

Vous mettrez en œuvre des processus et des activités de logistique et/ou de supply chain standards et bien définis afin de permettre une livraison efficace des biens et des services.

Pourquoi travailler avec nous?

  • Le PAM fournit une aide alimentaire à plus de 86 millions de personnes dans 83 pays, dont le Cameroun. Votre travail aura un impact positif sur la vie des personnes les plus vulnérables du monde.
  • Vous rejoindrez une équipe diversifiée de professionnels et aurez l'occasion de partager vos expériences avec vos collègues et d'apprendre continuellement les uns des autres.
  • Le PAM investit dans la formation et le développement de ses employés grâce à une gamme de programmes de formation, d'accréditation, de mentorat et d'autres programmes ainsi que des possibilités de mobilité internationale.
  • Notre équipe se développe à l'échelle nationale et internationale et le moment choisi pour nous rejoindre ne peut être meilleur !

Cliquez sur le lien ci-après pour regarder la vidéo et en apprendre plus sur nous !! : https://www.youtube.com/watch?v=RnaxfnNKdsM

Responsabilités (non exhaustives):

Sous la supervision directe de l’Associé Logistique, l’Assistant Logistique (Transport Maritime) du bureau portuaire de Douala, sera responsable des tâches suivantes :

  • Assurer un suivi quotidien, avec les agents de transport maritime locaux, de l’heure prévue des arrivées au port de Douala, des marchandises du PAM entrantes et sortantes (transbordements).
  • Assurer un suivi constant et s’assurer de la réception des documents d’expédition (BL) des ports de chargement pour s’assurer qu’ils sont reçus bien avant l’arrivée des navires afin d’éviter les documents en retard qui pourraient entraîner des frais de surestarie et d’autres frais supplémentaires.
  • Se préparer à l’envoi immédiat aux agents de compensation et d’expédition, au surintendant, à l’agent de protection et aux autres parties pour qu’ils avisent les documents de dédouanement des marchandises en vue du dédouanement rapide des cargaisons d’aide du port.
  • Organiser des réunions avant l’arrivée des navires affrétés, parfois plusieurs jours avant l’arrivée ou l’accostage des navires, pour s’assurer que toutes les parties sont prêtes à procéder efficacement à l’opération de déchargement.
  • Assurer un suivi constant avec les agents de compensation et de réexpédition sur le traitement des documents jusqu’à ce que les marchandises soient prêtes pour la livraison ou l’expédition et informer les collègues des opérations sur le terrain pour les arrangements et la coordination en matière de camionnage et de transport ferroviaire.
  • Assurer un suivi étroit avec le chef, l’agent d’expédition et le dédouanement des cargaisons débarquées excédentaires pour un dédouanement rapide.
  • Tenir à jour le système de remplissage pour qu’il soit facile de répondre rapidement à toute demande de vérification ; en classant toutes les correspondances et tous les documents liés aux navires dans les dossiers et les archives de leur navire respectif, y compris les rapports de surveillance et toutes les factures.
  • Envoyer les documents et les correspondances qui nécessitent une attention urgente de la part des Prestataires de services (Agents C&F, etc.), tels que les instructions de chargement du navire.
  • Mise à jour du profil de « Transport Maritime » du système LESS (dates d’arrivée des navires, dates de début du déchargement et dates d’achèvement du déchargement) en temps réel.
  • Mise à jour hebdomadaire du rapport sur les arrivées au port de Douala pour la mise à jour de la gestion et des bureaux de pays bénéficiaires sur l’état actuel de la filière alimentaire en ce qui concerne les expéditions fixes (réservées ou affrétées) attendues ou non enregistrées dans le port et l’état de la documentation en vigueur pour permettre la pré-la planification de l’allocation alimentaire.
  • Aider à préparer et à produire divers rapports spéciaux que la direction demande à l’occasion.
  • Exécuter les tâches des autres fonctions demandées par le superviseur

Qualifications et Exigences clés

Études : Diplôme d’études secondaires. Un diplôme d’études post secondaires en logistique ou toute discipline similaire est souhaitable.

Expérience :

  • Trois (3) ans d’expérience professionnelle dans le domaine du transport maritime, de la logistique ou de l’approvisionnement.
  • Expérience dans l’analyse de données et de la rédaction de rapports.
  • Expérience dans l’utilisation et la mise à jour des bases de données sur la chaîne d’approvisionnement pour surveiller les contrats, les expéditions, les paiements, les renseignements sur les pipelines, les réclamations d’assurance et/ou les stocks alimentaires en fonction des Indicateurs Clés de Résultat établis.
  • Expérience dans la prestation de services d’assistance technique dans le domaine des systèmes d’entreprise.
  • Expérience dans la coordination avec les bureaux pays et d’autres acteurs de la chaîne d’approvisionnement pour soutenir les contrats et les opérations de transport maritime.

Langues : Maîtrise du français et connaissance pratique de l’anglais.

Date limite de dépôt des dossiers

Date : 02 Février 2021 à 23h59.

Ce poste est ouvert uniquement aux candidat (e) s de nationalité camerounaise.

Conditions Générales

Le PAM s'est engagé à promouvoir un environnement de travail inclusif dans lequel la diversité est valorisée et où aucune forme de discrimination n'est tolérée. Nous promouvons le leadership des femmes au sein de notre organisation et visons à atteindre la parité dans nos équipes en Afrique de l'Ouest et du Centre.

Les candidatures féminines qualifiées sont donc particulièrement encouragées******.

Le PAM n'a aucune tolérance à l'égard de la discrimination et ne fait aucune discrimination fondée sur le statut VIH / SIDA.

Aucune nomination dans le cadre de tout type de contrat ne sera proposée aux membres du Comité consultatif des Nations Unies pour les questions administratives et budgétaires (CCQAB), de la Commission de la fonction publique internationale (CFPI), du Comité des finances de la FAO, du Commissaire aux comptes du PAM, du Comité d'audit du PAM, du Corps commun d'inspection (CCI) et d'autres organes similaires au sein du système des Nations Unies ayant des responsabilités de supervision du PAM, tant pendant leur service que dans les trois ans suivant la fin de leur contrat.

ENGLISH

Job Title: Logistics Assistant - Shipping

Job Level: G4 (Fixed Term Contract)

Number of openings: 01

Unit/ Division: Logistics

Contract duration: 12 months

Duty station: Douala

About WFP

Assisting almost 100 million people in around 83 countries each year, the World Food Programme (WFP) is the leading humanitarian organization saving lives and changing lives, delivering food assistance in emergencies and working with communities to improve nutrition and build resilience.

Our mission is to help the world achieve Zero Hunger in our lifetimes.

Every day, WFP works worldwide to ensure that no child goes to bed hungry and that the poorest and most vulnerable, particularly women and children, can access the nutritious food they need.

Organisational context

In Cameroon, the WFP Cameroon Country Strategic Plan [CSP] (2018 – 2021) endeavours to ensure that targeted food-insecure and vulnerable populations benefit from more sustainable and inclusive food systems and increased resilience to shocks to meet their food and nutrition needs. Under this CSP, WFP will design and implement interventions to address food and nutrition security challenges, from production through to consumption.

In line with the CSP, WFP will apply its vast comparative advantages including experiences in delivery of food assistance to hundreds of thousands of the most vulnerable in timely, innovative, cost effective and sustainable ways, its deep field presence, logistics and supply chain, partnerships and relationships with national and regional authorities to; a) strengthen national systems and capacities to deliver food and nutrition security; b) contribute to greater efficiency in crisis response interventions; c) ensure access to nutritious food rather than provision while building the national capacities and systems for social protection, emergency preparedness and response and government-led programmes and services; and d) increase resilience by focusing on food systems rather than access to food, through development of integrated solutions that can be scaled up by Government and the private sector.

What will you do?

You will implement well-defined standard logistics /supply chain processes and activities to enable effective delivery of goods and services for all delivery modalities.

Why work with us?

  • WFP provides food assistance to more than 86 million people in 83 countries, including Cameroon. Your work will have a positive impact on lives of the world’s most vulnerable people.
  • You will join a diverse team of professionals and will have an opportunity to exchange your experiences with your colleagues and continuously learning from each other.
  • WFP invests in the training and development of its employees through a range of training, accreditation, mentorship and other programs as well as through international mobility opportunities.
  • Our team is growing nationally and internationally and the timing to join us cannot be better!

Join us to make a difference, watch this video to know more about us!!

Link: https://www.youtube.com/watch?v=RnaxfnNKdsM

Key Responsibilities (not all-inclusive, nor exhaustive):

Under the direct supervision of the Logistics Associate; the Logistics Assistant/Shipping Douala port office, will be responsible for the following duties:

  • Daily follow up with local Shipping Lines & shipping agents on expected time of arrivals in Douala Port of WFP incoming and outgoing (transshipments) shipments/ commodities.
  • Constantly follow up and ensure receipt of shipping documents (BLs,) from load ports to ensure they are received well in advance of the ships arrivals to avoid late documentation which may result to vessel demurrage and other extra charges.
  • Prepare for immediate dispatch to Clearing & Forwarding Agents, Superintendent, Protecting Agent and other notify parties the commodity clearance documents for timely clearance of aid cargoes from port.
  • Organize vessel pre-arrival meetings for chartered ships, some several days to vessel arrivals/ docking to ensure all parties are ready for the discharge operation to proceed efficiently.
  • Constantly follow up with Clearing and Forwarding agents on documentation processing until commodity readiness for delivery/dispatch and update the Field Operations colleagues for trucking/railage arrangements & coordination.
  • Closely follow up with Superintendent, Shipping Agent and clearance of excess landed cargoes for timely clearance.

  • Maintain the Filling system for ease of addressing any audit query promptly; by filing all correspondences and documents related to ships in their respective ship’s files’ and archive, inclusive of Superintendence reports & all invoices.

  • Dispatch documents and correspondences that require urgent attention by Service Providers (C&F Agents, etc.); such as ship’s loading instructions.

  • Shipping profile updating of LESS System (Vessel Arrival dates, Discharge Commence dates & Discharge Completion dates) on real-time basis.

  • Weekly update of the Douala Port Arrivals report for updating the management and the Recipient Country Offices on the current food pipeline status as pertains fixed shipments (booked or chartered) expected or in port uncleared and the prevailing documentation status to enable pre-planning of food allocation.

  • Assist in preparing and producing various ad hoc reports that management occasionally request.

  • Perform duties of other the duties requested by the Supervisor

Qualifications and Key Requirements

Education: Completion of secondary school education. A post-secondary certificate in the related functional area is desirable.

Experience:

  • 3 years of progressively responsible work experience in the area of shipping, logistics or procurement.
  • Experience in analysing data and drafting reports.
  • Experience using and maintaining supply chain databases to monitor ongoing contracts, shipments, payments, pipeline information, insurance claims, and/or food stocks against set KPIs.
  • Experience in providing technical business support in corporate systems.
  • Experience in coordinating with COs and other supply chain actors to support ocean transport contracting and operations.

Languages: Fluency in French and working knowledge of English.

Deadline for application

Date: 02nd February 2021 at 11:59 PM

This position open to Cameroonian nationals only.

Terms and Conditions

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles. Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting an inclusive work environment in which diversity is valued and where no form of discrimination is tolerated. We aim to achieve parity in our teams in West and Central Africa.

Qualified female applicants are especially encouraged to apply.

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate based on HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.

Added 3 years ago - Updated 3 years ago - Source: wfp.org