Grants and Sub - Awards Manager FTE AFD

Job Description

Le/la Grants and Sub_Awards Manager est directement supervisé(e) par le/la Program Development and Grants Coordinator, et il/elle collabore avec le département Grants, les départements Programmes et les Départements des Operations et de Finance dans la réalisation d’un certain nombre de tâches. Le/la Grants and Sub_Awards Manager sera chargé(e) de :

Conformité aux règles bailleur, gestion des processus contractuels et rapportage bailleur

- Coordonner tous les processus contractuels liés au projets AFD, en collaboration avec le siège d’IRC et le bailleur : les demandes d’Avis de Non-Objection (ANOs), les réalignements budgétaires, les demandes de modifications, et les avenants au contrat. - Gestion spécifique du processus contractuel relatif à la levée des conditions suspensives aux demandes de versement des fonds du projet AFD, via la production/vérification et compilation des documents narratifs, financiers et pièces justificatives. S’assurer que tous les documents soient mensuellement à jour et disponibles pour les audits ou demandes ad-hoc de l’AFD. - Sur la base d’une compréhension poussée des documents contractuels de projet, être en mesure de soulever de manière proactive les problèmes de conformité potentiels aux équipes de coordination et tenir le/la Grants Coordinator informé(e) de toute incapacité prévue de respecter les obligations contractuelles. - Coordonner le processus global de rapportage bailleur par le biais de canaux efficaces de communication interne et externe ; à la fois pour les rapports narratifs, les rapports financiers, ainsi que tout autres documents complémentaires à soumettre aux bailleurs. Assurer la qualité des rapports narratifs et financiers notamment : assurer la cohérence entre les rapports narratifs et financiers et être responsable du suivi des indicateurs de projet en collaboration avec le Project Manager du projet et le Coordinateur Wash. - Veiller au respect des échéances fixées par le siège et IRC et les bailleurs pour le rapportage et la soumission des documents contractuels et ad hoc, afin d’assurer une soumission dans les délais fixés. - Appuyer le/la Grants Coordinator ainsi que l’ensemble de l’équipe de la coordination dans la gestion des communications et des rencontres avec le bailleur, les autorités nationales, locales, et les partenaires d’IRC au Mali. Assurer l’archivage ordonné des communications bailleur. - Production de fiches-outils, de documents de leçons apprises et de formations à l’intention des équipes d’IRC (Mali et global) sur les règles bailleurs AFD.

Soutien aux départements Finance, Logistique (Supply Chain) et Programme d’IRC Mali dans la gestion du projet AFD, afin d’assurer le respect de la conformité bailleur à toutes les étapes des processus

- Assurer le monitoring du respect des règles et exigences bailleurs dans tous les processus d’achats et de passation de marchés lié au projet ; dont une participation active aux processus d’appels d’offres - Soutenir le département Finance dans la préparation des audits de projet : organisation, archivage et vérification de la documentation, constitution des dossiers de pièces justificatives - Soutenir le département Finance ainsi que le département Programme dans le suivi financier du projet, incluant : soutien à la production des plans de dépenses, suivi des dépenses réelles, anticipation des situations de sous- et sur-dépense - Soutenir le département Programme dans la mise à jour des documents programmes de projet, tels que le plan de travail, la liste des sites de mise en œuvre, la compilation des PV de travaux et des photos des ouvrages, et autres.

Gestion directe des partenariats locaux

- Superviser, faciliter et coordonner tous les aspects liés au cycle de partenariats pour les partenaires du projet dans le cadre des projets et la mise en œuvre du système PEERS d’IRC, en étroite collaboration avec les départements des programmes, des finances et des opérations. - Appuyer le/la Grants Coordinator dans le suivi des aspects contractuels des partenariats et s’assurer que les exigences spécifiques du projet financé par l’AFD sont retranscrites dans les accords de partenariats et mises en œuvre par les partenaires. - Faire un suivi rapproché des activités des partenaires, de la soumission de leurs rapports programmatiques et financiers – via l’organisation de réunions participatives – et assurer des communications régulières et productives avec les partenaires du projet

Qualifications

Qualifications :

· Licence ou Master en relations internationales, développement international, gestion de projet humanitaire, ou dans un domaine associé.

· Minimum deux ans d'expérience à un poste similaire, quatre ans recommandés, au sein d’organisations humanitaires ou de développement.

· Bonne connaissance du cycle de gestion de projet humanitaire et du concept de cadre logique.

· Bonne connaissance des procédures de Logistique, Achat, Supply Chain & Passations de Marché.

· Bonne connaissance des procédures de gestion financière d’un projet, ainsi que des processus d’audits financiers, logistiques et programmatiques de projet

· Expérience dans la gestion de communications externes, avec des bailleurs et des partenaires

· Familiarité avec les contrats de subvention et les réglementations des bailleurs européens et particulièrement l’Agence Française de Développement (AFD).

· Excellente maîtrise rédactionnelle en français.

· Excellentes compréhension et communication orales en français.

· Excellentes capacités d’organisation et de priorisation des tâches, pour respecter de nombreuses échéances simultanées.

· Proactivité, dynamisme, et autonomie dans la réalisation des tâches.

· Grande attention au détail, au format, à la présentation, et à la lisibilité des documents.

· Capacité de coordonner la production de livrables avec de nombreux interlocuteurs et différents départements opérationnels

· Solides compétences MS Office, y compris Word et Excel.