Financial Assistant

Grade: G5

No. du poste: CALL/TEMP/GS/2024/INTSERV/02 Date de publication: 16 février 2024 Date de clôture (minuit, l'heure de Genève): 8 mars 2024

Job ID: 11668 Département: INTSERV Unité: DST Lieu d'affectation: Genève Type de contrat: Durée déterminée

Le BIT lance un appel à manifestation d'intérêt pour la position ci-dessus. Il s’agit d’une affectation de nature purement temporaire qui ne mène pas à une carrière au BIT. La durée est de 12 mois.

Le processus de sélection n'est pas soumis aux règles et procédures définies à l'annexe I du Statut du personnel du BIT.

Peuvent participer:

• Les candidats/tes internes du BIT, en accord avec les paragraphes 31 et 32 de l'annexe I du Statut du personnel. Le Bureau facilitera la réaffectation temporaire d'un(e) candidat(e) interne sélectionné(e) à ce poste.
• Les candidats/tes externes. Un(e) candidat(e) externe sélectionné(e) recevra un contrat de type 4.2 (e).

Les candidats/tes ayant plus de cinq années de services continu au sein de l'organisation sont encouragé(e)s à postuler. Une attention particulière leur sera apportée au moment de la revue des candidatures et de l'évaluation.

Le BIT attache une grande importance à la diversité parmi son personnel. Les candidatures de femmes et d'hommes qualifiés, et aussi celles de personnes handicapées sont encouragées. Si vous vous trouvez dans l'incapacité de compléter le formulaire en ligne du fait d'un handicap, veuillez envoyer un courriel à ilojobs@ilo.org.

Introduction

Le poste temporaire d’ Assistant(e) financier(ère) est situé dans l'équipe de soutien du département (DST) au sein du département des services internes et de l'administration (INTSERV). INTSERV est responsable de la gestion du bâtiment, de la sécurité, de la logistique et des services, y compris les publications, la production, l'impression et la distribution des documents, l'écologisation de l'OIT, les voyages et les privilèges diplomatiques. La DST apporte un soutien général à la directrice et aux autres responsables hiérarchiques du département dans les domaines du contrôle financier, des ressources humaines et de la gestion générale du bureau.

Le titulaire du poste fournira principalement un soutien financier et administratif à l'unité de publication, de production, d'impression et de distribution (PRODOC). Il fournira également un soutien administratif et financier aux autres unités du département.

Le titulaire du poste travaillera sous la supervision du chef de DST.

Tâches

1. Effectuer les transactions financières nécessaires au financement des travaux de publication interne. Administrer les codes budgétaires des départements demandeurs, contrôler, rapprocher et traiter les transferts de dépenses vers les comptes correspondants. Fournir une ventilation des coûts et facturer en conséquence le coût des services aux départements de l'OIT et aux bureaux extérieurs en collaboration avec leurs fonctionnaires chargés du contrôle financier. 2. Contrôler les comptes et les transactions de plusieurs budgets et les comptes transitoires (I) de toutes les unités du département. Examiner les comptes pour détecter les divergences et prendre les mesures correctives appropriées. Fournir de manière régulière des rapports et des statistiques sur les états financiers et les transactions de l’ensemble des comptes transitoires à l’aide du système IRIS et des outils Microsoft Office (principalement EXCEL). 3. Préparer les contrats de biens et de services, les réservations de fonds, les contrats de collaboration extérieure, les reçus et les factures pour toutes les unités d'INTSERV à l’aide du progiciel de gestion intégré. Vérifier les factures et les paiements en fonction des services fournis. Réceptionner les factures, les comparer avec les devis et préparer les reçus en conséquence. 4. Effectuer et coordonner un large éventail de tâches administratives et de soutien de bureau pour toutes les unités d'INTSERV, en veillant à respecter les normes applicables. Assurer la formation en cours d'emploi des autres membres du personnel, le cas échéant. 5. Mettre à jour les fichiers de fournisseurs et informer l’Unité des états de paie de tout changement de nom, d'adresse ou de coordonnées bancaires. 6. Compiler des documents d'information et de référence pour le superviseur sur des sujets spécifiques, selon les besoins, et fournir un soutien administratif et financier aux professionnels du département. 7. Préparer et contrôler les factures internes pour les services fournis par les unités du département d’INTSERV à des homologues internes et externes, tel que la location d’espace de travail, de stationnement, des services publics, etc. Tenir à jour les outils de suivi appropriés à cette tâche. 8. Le titulaire peut être appelé à agir en qualité de contrôleur des dépenses, dans le cadre des limites prescrites. 9. S'acquitter d'autres tâches pertinentes qui lui sont confiées.

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience pertinente.

Langues

Excellente maîtrise de l’une des langues de travail (anglais, français, espagnol) de l’Organisation et connaissance pratique d’une deuxième langue de travail.

Compétences

Outre les compétences essentielles définies par le BIT [intégrité et transparence, sensibilité à la diversité, orientation vers l’apprentissage et le partage de connaissances, souci du client, aptitude à la communication, orientation vers le changement, assume la responsabilité des résultats, souci de la qualité, collaboration], ce poste requiert les compétences suivantes : Bonne connaissance des normes établies régissant les domaines opérationnels concernés. Capacité à interpréter et à travailler dans le cadre des règles, dispositions réglementaires, politiques et procédures applicables. Connaissance des programmes et activités de l’OIT. Maîtrise de l’utilisation de logiciels bureautiques, tels qu’Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Teams). Bonne connaissance de SharePoint ou d’un autre système de gestion des documents. Bonne capacité à travailler avec le progiciel de gestion intégré (ERP). Capacité à comprendre rapidement et à travailler efficacement, en bénéficiant d’un minimum d’assistance et de formation, avec les outils et les logiciels bureautiques, les systèmes, les applications et les plateformes web. Capacité à utiliser un système de gestion de contenu pour copier, coller et mettre en forme le contenu d’une page d’un site web public. Solides aptitudes à rédiger. Capacités d’analyse et souci du détail. Aptitudes interpersonnelles et à la communication. Tact et diplomatie. Discrétion en ce qui concerne le traitement de questions confidentielles. Aptitude à travailler efficacement dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement et une attitude sensibles aux considérations de genre, non discriminatoires et inclusifs.

Processus de recrutement

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir un formulaire de demande en ligne. Pour se faire, veuillez vous rendre sur le site de recrutement du BIT, ILO Jobs. Le système fournit les instructions nécessaires afin de faciliter la procédure de demande en ligne.

L'évaluation (qui peut inclure une ou plusieurs épreuves écrites et d'un entretien préalable basé sur les compétences) et les entretiens auront lieu, en principe, pendant les 2 à 4 semaines suivant la date de clôture. Les candidat(e)s sont prié(e)s d'assurer leur disponibilité en cas de pré-sélection.

En fonction de la localisation et de la disponibilité des candidats, des assesseurs et des membres des jurys d'entretien, le BIT se réserve le droit d'utiliser des technologies de communication comme Skype, la vidéo ou la téléconférence, l'email, etc afin de procéder à l'évaluation des candidats au cours des différentes étapes du processus de recrutement, y compris le centre d'évaluation, les tests techniques ou les entretiens.

Alerte à la fraude

Le BIT ne facture aucun frais à aucun moment du processus de recrutement, que ce soit au moment de postuler, pour l'entretien, la procédure de recrutement proprement dite ou la formation. Les messages émanant d'addresses email différentes de celles du BIT - [email protected] - ne doivent en aucun cas être considérées. En outre, le BIT n'a pas besoin et ne demande pas de connaître les informations relatives au compte bancaire du postulant.