Gestionnaire Administratif/ve et Financier/e

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Pour augmenter les chances de la jeunesse béninoise en général et des étudiantes et étudiants du Bénin en particulier, de s’engager de manière significative dans l’écosystème de l’innovation, en tant que résolveurs de problèmes, innovateurs, entrepreneurs, fabricants, façonneurs d’industries, créateurs d’emplois et de richesse, transformateurs et concepteurs de l’avenir du Bénin et de l’Afrique, le PNUD-Bénin avec l’appui du Bureau régional du PNUD pour l’Afrique, le Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche Scientifique (MESRS) à travers l’Université d’Abomey-Calavi (UAC), se sont engagés pour mettre en place sur le Campus de l’Université d’Abomey-Calavi, un Pôle d’Innovation et de Technologie d’Abomey-Calavi (PIT-AC).

Le PIT-AC mis en place offrira à la jeunesse béninoise en générale et estudiantine en particulier : (i) un MakerSpace moderne avec des machines et le mentorat appropriés pour les étudiantes, étudiants et les innovateurs pour les aider à donner vie à leurs idées ; (ii) un laboratoire de conception moderne (Design Lab) qui disposera à temps plein d’experts pour soutenir les étudiants et innovateurs dans leurs efforts de résolution des défis et offrira une foule de programmes de design thinking qui les aideront à appliquer les principes de conception pour résoudre les problèmes qu’ils abordent ; (iii) un espace de travail collaboratif pour développer des idées commerciales, organiser des démonstrations de produits, des événements de formation sur des thématiques spécifiques nécessaires pour les étudiants et étudiantes, les acteurs de l’écosystème de l’innovation, des conférences, des hackathons, etc ; et (iv) un bureau de transfert de technologie dont le rôle sera non seulement de sécuriser les innovations mais aussi de les mettre sur le marché.

Pour assurer le bon déploiement de l’initiative Timbuktoo au Bénin, le PNUD-Bénin lance, pour le compte du Pôle d’Innovation et de Technologie d’Abomey-Calavi (PIT-AC), le recrutement d’un (e) Volontaires des Nations Unies National Gestionnaire (e) Administratif (ve) et Financier(ère) pour renforcer l’équipe du Directeur du Pôle mis à disposition par l’Université d’Abomey-Calavi.

Sous la supervision du Directeur de l'UniPod de Timbuktoo (Pôle d’Innovation et de Technologie d’Abomey-Calavi), Gestionnaire Administratif (ve) et Financier(ère) est le premier point de contact pour les personnes entrant dans les locaux du PIT-AC. Il/elle sera responsable de l'assistance générale aux utilisateurs. Il/elle devra également tenir à jour les registres des ressources humaines et de la comptabilité, participer à la planification, à l’organisation, au classement et aux tâches administratives générales, le cas échéant. Il/elle sera responsable de la gestion financière et donc élaborera les rapports financiers, gèrera la caisse de menu-dépense et les ressources du PIT-AC sous l’autorité du Directeur. Il/elle traitera les demandes de paiements et facilitera les audits, fera la gestion du matériel, le suivi des contrats et la gestion des stocks.

De façon spécifique, le/la Volontaire des Nations Unies effectuera les tâches suivantes :

1- Réception & service clientèle • Accueillir les membres et les visiteurs lorsqu'ils entrent dans l'espace du PIT-AC ; • Gérer les ventes de nouvelles adhésions et d'articles de détail ; • Contrôler le trafic entrant et sortant de l'espace, afin de contribuer au maintien de la sécurité et d'éviter les pertes ou les vols ; • Maintenir l'aspect et la présentation de la réception, des magasins et des zones d'accueil ; • Programmer et organiser les visites du PIT-AC.

2- Gestion administrative et logistique • Organiser les déplacements et gérer les plannings du personnel de l'UniPod (PIT-AC) ; • Établir des plans logistiques et d'hébergement pour les visiteurs étrangers de l'UniPod ; • Appuyer l’organisation logistique des sessions de formation pour les utilisateurs de l'Uni-Pod ; • Assurer la mémoire et l’archivage et toutes les sensibilités du PIT-AC ; • Aider à la planification et à l'organisation d'événements tels que des concours, des séminaires, etc.

3- Ressources humaines • Administrer les documents relatifs aux ressources humaines, tels que les contrats de travail, les assurances, etc. ; • Mettre à jour la base de données RH conformément à la législation ; • Toute autre tâche à lui confier par le Directeur du Pôle.

4- Comptabilité • Assurer la gestion comptable du Pôle en respect des principes de gestion des projets du PNUD ; • Veiller à ce que les comptes de l'UniPod soient conformes au régime fiscal de l’État • Veiller à une bonne gestion des immobilisations, du stock de matériels et des fournitures ; • Assurer la gestion des achats y compris des besoins de maintenance, de rechange de pièces et de suivi du parc automobile du PIT-AC.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la documentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre activement part aux activités du programme VNU, par exemple s’impliquer dans les activités commémoratives de la Journée internationale des Volontaires (JIV), le 5 décembre. • Se familiariser et développer toute forme de volontariat traditionnel et/ou local au niveau du pays d’accueil. • Refléter le type et la nature des actions volontaires qu’ils entreprennent, y compris leur participation dans les réflexions substantielles. • Contribuer à la rédaction des articles sur les expériences de terrain à soumettre pour la publication du programme VNU/ site web, bulletin et notes de presse, etc. • Contribuer au Programme d’accueil des Volontaires des Nations Unies nouvellement arrivés dans le pays d’affectation • Promouvoir ou conseiller les groupes locaux dans l’utilisation des volontaires en ligne ou encourager les individus et les organisations à utiliser les services de volontaires en ligne quand cela est techniquement possible.

Compétences spécifiques : • Connaissance avérée des principes de base de la comptabilité, des ressources humaines et de l'archivage ; • Un haut niveau de confidentialité, de tact et de diplomatie ; • Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de contact avec la clientèle ; • Solides compétences en matière de communication, à la fois écrite et orale ; • Une expérience de travail avec des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et des systèmes de point de vente est un atout majeur.

Capacités informatiques - De solides compétences administratives et une excellente connaissance des logiciels professionnels, notamment Microsoft Office, Google Docs et les programmes d'agenda ;

Compétences et valeurs ☒ Responsabilité ☒ Adaptabilité et flexibilité ☒ Bâtir la confiance
☒ Orientation client ☒ Engagement et motivation ☒ Engagement à l'apprentissage continu ☒ Communication ☒ Éthique et valeurs ☒ Intégrité ☒ Planification et organisation ☒ Professionnalisme ☒ Respect de la diversité ☒ Travail en équipe

• Gestion administrative et financière ou Administration/Secrétariat de Direction ou Sciences et Techniques de l’Information et de la Documentation ou domaines apparentés

La durée de votre affectation est de douze (12) mois. Une indemnité de subsistance de volontaire (en anglais VLA), équivalant à 403,388 FCFA vous sera versée mensuellement. La VLA est censée couvrir les frais de logement, les besoins de base ainsi que les charges locatives (eau, électricité, etc.).