Gerente Administrativo (servicios de Soporte)

Admin

Overview

Provide strategic leadership for support functions

You have:

• At least 7 years of experience in a similar position.
• Minimum 5 years experience in personnel management.
• Knowledge of project cycle management.
• Knowledge of supply chain management and procurement processes.
• Knowledge of budgeting cycle and tracking processes.
• Knowledge of the principles of the code of conduct and HR management systems.
• Knowledge of key donor policies and compliance procedures.
• Full professional proficiency in English required (minimum B2 level according to CEFR).
• Full professional proficiency in Spanish.
• Advanced proficiency in Excel.
• Experience working with an integrated ERP system: MS Dynamics is an advantage.
• Master's degree from a top university in Finance, Accounting, Business Administration or Economics.

Contract

This is a DRC - National contract. More about DRC - National contracts.

El Consejo Danés para Refugiados / Grupo Danés de Desminado (DRC/DDG por sus siglas en inglés) es una de las principales ONG humanitarias del mundo, que trabaja en más de 40 países para proporcionar asistencia adecuada con un enfoque basado en derechos para los refugiados, solicitantes de asilo, los desplazados internos, repatriados y migrantes. DRC/DDG ha estado presente en Colombia desde 2011, pero 2018 amplía sus operaciones en respuesta a la crisis venezolana. Actualmente DRC Colombia implementa una respuesta humanitaria centrada protección para refugiados y migrantes venezolanos y colombianos retornados en cuatro ciudades de Colombia (Riohacha, Barranquilla, Medellín y Bogotá). DRC también colidiera el grupo de protección con ACNUR como parte del GIFMM (Grupo Interagencial de Flujos Migratorios Mixtos) al nivel nacional y los grupos de protección al nivel local en Riohacha, Barranquilla, Medellín y Bogotá. El programa de protección de DRC incluye monitoreo de protección, ayuda legal, protección basada en comunidad y prevención y respuesta a VBG.

Objetivo general del cargo: Proporciona liderazgo coordinado y estratégico para todas las funciones de apoyo en el área y asegura el buen funcionamiento de todas las funciones de apoyo para satisfacer las necesidades del programa de conformidad con el Manual de operaciones del Consejo Danés para Refugiados.

Responsabilidades:

Planificación y estrategia

• Asegurar que se realice la planificación anual de los servicios de apoyo y que se cumplan los objetivos regulares y que estos estén vinculados a la unidad de coordinación para lograr una coherencia en todo el país
• Asegurar que la planificación del proyecto incluya los requisitos de servicio de soporte relevantes (como plazos de entrega y presupuestos adecuados)
• Asegurarse de que la movilización de recursos sea realista y satisfaga las necesidades de las funciones de apoyo, utilizando el presupuesto de operaciones para realizar aportaciones a las propuestas de los donantes.
• Asegurarse de que los servicios de apoyo sean adecuados para satisfacer las necesidades del programa.
• Ser el punto focal para la autoverificación de cumplimiento, el registro de riesgos, la auditoría interna y el contrato de resultados.

Soporte de RRHH:

• Asegurar que los informes mensuales sean producidos y enviados y que los objetivos sean cumplidos por cada departamento, siendo un vínculo con la unidad de coordinación de RRHH.
• Asegurar que las tareas trimestrales se completen a tiempo (como la inducción del personal, la capacitación del Código de conducta y la planificación de licencias)
• Asegurarse de que las tareas anuales de recursos humanos se completen según el Manual de operaciones (por ejemplo, revisiones de desempeño y desarrollo)
• Agilizar las respuestas de RR.HH. en todos los departamentos (p. Ej., Apoyo en el desarrollo de organigramas)
• Asegurarse de que el equipo de RR.HH. cumpla con las tareas diarias, como la contratación, la renovación / modificación de contratos, el envío de hojas de horas y el seguimiento de las licencias.
• Asegurarse de que el nuevo personal que ingresa tenga equipo y dotación listos para su incorporación.

Apoyo a la administración:

• Ser el punto focal para tareas administrativas clave, como el registro para la unidad de coordinación.
• Supervisar al equipo para garantizar que se lleve a cabo el seguimiento de las tareas de rutina (suministros para casas de huéspedes, solicitudes de visa, compra de crédito telefónico, pagos de facturas de servicios públicos, contratos de alquiler y arrendamiento)
• Asegurarse de que el personal sepa cómo manejar Dynamics correctamente

Soporte logístico y de adquisiciones:

• Asegurarse de que se sigan los procedimientos de contratación y al mismo tiempo ser el punto focal de las licitaciones junto con la unidad de coordinación (incluido el cargo de presidente de la mayoría de las licitaciones importantes).
• Siga de cerca los KPI del departamento y asegúrese de que la presentación de informes mensuales sea puntual y de alta calidad
• Ser un punto focal y tomador de decisiones para las cancelaciones de movimientos de flotas de acuerdo con los consejos de LPM
• Trabajar con el LPM para garantizar que cada uno de los subdepartamentos (adquisiciones, flota, activos, almacén y TI) tenga objetivos y los esté cumpliendo, de acuerdo con los procedimientos del Manual de operaciones.·

Finanzas:

• Responsable del presupuesto principal para todas las líneas de servicios de apoyo y responsable del presupuesto secundario para todas las líneas del programa
• Responsable del seguimiento presupuestario y la previsión de los presupuestos de los servicios de soporte.
• Trabajar con los altos directivos para supervisar el presupuesto de todas las subvenciones.
• Asegurarse de que se completen las tareas financieras anuales clave (como los informes anuales)
• Trabajar con finanzas para garantizar que los equipos del programa comprendan claramente los requisitos de cumplimiento.
• Asegurarse de que las tareas financieras mensuales se completen (nómina, SOS, PIT, libros de caja y previsiones de caja) y de acuerdo con los procedimientos del Manual de operaciones "·

Seguridad:

• Apoyar al AM en la gestión de asuntos de seguridad.
• Asegúrese de que los procedimientos de seguridad y POE estén actualizados y aplicados

Experiencia y competencias técnicas:

• Al menos 7 años de experiencia en un puesto similar.
• Experiencia mínima de 5 años en gestión de personal
• Conocimiento de la gestión del ciclo de proyectos
• Conocimiento de la gestión de la cadena de suministro y los procesos de adquisición.
• Conocimiento del ciclo presupuestario y procesos de seguimiento.
• Conocimiento de los principios del código de conducta y los sistemas de recursos humanos para la gestión del desempeño.
• Conocimiento de las políticas clave de los donantes y los procedimientos de cumplimiento.
• Preferible: Competencia profesional completa en inglés
• Competencia profesional completa en español
• Competencia avanzada en Excel
• Experiencia trabajando con un sistema ERP integrado: MS Dynamics es una ventaja

Educación: Maestría de una universidad de primer nivel en Finanzas / Contabilidad, Administración de Empresas o Economía

Idiomas:

• Competencia profesional completa en inglés - mínimo requerido B2 según MCER, C1-C2

Todas las funciones de DRC requieren que el titular domine las competencias básicas de DRC:

• Lograr la excelencia: centrarse en alcanzar resultados y garantizar procesos eficientes
• Colaboración: involucrar a las partes relevantes y alentar la retroalimentación
• Tomar la iniciativa: tomar posesión e iniciativa mientras se busca la innovación
• Comunicar: escuchar y hablar con eficacia y honestidad
• Demostración de integridad: actuar de acuerdo con la visión y los valores de DRC

Ofrecemos:

• La oportunidad de pertenecer a una de las mejores ONG's a nivel mundial.
• Acceso a más de 1,000 capacitaciones y certificados en línea gratuita.
• Medicina prepagada, cubrimiento del 100% de la póliza para el empleado y precio especial para beneficiarios.
• Contrato nacional a término fijo por 6 meses.
• Salario iniciando: $6.200.000 de acuerdo con la experiencia del candidato.
• Fecha de inicio estimada: 15 de febrero de 2022
• Salario y condiciones de acuerdo con los términos de empleo en Colombia.

Proceso de solicitud

Todos los solicitantes deben subir una carta de presentación (1 página) y una hoja de vida actualizada (que no supere las 3 páginas).

Fecha de cierre de solicitudes:martes 11 de enero de 2022 a las 11:59 am Hora Local.

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Added 4 years ago - Updated 1 year ago - Source: drc.ngo