Intern/Stagiaire Human Resources Assistant

English version

Job Title: Internship- Human Resources Assistant, Madagascar (National and international)

WFP celebrates and embraces diversity. It is committed to the principle of equal employment opportunity for all its employees and encourages qualified candidates to apply irrespective of race, colour, national origin, ethnic or social background, genetic information, gender, gender identity and/or expression, sexual orientation, religion or belief, HIV status or disability.

ABOUT WFP

The United Nations World Food Programme is the world's largest humanitarian agency fighting hunger worldwide. The mission of WFP is to help the world achieve Zero Hunger in our lifetimes. Every day, WFP works worldwide to ensure that no child goes to bed hungry and that the poorest and most vulnerable, particularly women and children, can access the nutritious food they need.

ORGANIZATIONAL CONTEXT

The World Food Programme is the world's largest humanitarian agency, fighting hunger worldwide. We are currently seeking candidates with Human Resources profile, willing to join our organization on internship base. Positions will be either based in Antananarivo or in one of our sub-offices in regions in Madagascar. The Internship will be for 1 to 8 months period.

JOB PURPOSE

The expectation for the internship holder to perform a range of HR tasks to support accurate implementation of WFP policies and procedures and to support in facilitating the effective functioning of a client focused and strategy-oriented HR services.

STANDARD MINIMUM QUALIFICATIONS

• Currently enrolled in a graduate programme from a university and have completed at least 2 years of studies, preferably in Human Resources Management, Business Administration, International relations or related fields.
• Must have attended courses in the last 12 months
• Recently graduated from a graduate programme (within 12 months) prior to his application to this internship
• Proficiency in MS Office (Word, Excel, Power Point);
• Fluent in French & English both oral and written for international applicant. English is an asset for national applicants.

KEY ACCOUNTABILITIES (not all-inclusive)

The intern will be responsible for the following duties:

1. Provide assistance on general HR queries and follow up actions, to ensure consistent and high quality HR services are delivered to clients.

2. Liaise with other internal units/offices on HR related matters, i.e. payroll, contracts, recruitment etc.

and provide necessary information in order to enable timely HR services.

3. Provide administrative support in various HR activities

4. Maintain confidential personnel records, HR databases and archives, to ensure data and files are accurately stored and updated in compliance with the established standards.

5. Draft various HR documentation as required (e.g. employment contracts, letters, training-related documents, certificates etc.)

6. Support staff deployment and related administrative actions

7. Assist in the implementation of HR files digitalization

8. Any other duties as required.

DEADLINE FOR APPLICATIONS

22 July 2022

This internship program is open to national and international applicants

Version française.

Intitulé du poste : Stagiaire Assistant en Ressources Humaines (National et international)

À PROPOS DU PAM

Le Programme alimentaire mondial des Nations Unies est la plus grande agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. La mission du PAM est d'aider le monde à atteindre l'objectif Faim Zéro de notre vivant. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s'assurer qu'aucun enfant ne se couche le ventre vide et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent accéder aux aliments nutritifs dont ils ont besoin.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Programme alimentaire mondial est la plus grande agence humanitaire au monde, luttant contre la faim dans le monde. Nous recherchons actuellement des candidats avec un profil Ressources Humaines, désireux de rejoindre notre organisation en tant que stagiaires. Les postes seront soit basés à Antananarivo, soit dans l'un de nos sous-bureaux dans les régions de Madagascar. Le stage sera d'une durée de 1 à 8 mois.

OBJECTIF DU POSTE

Le/la stagiaire effectuera une gamme de tâches RH pour soutenir la mise en œuvre des politiques et procédures du PAM et pour aider au fonctionnement efficace d'un service RH axé sur le client et la stratégie.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

• Actuellement inscrit dans un programme d'études supérieures d'une université et avoir complété au moins 2 années d'études, de préférence en Gestion des ressources humaines, Administration des affaires, relations internationales ou dans des domaines connexes.
• Doit avoir suivi des cours ou études au cours des 12 derniers mois
• Récemment diplômé d'un programme d'études supérieures (dans les 12 mois) au moment de sa candidature à ce programme de stage
• Maîtrise de MS Office (Word, Excel, Power Point);
• Maîtrise du français pour les candidats tant à l'oral qu'à l'écrit. La connaissance de l’anglais obligatoire pour les candidats internationaux.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustifs)

Le/la stagiaire sera responsable des tâches suivantes :

1. Fournir une assistance sur les questions générales des RH et les actions de suivi, afin d'assurer que

des services RH de haute qualité sont fournis aux clients.

2. Assurer la liaison avec d'autres unités/bureaux internes sur les questions liées aux RH, c'est-à-dire la paie, les contrats, le recrutement, etc. et fournir les informations nécessaires.

3. Fournir un soutien administratif dans diverses activités RH

4. Tenir à jour les dossiers du personnel confidentiels, les bases de données et les archives des RH, pour garantir que les données et les fichiers sont correctement stockés et mis à jour conformément aux normes établies.

5. Rédiger divers documents RH selon les besoins (par exemple, contrats de travail, lettres, documents liés à la formation, certificats, etc.)

6. Soutenir le déploiement du personnel et les actions administratives connexes

7. Aider à la mise en place de la digitalisation des dossiers RH

8. Toute autre tâche au besoin.

DATE DE CLOTURE

22 juillet 2022

Ce programme de stage est ouvert aux candidats nationaux et internationaux.

TERMS AND CONDITIONS

WFP is an equal opportunity employer. All Candidates (specially female) meeting the above qualifications are encouraged to apply on-line through WFP recruitment website.

Please note that WFP does not charge a fee at any stage of the recruitment process.

All employment decisions are made on the basis of organizational needs, job requirements, merit, and individual qualifications. WFP is committed to providing an inclusive work environment free of sexual exploitation and abuse, all forms of discrimination, any kind of harassment, sexual harassment, and abuse of authority. Therefore, all selected candidates will undergo rigorous reference and background checks.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.