Head of Support Services

Contract

This is a DRC - Expatriate contract. More about DRC - Expatriate contracts.

****Introduction****

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

****Contexte****

DRC opère en Afrique de l’Ouest depuis 1998, et depuis 2013 au Mali dans les domaines de :

• La sécurité alimentaire : DRC met en œuvre un programme global de sécurité alimentaire qui vise à renforcer la résilience des ménages et des communautés en liant urgence, réhabilitation et développement tout en s'attaquant aux problèmes structurels et à long terme. Le programme est conçu autour de transferts monétaires saisonniers, complétés par des activités individuelles et communautaires, telles que le dépistage nutritionnel, la formation sur les techniques d’agriculture et la gestion de fermes coopératives pour les organisations paysannes.
• La protection : DRC met en œuvre des programmes de protection ambitieux intégrés qui vise à fournir une assistance directe aux victimes de violations des droits de l'homme, à renforcer les connaissances et les capacités de protection communautaire et individuelle et à participer aux efforts de coordination et de plaidoyer aux niveaux régional et national
• La réduction de la violence armée :En février 2014, DDG a lancé un programme de sécurité et de gestion des frontières (BSM) au Sahel pour améliorer la sécurité et la gestion des frontières dans la région du Liptako-Gourma, entre le Mali, le Burkina Faso et le Niger. DDG met actuellement en œuvre la deuxième phase de ce programme BSM qui vise à promouvoir la stabilité, à renforcer la résilience et à prévenir et réduire la violence armée en assurant une sécurité communautaire améliorée et une gestion des frontières efficaces et responsables dans le cadre d’une collaboration transfrontalière.

Objet

Basé(e) à Bamako, la/ le Chef des Services Support (Head of Support Services) assure la direction générale et la gestion de tous les services support de DRC au Mali, sous l’autorité et la supervision du Directeur Pays. La/ le Chef des Services Support veille à la consolidation de services de façon efficiente dans les domaines des finances, de l’administration, des technologies de l’information, des ressources humaines, des achats et de la logistique. La/ le Chef des Services Support est le line manager des responsables des Départements Finance, Ressources humaines et Supply Chain dans le pays.

Il s’agit donc d’une position appartenant au senior management de la mission DRC au Mali, et c’est une fonction clef dans l'élaboration et la mise en œuvre de stratégies spécifiques au Mali, ainsi que dans la conception, l’implémentation et l'amélioration de systèmes, processus et politiques opérationnels à l'appui de la mission de DRC au Mali, conformément aux normes et procédures opérationnelles internationales et régionales de DRC.

Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont nombreuses, et explicitées ci-dessous, en fonction de chaque Département. La/ le Chef(fe) des Services Support de DRC Mali se doit de :

****Responsabilité 1 : Superviser le département des services support (RH, finances, administration et logistique)****

Sous-responsabilités :

• Superviser et évaluer les responsables des départements Comptabilité/Finance, Administration/ressources humaines et logistique ;
• Accompagner et renforcer les capacités techniques et/ou managériales des responsables des services de support afin d'améliorer leur autonomie ;
• Assurer une bonne dynamique et coordination entre les 3 départements des services support ;
• Développer pour chaque département des services support un plan d’action annuel qui sera régulièrement mis à jour ;
• Assurer une communication efficace entre les services support et les équipes opérationnelles afin de garantir une efficacité optimum dans la mise en place des activités ;
• Prendre en charge la gestion directe d'un département de service de support lorsque le responsable concerné est absent.

****Responsabilité 2 : Assurer la conformité des politiques internes (RH, administration, finances et logistique) avec le cadre juridique national, les exigences des donateurs et les règles internes à DRC.****

Sous-responsabilités :

• S'assurer que les politiques RH sont à jour et conformes à la législation nationale, aux exigences des donateurs et aux règles internes à DRC ;
• S'assurer que la procédure d'autorisation d’engagement des dépenses (IDRA) sont régulièrement mises à jour et bien appliquées ;
• S'assurer que tous les achats (y compris les prestations de services) sont conformes aux procédures d'achat de DRC.
• S'assurer que les politiques internes sont comprises, connues et appliquées par l'ensemble du personnel et des parties prenantes de DRC ;
• S'assurer que le personnel national et international est géré en conformité avec les politiques RH de DRC ;
• Superviser, en étroite collaboration avec le responsable RH, la préparation de la paie mensuelle.

****Responsabilité 3 : S'assurer que les livrables (administratifs, financiers, projets) sont de haute qualité et fournis à temps aux parties concernées (donateurs, autorités locales et nationales, siège social, etc.)****

Sous-responsabilités :

• S'assurer que les livrables à soumettre au siège de DRC (Copenhague) et/ou au bureau régional (Dakar) sont de haute qualité et sont livrés avant les délais requis (clôture comptable, master budget, demande de trésorerie, rapports RH, inventaire, etc.) ;
• S'assurer que les rapports financiers sont conformes aux exigences des bailleurs et qu'ils sont validé par le siège de DRC (Copenhague) ;
• S'assurer que les accords de partenariat sont exacts, mis à jour et conformes aux règlements de DRC ;
• Analyser les directives budgétaires des bailleurs et participer activement à l'élaboration du budget des propositions de projet ;
• Renforcer les capacités de gestion financiére des responsables de budget (développement de propositions financiéres, préparation des avenants budgétaires et suivi des consommations budgetaires) ;
• Superviser, en étroite collaboration avec le responsable financier, la préparation du suivi budgétaire mensuel et s'assurer que le personnel concerné participe activement à ce processus ;
• S’assurer que les tableaux des affectations financières (employés nationaux, employés internationaux et les couts de structures du bureau principal et des bases) soient reguliérement mis a jour en fonction de l’évolution des financements et partager avec les personnes concernées.

Autres

• Effectuer des visites régulières sur le terrain afin d'évaluer les systèmes et contrôles en place et d’identifier les améliorations nécessaires ;
• Assurer l’intérim du Directeur Pays en son absence ;
• Garantir la bonne communication et sensibilisation du Code de conduite, et est membre du Comité de Gestion des Plaintes (Code of Conduct Intake Committee) ;
• Veiller à la gestion et le contrôle des risques de la mission, notamment en gardant à jour le Risk Register.

En outre, la/le Chef des Services Supports pourra se voir demander d’assumer d’autres tâches et travaux, à la demande de sa hiérarchie.

Qualifications requises

• Niveau académique équivalent à un Master universitaire dans le domaine de la Finance/comptabilité, de la gestion des Ressources humaines, en Business Administration ;
• Minimum cinq (5) années d’expériences professionnelles dans une ONG international sur des postes en lien avec les services support (RH ; Logistique et/ou finance), dont deux (2) années minimum d’expériences dans une position similaire ;
• Expérience avérée et significative de la gestion des finances, de l'information et des systèmes ;
• Expérience significative des processus d'approvisionnement et d'appel d'offres ;
• Expérience dans le développement de capacité au travers des formations, de la gestion de performance, et plans de développement ;
• Connaissance des logiciels de gestion comptable et financière (Dynamics, NAVISION, SAGA, …) ;
• Excellente maîtrise de Microsoft Office
• Excellentes compétences en termes d’analyse et de rapportage ;
• Excellente compétences interpersonnelles et habilité démontrée à travail sous pression et dans des conditions stressantes ;
• Niveau de français bilingue (****la maîtrise parfaite de la langue française, à l’écrit ainsi qu’à l’oral, est indispensable****)
• ****Excellent niveau d’anglais****
• Bonne compréhension du contexte local

Il est à noter que :

• Une expérience préalable avec DRC constitue un avantage ;
• Une bonne connaissance de travail sur des projets financés par l’Union Européenne, SDC, ECHO, USAID et /ou DANIDA, constitue un avantage ;

• Une précédente expérience de travail dans un système ERP constitue un avantage.

  Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour

Nous offrons

Durée du contrat : 12 mois (potentiellement renouvelable)

Classification du poste: Management E, niveau 1

Désignation du lieu d’affectation : Bamako, Mali (tout le territoire) l Non-family Duty Station l R&R cycle

Date de prise de poste souhaitée : ASAP

Salary and conditions will be in accordance with Danish Refugee Council’s Terms of Employment for Expatriates.

Processus de candidature

Si vous êtes intéressé(e), alors postulez en ligne en allant sur ce site : DRC | Open jobs

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou bien anglais.

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoie de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Cependant, les candidats doivent prendre en considération que le DRC ne peut pas employer, dans le cadre d’un contrat international, un(e) ressortissant(e) du pays dans lequel elle/il devra travailler (en l’occurrence, la République du Mali).

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées à partir du 15 decembre 2022, à minuit. Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.