Logistics Assistant

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,349 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

OBJECTIVES OF THE PROGRAMME

Les unites d'appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont ete mises en place dans l'organigramme pour un certain nombre de raisons, notamment: fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d'exercer pleinement leurs responsabilites dans l'environnement du GSM; garantir la conformite aux politiques, procedures, regles et reglements de l'OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financieres, dans le contexte d'un systeme de planification des ressources institutionnelles (ERP)

DESCRIPTION OF DUTIES

Sous la supervision de l'Administrateur charge des Operations, l'Assistant Logistique fournit un appui technique aux responsables de programmes et aux membres du personnel dans l'execution de transactions dans le GSM, dans les domaines suivants:Logistique et gestion des stocks Aider a coordonner et suivre les besoins des bureaux, en liaison avec les unites concernees ; Initier les correspondances pour les demandes des autorisations d'importation, d'exoneration et des enlevements d'urgence des intrants, materiels et equipements medicaux et non medicaux et en assurer le suivi Initier et effecteur les demandes de franchise en Hors Taxes Hors Douanes Initier les demandes d'autorisation speciale d'importation Assurer le processus des actions d'enlevements de colis en douane Faire le picking des stocks pour les beneficiaires Etre responsable du magasin de stockage et s'assurer du suivi de l'etat de conservation des stocks dans des conditions optimales et selon les normes ; Effectuer le suivi des mouvements des stocks du magasinAssurer la mise a jour hebdomadaire des fiches de stocks et effectuer un rapport Informer regulierement le Point focal sur le niveau des stocks et son etat ; Assurer le suivi du processus d'inspection annuelle et des polices d'assurance de tous les vehicules du bureau;Assurer l'appui logistique a la distribution desintrants dans les districts, a la realisation des activites, des reunions etmission de terrainGestion des achatsAssister a la prevision des achats ;Assister le bureau de pays dans l'elaboration des previsions d'achats. Sur la base du plan de prevision desachats, l'Assistant fournit un appui a l'execution des activites d'achat connexes et peut participer avec ou en lieu et place du superieur hierarchique aux reunions avec des fournisseurs ou des unites de programmes ;Gerer le processus depre-qualification et enregistrement des fournisseurs dans le GSM;Formuler les demandes d'estimation deprix pour des articles/services ne figurant pas dans le catalogue de produitsstandards de l'OMS ;Si les prix des articles ne sont pas disponibles, ou si l'article ne figure pas dans la nomenclature du GSM, le demandeur initie une demande d'estimation de prix dans le GSM et l'Assistant la soumet au gestionnaire de programme et assiste au processus de RPE quis'ensuit; enregistre et archive les demandes d'estimation de prix de biens et services qui ne sont pas encore inclus comme articles dans la nomenclature;aide le gestionnaire de programme a rechercher des fournisseurs pour les biens ou les services requis et s'assure que tous les details sont disponibles et enregistres dans le GSM. En cas de demande de service, les estimations de prixsont exigees pour les services et comportent des details tels que les services sollicites, le budget necessaire et les dates auxquelles les services devront etre fournis.Initier ou reviser des demandes d'achat de biens et services ;S'assurer que la liste des entrepreneurs/fournisseurs selectionnes est envoyee en vue de leur enregistrement; proposer au bureau de pays ou l'aider a accepter les offres les plus economiques, justificatifs a l'appui. Au cas ou des services externes sont requisitionnes, l'Assistant des Operations aide le gestionnaire de programme ou d'unite a etudier la demande de service sur la base des politiques de l'OMS. Accuser reception des biens et services dans le GSM ;Autres Tenir/mettre a jour les donnees de tous les articles «inventoriables» du bureau de pays; Gerer l'allocation des espaces et du materiel de bureau aux membres du personnel en collaboration avec l'equipe des services administratifs ; Aider a la production de rapports, de statistiques et/ou de materiels d'information, en cas de besoin ;Servir de solution de recours en cas d'absence d'un membre de l'equipe occupant un poste similaire ou un autre poste au sein du bureau de pays.

REQUIRED QUALIFICATIONS

Education

Essential: Cycle secondaire complet (Baccalaureat) suivie d'une formation sur un champ technique applique a la Logistique Desirable: - Formation dans le domaine de l'administration generale ou des approvisionnements serait un atout.- Competences averees en matiere de redaction etd'edition.

Experience

Essential: Au minimum 5 ans d'experience pratique et pertinente dans le domaine de la logistique et la gestion de stock avec une bonne connaissance des regles,reglements, procedures et pratiques qui s'appliquent aux taches a accomplir. Desirable: Une experience de travail significative dans un domaine similaire au sein du systeme des Nations Unies ou des partenaires multiples, ONG serait un atout.

Skills

Favoriser l'integration et le travail d'equipe Respecter et promouvoir les differences individuelles et culturelles Communiquer de maniere credible et efficace Veiller a l'utilisation efficace des ressources.Produiredes resultats Competences fonctionnellesLe poste requiertdes connaissances actualisees de tous les changements survenus dans les modesoperatoires normalises. Le/la titulaire doit egalement etre dote de solidesconnaissances en informatique conformes aux normes de l'Organisation, acquisespar l'autoformation ou sur le tas, y compris en ce qui concerne le Systememondial de gestion (GSM). La connaissance des regles, reglements et pratiquesde l'OMS serait un atout.

WHO Competencies

Teamwork Respecting and promoting individual and cultural differences Communication

Use of Language Skills

Essential: Expert knowledge of French. Desirable: Intermediate knowledge of English. The above language requirements are interchangeable.

REMUNERATION

WHO offers staff in the General Services category an attractive remuneration package, which for the above position includes an annual net base salary starting at XAF 9,166,000 (subject to mandatory deductions for pension contributions and health insurance, as applicable) and 30 days of annual leave.

ADDITIONAL INFORMATION

• This vacancy notice may be used to fill other similar positions at the same grade level

• Only candidates under serious consideration will be contacted.

• A written test may be used as a form of screening.

• In the event that your candidature is retained for an interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review.

• Any appointment/extension of appointment is subject to WHO Staff Regulations, Staff Rules and Manual.

• For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int.

• WHO is committed to workforce diversity.

• WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter into practice.

• WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of final candidates.

• WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco.

• This post is subject to local recruitment and will be filled by persons recruited in the local commuting area of the duty station.