HR and Admin Officer

Description du poste

Chargé(e) d’Administration et Ressources Humaines,

USAID/ Lova : Foundational Skills for a Better Future (Madagascar)

FHI 360 est une organisation de développement mondial qui adopte une approche rigoureuse du développement humain, fondée sur des données probantes. Notre équipe de professionnels comprend des experts dans les domaines de la santé, de la nutrition, de l'éducation, du développement économique, de la société civile, de l'environnement et de la recherche. FHI 360 opère à partir de plus de 60 bureaux et emploie plus de 4 000 personnes aux États-Unis et dans le monde entier. Notre engagement en faveur de partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d'avoir un impact durable sur les personnes, les communautés et les pays dans lesquels nous travaillons en améliorant la vie de millions de personnes. Nous recherchons actuellement un candidat qualifié pour le poste de Chargée des Administration et Ressources Humaines, dans le cadre du projet USAID/Lova. Ce poste sera basé à Tananarive, Madagascar, avec des possibles déplacements dans les provinces.

Description du projet

L'objectif de l'activité éducative USAID Lova : Foundational Skills for a Better Future est de renforcer le système éducatif afin de permettre à au moins 50 % des élèves malgaches des écoles primaires publiques formelles incluses dans le projet de l'USAID d'améliorer leur maîtrise de la lecture.

Description du poste

Le (la) chargé(e) d’Administration et Ressources Humaines travaillera sous la direction du Directeur des Opérations et Finance et travaillera en étroite collaboration avec le Manager en charge des Finances et Ressources Humaines ainsi que le Responsable Logistique et acquisition. Il/elle veillera à bonne marche de l’ensemble des processus interne de gestion des ressources humaines et apportera un soutien permanent aux processus administratif du projet. Il/elle se chargera des activités d’appui administratif dans la réalisation des activités du projet. Il/elle se chargera également des taches ayant trait au recrutement du personnel, le maintien de leur dossier administratif, l’organisation des formations et l’alimentation des systèmes RH du projet. Il/elle contribuera au développement d’un environnement de travail collaboratif et adaptative, et dans le respect des valeurs et codes de fhi360.

Principales responsabilités en administration

• Coordonner la gestion et le suivi des avances de Voyage, des frais de déplacement et de formation.

• Gérer le système de timesheet et s'assurer de la bonne répartition des temps alloués par le staff sur les différents projets et veiller à la conformité entre le temps alloués et les salaires

• Fournir des services d'appui administratif et de secrétariat.

• Aider à coordonner les détails et la logistique des déplacements du personnel et des consultants (nationales et internationales), y compris la réservation des chambres d'hôtel et la prise en charge pour les déplacements de l'aéroport à l'hôtel et vice versa.

• Fournir un appui logistique pour les ateliers et les formations.

• S'assurer que les copies papier et électroniques sont classées correctement et que la documentation au bureau est bien complétée, y compris les dossiers des employés, les renseignements financiers et les produits livrables tels que définis par contrat.

Principales responsabilités en matière de Gestion des Ressources Humaines (RH)

• Participer activement au recrutement en préparant des descriptions de poste, en affichant des annonces et en gérant le processus d'embauche et le classement des dossiers des employés Assister dans le suivi des performances, des objectifs de probation et de la vérification.
• Gérer les fiches de présence, y compris la saisie des nouveaux employés dans le Système de Services d'inscription aux Examens (TESS), le suivi des fiches de présence du système remplies par le personnel et s'assurer que les fiches sont signées et approuvées à la fin de chaque période de temps.
• Maintenir à jour la plateforme Workday en travaillant en étroite collaboration avec les responsables RH au niveau global et en appuyant le staff dans la mise à jour des informations gérée par Workday
• Créer les demandes d'achat dans la journée de travail et saisir les nouveaux employés dans le système.
• Vérification en temps opportun des documents pour les dossiers du personnel, classement des documents, avantages, prestations, et tenue des dossiers d'immigration.
• Organiser les activités de formation et de renforcement de capacités du personnel, en lien avec les objectifs de développement organisationnels et individuels
• Assurer les déclarations des embauchages et débauchages au niveaux des organisations sociales à Madagascar
• Compilation de rapports hebdomadaires sur les Ressources Humaines.
• Appuyer le processus de gestion des congés en recevant les formulaires, en vérifiant leur intégralité et leur exactitude et en les rapprochant les demandes de congés sur papier avec le système.
• Suivi des approbations pour tous les documents issus des Ressources Humaines.
• S’assurer que les manuels contenant le règlement du personnel de FHI 360 Madagascar sont actualisés et classés régulièrement.
• Exercer d’autres fonctions à la demande de la hiérarchie.
• Maintenir la mise à jour régulière de la liste des employés et ses ayants droits couverts par l’assurance maladie ;
• Répondre aux questions liées aux Ressources Humaine et vérifier si certaines réclamations relatives aux RH se conforment aux règles du personnel
• Assurer la gestion et le classement des évaluations du personnel ;

IV. Conditions minimales requises :

• Licence en ressources humaines, management, administration ou son équivalent reconnu.
• Au moins 3ans d'expérience dans la prestation de services d'appui aux Ressources Humaines ou Administratifs - y compris une connaissance avérée des politiques et des processus des Ressources Humaines
• Compétences informatiques pertinentes, c.-à-d. maîtrise de la Suite bureautique du Service de Gestion de la Technologie de l'Information et des Communications (Word, Excel, Outlook, PowerPoint et Access) et du Système intégré des Ressources Humaines (HRlS)/systèmes de paie ; compétences avancées en pastel, AccPac, Quick Books ou tout logiciel comptable.
• Maîtrise de l’anglais obligatoire

V. Compétences et expérience préférées :

• Capacité de travailler sous pression avec un minimum de supervision.
• Bon esprit d'équipe, attitude positive, esprit flexible, à l'aise dans un environnement multiculturel.
• Un sens élevé de l'éthique, de l'intégrité, de la crédibilité et du respect de la diversité.
• Capacité de communiquer efficacement avec le personnel et la direction avec diplomatie et fermeté.
• Capacité de garder la confidentialité sur des questions ou des projets délicats en matière de Ressources Humaines et de faire preuve de jugement dans l'exécution de ses tâches et responsabilités.
• Bonne compréhension des pratiques culturelles locales, de la langue et du contexte.
• L'expérience avec les organisations non gouvernementales (ONG) est également un atout.

Les énoncés ci-dessus ont pour but de décrire la nature générale et le niveau du travail et sont susceptibles d'être modifiés. Elles ne constituent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, compétences, efforts ou conditions de travail associés à l'emploi.

La présente description de poste résume les principales fonctions du poste. Elle ne prescrit ni ne limite les tâches exactes qui peuvent être assignées dans l'exercice de ces fonctions. Ce document ne doit en aucun cas être interprété comme un contrat de travail. La direction se réserve le droit de revoir et de réviser ce document à tout moment.

Nous offrons une rémunération compétitive et un ensemble d'avantages exceptionnels. Veuillez consulter le centre de carrières de FHI 360 à l'adresse http://www.fhi360.org/careers pour obtenir la liste de tous les postes à pourvoir.

FHI 360 est un employeur qui prône l'égalité des chances et l'action positive. FHI 360 s'engage à offrir des opportunités d'emploi égales, indépendamment de la race, de la couleur, de la religion, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'origine nationale ou ethnique, de l'âge, du handicap ou du statut d'ancien combattant dans les politiques, les programmes ou les activités.

This job posting summarizes the main duties of the job. It neither prescribes nor restricts the exact tasks that may be assigned to carry out these duties. This document should not be construed in any way to represent a contract of employment. Management reserves the right to review and revise this document at any time.

FHI 360 is an equal opportunity and affirmative action employer whereby we do not engage in practices that discriminate against any person employed or seeking employment based on race, color, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national or ethnic origin, age, marital status, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected under applicable law.

Our values and commitments to safeguarding: FHI 360 is committed to preventing any type of abuse, exploitation and harassment in our work environments and programs, including sexual abuse, exploitation and harassment. FHI 360 takes steps to safeguard the welfare of everyone who engages with our organization and programs and requires that all personnel, including staff members and volunteers, share this commitment and sign our code of conduct. All offers of employment will be subject to appropriate screening checks, including reference, criminal record and terrorism finance checks. FHI 360 also participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme (MDS), facilitated by the Steering Committee for Humanitarian Response. In line with the MDS, we will request information from job applicants’ previous employers about any substantiated findings of sexual abuse, exploitation and/or harassment during the applicant’s tenure with previous employers. By applying, job applicants confirm their understanding of these recruitment procedures and consent to these screening checks.

FHI 360 will consider for employment all qualified applicants, including those with criminal histories, in a manner consistent with the requirements of applicable state and local laws.

FHI 360 will never ask you for your career site username or password, and we will never request money, goods or services during the application, recruitment or employment process. If you have questions or concerns about correspondence from us, please email CareerCenterSupport@fhi360.org.

FHI 360 fosters the strength and health of its workforce through a competitive benefits package, professional development and policies and programs that support a healthy work/life balance. Join our global workforce to make a positive difference for others — and yourself.

Please click here to continue searching FHI 360's Career Portal.