Head of Support Services

Contract

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Titre de la position Head of Support Services (Chef des Services Supports) Supervisée par Directeur Pays Répondant à Directeur Pays Duty station Bamako Area of Operation Mali (Tout le territoire) Période considérée 12 mois (potentiellement renouvelable) Type de contrat Expatrié ou National Salary & Benefits Management E - Niveau 1 - Position Non-Accompagnée Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

1- Contexte

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et depuis 2013 au Mali. DRC est notamment présents dans les régions du Centre et du Nord, et intervient dans les domaines de :

• La sécurité alimentaire et moyens d’existence : DRC met en œuvre un programme global de sécurité alimentaire qui vise à renforcer la résilience des ménages et des communautés en liant urgence, réhabilitation et développement tout en s'attaquant aux problèmes structurels et à long terme. Le programme est conçu autour de transferts monétaires saisonniers, complétés par des activités individuelles et communautaires, telles que le dépistage nutritionnel, la formation sur les techniques d’agriculture et la gestion de fermes coopératives pour les organisations paysannes.

• La protection : DRC met en œuvre des programmes de protection ambitieux intégrés qui vise à fournir une assistance directe aux victimes de violations des droits humains (et ce dans un contexte d’urgence), à renforcer les connaissances et les capacités de protection communautaires, individuelles ainsi qu’institutionnelles, et à participer aux efforts de coordination et de plaidoyer aux niveaux régional et national. Les projets de protection concernent aussi la protection de l’enfance.

• La consolidation de la paix : DRC implémente des projets ambitieux et innovants de prévention, de monitoring et de résolution de conflits, et ce en complémentarité d’autres projets de DRC via à la fois le renforcement de capacités endogènes (médiation humanitaire) et d’actions de réponses menées par DRC et ses partenaires (comme l’analyse rapide de conflits, les dialogues inter/ intra-communautaires et transfrontaliers, et appuis aux plans communautaires, etc.). Ces projets sont réalisés en lien avec les institutions concernées (notamment le Centre national d’alerte précoce). Ces projets intègrent aussi une composante d’éducation aux risques liés aux engins explosifs, ainsi que l’assistance aux victimes de ces engins explosifs. Dans le cadre de la mise en œuvre de tous ces projets, DRC veille systématiquement à renforcer l’inclusivité des systèmes de prévention et de résolution des conflits (en intégrant les femmes, les jeunes et les personnes à besoins spécifiques

2- Objet

Basé(e) à Bamako, la/ le Chef des Services Support (Head of Support Services) assure la direction générale et la gestion de tous les services support de DRC au Mali, sous l’autorité et la supervision du Directeur Pays. La/ le Chef des Services Support veille à la consolidation de services de façon efficiente dans les domaines des finances, de l’administration, des technologies de l’information, des ressources humaines, des achats et de la logistique. La/ le Chef des Services Support est le line manager des responsables des Départements Finance, Ressources humaines et Supply Chain dans le pays.

Il s’agit donc d’une position appartenant au senior management de la mission DRC au Mali. Cette position de Chef des Services Supports est une fonction clef dans l'élaboration et la mise en œuvre de stratégies spécifiques au Mali, ainsi que dans la conception, l’implémentation et l'amélioration de systèmes, processus et politiques opérationnels à l'appui de la mission de DRC au Mali, conformément aux normes et procédures opérationnelles internationales et régionales de DRC.

3- Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont nombreuses, et explicitées ci-dessous, en fonction de chaque Département. La/ le Chef des Services Support de DRC Mali se doit de :

• Superviser efficacement le****s Départements des S****ervices S****upport (R****essources humaines****, F****inances, A****dministration et Supply Chain****)

• Superviser et évaluer les responsables des Départements Finances, Administration et Ressources humaines et Supply Chain/ Logistique ;

• Accompagner et renforcer les capacités techniques et/ou managériales des responsables des services de support afin d'améliorer leur autonomie ;
• Travailler au renforcement des capacités du personnel support par la mise en œuvre de sessions de formation et d'un mentorat personnalisé ;
• Assurer une bonne dynamique et coordination entre les trois Départements des Services Support ;
• Développer pour chaque Département des Services Support un plan d’action annuel qui sera régulièrement mis à jour ;
• Assurer une communication efficace entre les Services Support et les équipes opérationnelles afin de garantir une efficacité optimum dans la mise en place des activités ;
• Développer et maintenir les outils nécessaires pour assurer l'efficacité des Départements des Services Supports à la mission ;

• Prendre en charge la gestion directe d'un Département de service de support lorsque le responsable concerné est absent.

• Assurer la conformité des politiques internes (Ressources humaines, Administration, Finances et Supply Chain****) avec le cadre juridique national, les exigences des donateurs et les règles internes à DRC

• S'assurer que les politiques soient à jour et conformes à la législation nationale, aux exigences des donateurs et aux règles internes à DRC ;

• Veiller à ce que la procédure d'autorisation d’engagement des dépenses soient régulièrement mises à jour et bien appliquées ;
• Contrôler que tous les achats (y compris les prestations de services) soient conformes aux procédures d'achat de DRC ;
• Garantir que les politiques internes soient comprises, connues et appliquées par l'ensemble du personnel et des parties prenantes de DRC ;
• S'assurer que le personnel national et international soit géré en conformité avec les politiques RH de DRC ;
• Superviser, en étroite collaboration avec le responsable RH, la préparation de la paie mensuelle ;

• Travailler au suivi des autorisations légales pour opérer au Mali et s’assurer que DRC dispose bien de l’ensemble des documents à jour en garantissant le renouvellement des autorisations dans les délais en vigueur.

• Garantir que les livrables (administratifs, financiers, projets) so****ie****nt de haute qualité et fournis à temps aux parties concernées (donateurs, autorités locales et nationales, siège social, etc.)

• S'assurer que les livrables à soumettre au siège de DRC (Copenhague) et/ou au Bureau régional (Dakar) soient de haute qualité et soient livrés avant les délais requis (clôture comptable, Master Budget, demande de trésorerie, rapports, inventaire*, etc.*) ;

• S'assurer que les rapports financiers soient conformes aux exigences des bailleurs et qu'ils soient validés par le siège de DRC ;
• Garantir l’exactitude et le suivi rigoureux des accords de partenariats (avec des ONGs nationales ou internationales présentes au Mali) ;
• Analyser les directives budgétaires des bailleurs et participer activement à l'élaboration du budget des propositions de projet ;
• Renforcer les capacités de gestion financière des responsables de budget (développement de propositions financières, préparation des avenants budgétaires et suivi des consommations budgétaires) ;
• Superviser, en étroite collaboration avec le Finance Manager, la préparation du suivi budgétaire mensuel et s'assurer que le personnel concerné participe activement à ce processus ;
• S’assurer que les tableaux des affectations financières (employés nationaux, employés internationaux et les coûts de structures du Bureau Capitale et des bases) soient regulièrement mis a jour en fonction de l’évolution des financements et partager avec les personnes concernées ;

• Veiller à ce que l’ensemble des documents et rapports (administratifs, financiers et programmatiques) devant être soumis régulièrement aux autorités compétentes (MATD et DGAT) soient bien présentés, de manière complète et conforme, dans les délais en vigueur, après vérification de la fiabilité des informations.

• Garantir le fonctionnement du système ERP (DRC Dynamics)

• Veiller à ce que les fonctionnalités du système ERP soient correctement utilisées par le personnel concerné ;

• S'assurer que les données du budget principal sont exactes et à jour ;
• Effectuer des analyses, des rapports et des données à partir de DRC Dynamics afin d'améliorer la performance globale ;

• Être le référent au niveau national de l'utilisation de l'ERP pour les fonctionnalités de soutien.

• Assurer des tâches de représentation, de redevabilité et de gestion des risques

• Effectuer des visites régulières sur le terrain afin d'évaluer les systèmes et contrôles en place et d’identifier les améliorations nécessaires ;

• Assurer l’intérim du Directeur Pays en son absence, si nécessaire ;
• Garantir la bonne communication et sensibilisation du Code de conduite, et est membre du Comité de Gestion des Plaintes (Code of Conduct Intake Committee) ;
• Aider le directeur pays à assurer la cohérence de la programmation stratégique avec les plateformes opérationnelles de DRC, coordonner l'élaboration des programmes de DRC, renforcer la qualité, les normes et l'apprentissage des programmes, et mettre en œuvre les cadres de responsabilité de DRC ;
• Représenter DRC auprès des autorités, agences des Nations unies, agences humanitaires et ONGs internationales et locales si nécessaire ;
• Veiller à la gestion et le contrôle des risques de la mission, notamment en gardant à jour le Risk Register ;
• Élaborer un plan de gestion des risques pays qui identifie les principaux risques financiers et opérationnels et mettre en œuvre une stratégie de mitigation.

En outre, la/le Chef des Services Supports pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches et travaux, à la demande de sa hiérarchie.

4- Qualifications requises

• Niveau académique équivalent à un Master universitaire dans les domaines de la Finance/Comptabilité, ou du contrôle de gestion, ou en économie, ou en gestion des Ressources humaines, ou en logistique ou en Business Administration ;
• Minimum cinq (5) années d’expériences professionnelles dans une ONG international sur des postes en lien avec les services support (RH ; Logistique et/ou finance), dont deux (2) années minimum d’expériences dans une position similaire ;
• Expérience avérée en matière de leadership et de gestion du personnel ;
• Expérience avérée et significative de la gestion des finances, de l'information et des systèmes ;
• Expérience significative des processus d'approvisionnement et d'appel d'offres ;
• Expérience dans le développement de capacité au travers des formations, de la gestion de performance, et plans de développement ;
• Connaissance des logiciels de gestion comptable et financière (Dynamics, NAVISION, SAGA, etc.) ;
• Expérience de travail avec un système ERP ;
• Excellente maîtrise de Microsoft Office ;
• Excellente compétences interpersonnelles et habilité démontrée à travail sous pression et dans des conditions stressantes ;
• Niveau de français bilingue (la maîtrise parfaite de la langue française, à l’écrit ainsi qu’à l’oral, est indispensable)
• Excellent niveau d’anglais
• Bonne compréhension du contexte local et sahélien.

Il est à noter que :

• Une expérience préalable avec DRC constitue un avantage ;
• Une bonne connaissance de travail sur des projets financés par l’Union européenne, SDC, ECHO, USAID et /ou DANIDA, constitue un avantage.

5- Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour

6- Processus de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne en allant sur ce site : www.drc.dk/about-drc/vacancies/current-vacancies

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou bien anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoie de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Cependant, les candidats doivent prendre en considération que le DRC ne peut pas employer, dans le cadre d’un contrat international, un(e) ressortissant(e) du pays dans lequel elle/il devra travailler (en l’occurrence, la République du Mali).

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées à partir du 20 août 2023, à minuit. Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.