Fleet Manager Assistant

Volunteering Admin Logistics & Procurement

Overview

Manage and optimize fleet operations for UNHCR in Cameroon.

You have:

• Experience in logistics management and fleet operations.
• Ability to analyze operational data for trend identification.
• Familiarity with fleet management systems such as FleetWave and VTS.
• Understanding of administrative regulations related to vehicle management.
• Good communication skills for interaction with partners and colleagues.
• Strong organizational and planning skills to manage multiple tasks efficiently.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

L'Agence des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) au Cameroun est présente dans tout le pays et travaille en collaboration avec le gouvernement et d'autres partenaires humanitaires et de développement afin d'offrir protection et assistance aux personnes en situation de déplacement forcé.

Compte tenu de la situation prolongée de nombreux réfugiés au Cameroun en raison de la persistance de certaines crises, la réponse apportée jusqu'à présent a présenté de nombreuses limites. Les réfugiés restent dépendants de l'aide humanitaire. Les solutions humanitaires mises en œuvre jusqu'à présent ne sont plus adaptées aux besoins des personnes déplacées de force et apatrides, ce qui nécessite un changement dans la réponse apportée.

Sous la supervision directe du Supply Officer, le volontaire Assistant Fleet Manager a pour rôle de :

1. Planification et gestion de la flotte • Appliquer la stratégie de gestion du parc automobile du HCR dans la planification des acquisitions, de l’entretien et du remplacement des véhicules et accessoires. • Réaliser des analyses de dépenses à partir des données historiques pour identifier les tendances et orienter les achats et les accords-cadres. • Conseiller les bureaux sur la taille optimale du parc et sur les mécanismes d’optimisation de l’utilisation des véhicules (mise en commun, attribution).
2. Coordination des opérations et des partenaires • Agir comme point focal pour les commandes de véhicules, en tenant compte des stratégies locales et des besoins à court et moyen terme. • Coordonner les activités des partenaires de mise en œuvre et des prestataires liés à la flotte, en veillant au respect des procédures du HCR. • Répondre aux demandes d’information et de conseils, en coordonnant les réponses entre les différentes entités concernées.
3. Suivi et reporting • Fournir des rapports réguliers et personnalisés sur la gestion du parc automobile, incluant les données sur les actifs et les indicateurs de performance. • Contrôler la qualité et l’exactitude des données dans les systèmes commerciaux (FleetWave, VTS, Cloud ERP). • Compiler et analyser les statistiques pour identifier les tendances et appuyer la prise de décision.
4. Gestion administrative et réglementaire • Assurer le suivi des documents administratifs des véhicules : immatriculations, cartes grises, prorogations IM5, assurances, autorisations de vente aux enchères. • Planifier les visites techniques et assurer le suivi des apurements des ATN après les ventes aux enchères.
5. Suivi des actifs et des mouvements • Suivre les mouvements des actifs conformément aux SOPs : dotations, réaffectations, déclassements, donations. • Gérer les fiches de remise et reprise, informer le focal point des actifs pour mise à jour dans Cloud ERP, VTS, et ajuster les rattachements des tomcards carburant et régimes ATN si nécessaire.
6. Gestion des stocks et inventaires • Participer aux réceptions et inventaires des pièces de rechange, pneus, carburant en vrac (véhicules, générateurs, motos). • Suivre les stocks morts, organiser les transferts pour donations ou ventes aux en-chères.
7. Suivi des incidents et réparations • Assurer le suivi des incidents, déclarations, remboursements, réparations et archivage des dossiers.
8. Saisie et mise à jour des données • Saisir les données dans FleetWave : • Carburant (fichier mensuel en lien avec GFM Fuel Management) • Maintenance et réparations (véhicules, générateurs) en coordination avec AIRD et CFAO
9. Sensibilisation et conformité • Promouvoir l’adhésion aux politiques, normes et directives du HCR en matière de gestion de flotte. • Contrôler leur application dans la zone de responsabilité.
10. Autres tâches • Accomplir toute autre tâche liée à la gestion de la flotte selon les besoins opération-nels.

En plus de ce qui précède, les Volontaires des Nations Unies sont censés : • Renforcer leurs connaissances et compréhension du concept du volontariat en lisant la do-cumentation mise à disposition par le programme VNU, les publications externes et prendre

13. Résultats attendus : L’Assistant Fleet Manager est chargé de garantir une gestion efficace, conforme et optimi-sée du parc automobile du HCR. Il veille à la planification rigoureuse des acquisitions, de l’entretien et du remplacement des véhicules, tout en assurant la saisie et le suivi précis des données dans les systèmes dédiés. Il contribue à la réduction des coûts par l’analyse des tendances et l’optimisation de l’utilisation des ressources. Il assure également la coordination avec les partenaires et prestataires, le suivi administratif et réglementaire des véhicules, ainsi que la gestion des stocks et des mouvements d’actifs. Enfin, il fournit un appui opérationnel réactif, notamment en situation d’urgence, et veille à la conformité avec les politiques et pro-cédures du HCR.

Core Competencies Accountability Communication Organizational Awareness Teamwork & Collaboration Commitment to Continuous Learning Client & Result Orientation

Cross-Functional Competencies Technological Awareness Planning and Organizing Stakeholder Management

Compétences techniques et opérationnelles Le titulaire du poste doit posséder une bonne maîtrise des procédures logistiques et des normes de gestion de flotte, incluant l’acquisition, l’entretien, le suivi et le déclassement des véhicules. Il doit être capable d’utiliser efficacement les outils de gestion de flotte tels que FleetWave, VTS et Cloud ERP. Une connaissance des réglementations douanières et administratives liées aux véhi-cules est également essentielle pour assurer la conformité des opérations.

Compétences en analyse et en planification Une capacité à analyser les données opérationnelles, telles que la consommation de carburant, les coûts d’entretien ou les taux d’utilisation, est indispensable. Ces analyses permettent d’identifier des tendances et d’optimiser la planification des ressources, contribuant ainsi à une gestion plus efficiente et économique du parc automobile.

Compétences organisationnelles Le poste exige une grande rigueur dans la tenue des dossiers, la saisie des données et le suivi des actifs. Le candidat doit être capable de planifier, organiser et prioriser efficacement ses tâches dans un environnement dynamique, tout en respectant les délais et les procédures éta-blies. L’autonomie dans l’exécution des responsabilités est également attendue.

Compétences interpersonnelles De solides aptitudes en communication sont nécessaires pour interagir avec les partenaires, les prestataires et les collègues, tant à l’oral qu’à l’écrit. Le sens du travail en équipe est essentiel, tout comme la capacité à collaborer dans un environnement multiculturel. Le poste requiert éga-lement un bon sens du service et une orientation vers les résultats.

Ce poste est situé au sein du bureau du HCR dans la capitale du Cameroun, Yaoundé. Un cer-tain nombre de services (banques, écoles internationales, etc.), de restaurants et de supermar-chés se trouvent à proximité. Le transport à Yaoundé peut se faire en taxi, bien qu'il soit recom-mandé de faire appel à des taxis privés plutôt qu'à des taxis de rue pour des raisons de sécurité.

La situation sécuritaire dans la ville de Yaoundé est partiellement satisfaisante, bien qu'il faille noter que la petite délinquance est la principale menace dans la ville de Yaoundé. En tant que capitale politique et siège des institutions de la République du Cameroun, Yaoundé bénéficie d'une forte présence de la Police et de la Gendarmerie. Les principaux crimes concernent les cambriolages de maisons, les vols perpétrés par de petits groupes de bandits. Ces actes crimi-nels sont le plus souvent perpétrés la nuit. Dans le pays, les déplacements dans les régions de l'Extrême-Nord, du Nord et de l'Adamaoua, ainsi que dans le Sud et le Nord-Ouest, nécessitent une autorisation de l'UNDSS et sont limités aux voyages d'affaires.

Le Cameroun est un pays unique et une opération mixte de développement et d'aide humanitaire unique. Il offre un environnement intéressant et enrichissant, mais exige également un niveau élevé de sensibilisation culturelle, ainsi que plus d'endurance et d'engagement qu'ailleurs pour rendre la vie confortable et abordable. Il est donc essentiel de faire preuve de flexibilité et d'avoir la capacité et la volonté de vivre, de travailler et de voyager dans des conditions difficiles et po-tentiellement dangereuses, impliquant des difficultés physiques et peu de confort.

Apply now

Potential interview questions

Added 10 months ago - Updated 9 months ago - Source: unv.org