Work Arrangement:

Job Description

Descripción general cargo El Gerente de Educación apoyará la coordinación del programa en la planificación, supervisión y ejecución de todos los planes de trabajo, gestión de equipos locales, así como de los procesos administrativos, de adquisiciones y financieros relacionados con la implementación del programa. El puesto desempeña un papel clave para garantizar que los procesos operativos y de gestión de programas apoyen la implementación programática y el logro de los objetivos estratégicos. Esta posición también apoyará a los socios de educación en el desarrollo de su capacidad de gestión oportuna de planes de trabajo y ejecución presupuestal, lo cual incluye:

- Preparación y supervisión de la ejecución de planes de trabajo y presupuestos de los proyectos de Educación en Colombia.

- Preparación y supervisión de las necesidades logísticas y el plan de adquisiciones, seguimiento de su ejecución.

- Liderar el seguimiento y análisis regular de los gastos y la ejecución de subvenciones con el apoyo del Coordinador de Educación.

- Liderar el mapeo salarial de acuerdo con el financiamiento actual y en pipeline con el apoyo del Coordinador.

- Servir de enlace regular con los departamentos pertinentes del IRC (Finanzas, Recursos Humanos, Subvenciones, Cadena de Suministro, Programas Sectoriales), tanto en Beirut como en las oficinas exteriores;

- Asegurar que los sistemas operativos de seguimiento, archivo y documentación del programa estén en su lugar y actualizados regularmente;

- Colaborar con socios de en el desarrollo e implementación de planes de adquisiciones y revisión financiera de informes.

Principales responsabilidades:

- Supervisión de procesos administrativos y de pago

- Supervisar el pago mensual de los educadores y facilitadores de Remedial y BLN a través de tarjetas de cajero automático;

- Supervisar el pago oportuno de los consultores del programa y proveedores de servicios;

- Preparar pagos mensuales en conjunto con equipos locales de acuerdo con los lineamientos de la organización.

- Liderar la revisión y monitoreo del presupuesto operativo para el programa EDU con el apoyo del coordinador.

Supervisión de los procesos logísticos y de adquisiciones:

- En coordinación con los Gerentes de Campo y la Coordinación del programa, liderar la preparación y ejecución del plan anual de adquisiciones del programa;

- Se comunica con los gerentes de campo para garantizar que se cumplan los plazos de entrega.

- Actuar como punto focal con el departamento de Cadena de Suministro para procesos de licitación, revisiones técnicas y cualquier requisito del programa.

- Actuar como punto focal en el apoyo a los arreglos logísticos para capacitaciones, talleres y para los visitantes del programa según sea necesario.

- Colaborar con la cadena de suministro para planificar cualquier adquisición que realice el IRC en relación con una asociación al comienzo de una adjudicación; Iniciar la adquisición de acuerdo con el Plan de Adquisiciones de Socios y luego coordinar con la cadena de suministro para garantizar la adquisición oportuna para los socios como se establece en el acuerdo de subadjudicación.

Apoyo en la planificación y supervisión de la implementación de subvenciones:

- Análisis mensual de BVA, gasto, precisión de transacciones y solicitudes de recodificación;

- Punto focal para compartir códigos de presupuesto para caja chica y otros tipos de gastos, lo que incluye verificar la disponibilidad y flexibilidad del presupuesto.

- Verificar la exactitud del seguimiento de caja chica y las adquisiciones sobre el terreno en comparación con los presupuestos

- Punto focal para identificar gastos insuficientes o excesivos en las líneas presupuestarias con el apoyo del Coordinador.

Gestión de Recursos Humanos

- Desarrollar la capacidad del equipo bajo su supervisión, proporcionando entrenamiento y apoyo continuos para permitir que el personal se desempeñe con éxito en sus puestos.

- Asumir la responsabilidad de discutir las expectativas laborales, el desempeño y los objetivos de manera informal y trimestral como parte del proceso anual de revisión y planificación del desempeño.

- Mantener relaciones abiertas y profesionales con los miembros del equipo, promoviendo un fuerte espíritu de equipo, supervisión y asesoramiento.

- Adherirse y actuar de acuerdo con las Políticas y Procedimientos Globales de Recursos Humanos del IRC.

- Gestionar las cargas de trabajo de los equipos locales.

Qualifications

Requisitos:

- Título universitario en Educación, ciencias sociales, desarrollo internacional, Administración de Empresas u otro campo relacionado;

- Mínimo de 3 años de experiencia profesional en coordinación de proyectos relacionados con la infancia.

- Experiencia trabajando en entornos de emergencia o entornos inseguros; se prefiere experiencia regional o en el país;

- Fuertes habilidades organizativas y orientadas a resultados;

- Historial comprobado en el trabajo con equipos, mostrando un alto rendimiento en un entorno multicultural, demostrando flexibilidad y capaz de manejar la presión con gracia profesional;

- Se requiere fluidez en español. Manejo del inglés es altamente deseable.

- Entorno de trabajo de oficina estándar

- Algunos viajes según sea necesario