IC, Apoio Administrativo, vaga afirmativa para afrodescendentes, indígenas e comunidade LGBTQIA+, Brasília, Brasil

Contract

This is a Consultancy contract. More about Consultancy contracts.

ANTECEDENTES & JUSTIFICATIVA

Em 2020, a Área de Educação implementou aproximadamente US$ 3,814,639.00 através de acordos com parceiros da sociedade civil, serviços contratados e transferências para escritórios zonais. Para o ano de 2021, o volume de recursos implementados também é alto e, consequentemente, as atividades administrativas se multiplicam, demandando esforço extra de todo o time para levar à cabo as atividades programáticas. A Área de Educação administra cerca de 10 a 15 acordos de cooperação durante o ano que necessitam de monitoramento e manutenção administrativa. Por essa razão, dada a necessidade de excelência e entrega de resultados para crianças e adolescentes no país e para que possamos expandir ações programáticas e de mobilização de recursos é necessário haver apoio administrativo para a referida área.

OBJETIVO

O objetivo do Individual Contractor (Contratado Individual) é prestar suporte administrativo à área de Educação relacionado a: processos de licitação ou contratação de pequenos serviços para a área, contatos com parceiros e demais escritórios do UNICEF e da ONU, preparação de material necessário para reuniões, externas e internas, preparação e organização de viagens oficiais de funcionários e / ou parceiros externos, preparação de cartas, documentos, boletins logísticos e preparação de atas de reuniões de equipe e com parceiros, prosseguir com os processos de contratação e extensão de contrato (UN Voluntários e consultorias) conforme necessário, e implementar outras atividades que sejam necessárias para ajudar a garantir o bom desempenho da área. As ações que requeiram acesso ao Vision deverão ser implementadas pelo Assistente de Programa da Área ou por meio do sistema de Assistente Responsável (Assistant in Charge), com o apoio dos assistentes das demais áreas do escritório.

RESULTADOS ESPERADOS E ENTREGAS :

Resultado 1: Apoiar a equipe e/ou colaboradores externos em procedimentos de viagens:

• Fornecer assistência em viagens aos funcionários da seção e/ou colaboradores externos para arranjos e direitos (entitlements) de viagem com base nas regras e políticas da organização. Fazer a conexão com os pontos focais de viagens relevantes para garantir que a organização obtenha o melhor serviço e preço para todas as viagens;
• Apoiar os funcionários e / ou colaboradores externos em questões relacionadas a demandas administrativas como vistos, habilitações de segurança (security clearance), procedimentos de documentação;
• Suporte em extrair, inserir, manter e verificar a acuracidade dos registros de viagens na área para garantir a exatidão das transações relacionadas aos custos de viagens e viagens de pessoal;

• Auxiliar na preparação de orçamentos de despesas de viagens e manter registros de controle orçamentário de viagens.

  Resultado 2: Fornecer apoio no processamento de Notas Fiscais:

• Apoiar no recebimento de Notas Fiscais e arquivamento de documentos para aprovação;

• Manter documentos eletrônicos e verificar os resultados;

Resultado 3: Contratação de Consultores e outros Prestadores de Serviços:

• Apoiar na tramitação de contratos de consultores e parceiros externos que prestam serviço à área. Isso inclui a preparação e arquivamento de documentos, preenchimento de formulários e modelos necessários e apoio aos arranjos logísticos;
• Manter listas de fornecedores (vendors), parceiros e cadastro de consultores atualizados;
• Apoiar na compra e distribuição adequada de materiais de escritório;

Resultado 4: Apoio a Eventos e Conferências:

• Apoiar atividades de desenvolvimento de capacidades e conferências, fazendo os arranjos logísticos, através do envolvimento com facilitadores, fornecedores e anfitriões;
• Organizar horários por meio de contato com os participantes sobre a disponibilidade;
• Estabelecer contatos com pontos focais de orçamento e seção sobre custos e necessidades;
• Preparar materiais para os participantes;
• Preparar e manter agendas de reuniões e eventos relacionados aos compromissos do grupo de trabalho;

Resultado 5: Tarefas Administrativas Gerais:

• Atualizar os sistemas de base de dados, garantindo o registro oportuno e apropriado, bem como a guarda e o descarte de informações confidenciais;
• Manter folha de ponto (Attendance records) / Atual como ponto focal para férias e licenças;
• Monitorar a utilização de todas as requisições financeiras, reportar ao supervisor para os ajustes necessários (superutilização, escassez de recursos, etc);
• Familiarizar-se com as instruções e ferramentas relacionadas ao monitoramento programático e relatar ao supervisor para mudanças e ajustes necessárias;
• Manter arquivos físicos e eletrônicos bem como planilhas de acompanhamento e monitoramento semanalmente atualizadas;

Os serviços deste contrato serão entregues de forma contínua, com a mesma frequência ao longo dos meses.

Prazo: ao final do ciclo de cada mês;

Duração: 11 meses e meio;

Pagamento: mensalmente - R$6.000,00

INDICADORES DE PERFORMANCE

• Pontualidade no cumprimento de prazos;
• Qualidade dos conteúdos;
• Entrega dos resultados em tempo adequados;
• Adesão plena aos planos de trabalho mensais e diligências acordadas com o Supervisor;
• Nível satisfatório de qualidade dos relatórios e ações (manter as planilhas de controle e acompanhamento, atualizadas semanalmente, qualidade dos insumos, análises, registro de atividades, recomendações, etc).

COMPETÊNCIAS ESSENCIAIS, FORMAÇÃO TÉCNICA E EXPERIÊNCIA EXIGIDAS

Educação:

• Diploma de Ensino Médio complementado preferencialmente por cursos técnicos ou universitários relacionados ao trabalho da organização.

Experiência:

• É necessário um mínimo de 2 anos de experiência em trabalho administrativo ou de escritório com responsabilidade progressiva.

Línguas:

• Exigida fluência em Português;
• Conhecimento básico em Inglês, nível avançado desejável.

PRINCIPAIS COMPETÊNCIAS

• Constrói e mantém parcerias
• Demonstra autoconsciência e consciência ética
• Direcione para alcançar resultados de impacto
• Inova e abraça a mudança
• Gerência ambiguidade e complexidade
• Pensa e age estrategicamente
• Trabalha em colaboração com outras pessoas

VALORES PRINCIPAIS

1. Cuidado

2. Respeito

3. Integridade

4. Confiança

5. Responsabilidade

CONDIÇÕES GERAIS: PROCEDIMENTOS E LOGÍSTICA

• O UNICEF fornecerá ao Contratado individual (Individual Contractor) todo o equipamento e material básico necessários para o cumprimento de suas obrigações, incluindo computador.
• As despesas relacionadas a viagens serão cobertas pelo UNICEF e pagas ao Contratado individual (Individual Contractor) de acordo com as regras e regulamentos de viagens do UNICEF.
• Nenhum contrato será iniciado a menos que seja assinado pelo UNICEF e pelo Contratado individual (Individual Contractor).
• Contratados Individuais (ICs) não terão responsabilidades de supervisão ou autoridade sobre o orçamento do UNICEF.

SEGURO E COBERTURA DE SAÚDE

• O contratante é integralmente responsável por providenciar, às suas próprias custas, os seguros de vida, saúde e outras formas de seguro que cubram a vigência do contrato, conforme considerar adequado.
• O contratado não é elegível para participar dos planos de seguro de vida ou saúde disponíveis para funcionários do UNICEF e das Nações Unidas.

PAGAMENTO

• O pagamento será baseado na apresentação das entregas acordadas.
• O UNICEF reserva-se o direito de reter o pagamento no caso de os resultados apresentados não corresponderem ao padrão exigido ou em caso de atrasos na apresentação dos resultados por parte do consultor.

RESTRIÇÕES

• Contratados Individuais devem completar os treinamentos obrigatórios aplicáveis.
• No caso de funcionários do governo, o contrato não pode ser emitido sem autorização prévia por escrito do governo, ou a não ser em licença sem remuneração.

O UNICEF está empenhado em alcançar a diversidade da força de trabalho em termos de gênero, nacionalidade e cultura. Indivíduos de grupos minoritários, grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente encorajados a se inscrever. Todas as inscrições serão tratadas com a mais estrita confidencialidade.