Finance Manager du consortium

Work Arrangement:

Job Description

International Rescue Committee (IRC) répond aux pires crises humanitaires du monde et aide les gens à survivre et à reconstruire leur vie. Fondé en 1933 à la demande d'Albert Einstein, l'IRC offre des soins vitaux et une assistance qui change la vie des réfugiés forcés de fuir la guerre ou une catastrophe. À l'oeuvre aujourd'hui dans plus de 40 pays et 22 villes américaines, l'IRC redonne sécurité, dignité et espoir à des millions de personnes déracinées et qui luttent pour survivre.

L'IRC a ouvert ses bureaux au Burundi en 1996 et s'est d'abord concentré sur les interventions vitales et la fourniture d'une assistance immédiate aux réfugiés et aux personnes déplacées. L’IRC Burundi se concentre désormais sur les interventions post- conflit afin de soutenir la transition du pays vers une paix et une stabilité durable.

IRC Burundi a un programme post-conflit dynamique englobant la prévention et la réponse à la violence basée sur le genre, la protection de l'enfance, la cohésion sociale, la protection et l'état de droit, la relance économique et le développement (ERD) ainsi que la santé environnementale. Les clients sont des populations vulnérables et marginalisées, notamment des réfugiés, des déplacés internes, des rapatriés et d’autres catégories vulnérables telles que les femmes, les enfants et les jeunes. IRC travaille avec le gouvernement burundais, des partenaires locaux et internationaux pour accroître la protection, l’autonomisation économique et la cohésion sociale de ces groupes. L'IRC a son bureau principal à Bujumbura, servant non seulement de siège mais aussi de base pour les programmes à Bujumbura Rural et la mairie de Bujumbura. Les bureaux de terrain sont implantés à Gitega, Muyinga et Ruyigi.

L’IRC va, avec l’appui de l’Union Européenne, exécuter en consortium avec AVSI, Tdh, WWGVC, ICCA et AFRABU un projet de Réponse intégrée pour favoriser la protection et la résilience des rapatriés dans les provinces de Cankuzo, Cibitoke, Kirundo, Makamba, Muyinga, Rutana et Ruyigi. Ce projet d’une durée de 42 mois vise la réintégration durable des rapatriés à travers l’amélioration de l’accès aux moyens de subsistance et la promotion de cohésion sociale qui favorisent la stabilisation.

DESCRIPTION DU POSTE

Le Finance Manager du Consortium est un poste clé pour le consortium AVSI, Tdh, WWGVC, ICCA et AFRABU qui fournit un soutien aux programmes de l'IRC mis en œuvre par le biais du consortium. Le titulaire du poste est principalement responsable de la supervision et de la gestion financière quotidienne du consortium dirigé par l'IRC, en étroite coordination et coopération avec l'équipe finance de l'IRC au Burundi. Le Finance Manager du consortium travaillera en étroite collaboration avec les équipes des programmes, AVSI, Tdh, WWGVC, ICCA et AFRABU, ainsi qu'avec les équipes financières. Le Finance Manager du consortium apportera son soutien à l'équipe du Consortium AVSI, Tdh, WWGVC, ICCA et AFRABU pour examiner les budgets des partenaires lors des réalignements, participer aux processus de vérification avant attribution, documenter toutes les questions financières liées aux finances des partenaires pour assurer la préparation de l'audit à tout moment, et gérer les documents/rapports financiers des partenaires, y compris l'examen du budget, l'examen des rapports financiers, fournir des conseils. Le gestionnaire financier du consortium est le point focal pour les aspects financiers et de conformité du consortium AVSI, Tdh, WWGVC, ICCA et AFRABU pour les partenaires, y compris la garantie d'un suivi financier de haute qualité des partenaires.

Principales responsabilités

Gestion financière

- Participer au processus d'examen et de modification des propositions du partenaire en se concentrant sur le budget du partenaire; - Vérifie les rapports financiers des partenaires et les pièces justificatives, en s'assurant que les dépenses sont raisonnables, admissibles et imputables au budget approuvé et sont conformes aux réglementations des donateurs; - Communiquer les résultats aux partenaires et assurer un suivi en temps opportun pour fournir des solutions et documenter les résultats. Les examens doivent être basés sur le risque du partenaire et sur l’échantillonnage ou l’examen de la documentation complète, selon les besoins; - Assurer une communication proactive avec les partenaires concernant la soumission de leurs rapports financiers conformément aux termes de leurs sous-accords; - Assurer le suivi de la soumission des rapports financiers par les partenaires, en communiquant les retards au Senior Consortium Coordinator; - Examiner et valider les plans de dépenses des partenaires par rapport aux dépenses déclarées, en effectuant un suivi auprès des partenaires si nécessaire; - Soumettre un résumé des dépenses déclarées et des plans de dépenses au Senior Consortium Coordinator, et au directeur adjoint des finances, en décrivant les étapes de suivi; - S'assurer que les rapports financiers des partenaires sont approuvés (signés) par l'autorité compétente au sein de l'IRC, préparer le bon de journal, entièrement codé et le soumettre à l'équipe finance sous forme papier et électronique pour poster dans le système SUN; - Préparer les demandes de paiement pour le paiement des partenaires (avances et remboursements), répondre aux questions posées par l'équipe finance de Bujumbura et le siège de l'IRC concernant les demandes de paiement soumises; - Assurer un suivi en temps opportun de l'état du déblocage des paiements, en les suivant et en informant les partenaires en temps opportun de l'état des paiements. Effectuez un suivi avec le siège de l'IRC et les partenaires confirment respectivement le transfert et la réception des paiements; - Veiller à ce que le suivi financier et les visites de contrôle ponctuelles dans les bureaux des partenaires soient effectués conformément aux exigences et aux normes de l'IRC; - Veiller à ce que les plans de visite de suivi soient rédigés et soumis avant les visites au DDF afin d'examiner et de partager les rapports de visite de suivi en temps opportun avec les partenaires; - Participer aux réunions de gestion de cas avec le personnel du programme, des finances, de la chaîne d'approvisionnement et d'autres membres pour répondre aux problèmes réguliers lorsqu'ils surviennent au sein de la direction des partenaires et assurer des réponses correctement coordonnées et gérées aux problèmes des partenaires à mesure qu'ils surviennent; - Rapprocher les avances des partenaires sur une base mensuelle, rendre compte au DDF de toutes les avances en retard et non liquidées, mettre à jour sur une base mensuelle toutes les feuilles de suivi des finances des sous-subventions; - Veiller à ce qu'un système d'archivage solide, précis et organisé soit en place, des copies papier et électroniques (électroniques) de tous les rapports financiers et de leurs pièces justificatives; - Travailler avec l'assistant du DDF pour collaborer à l'audit interne et externe afin d'assurer le bon respect de toutes les réglementations et de garantir que tous les dossiers des partenaires sur papier et en version électronique sont toujours prêts à 100 % pour l'audit; - En coordination avec le SCC et l’assistant du DDF, développer ou réviser les modèles financiers des partenaires (y compris les formats de budget de proposition, les modèles de rapports mensuels/trimestriels et d'autres documents, selon les besoins).

Modifications des sous-subventions

· Examiner toutes les modifications budgétaires des partenaires en coordination avec le coordonnateur principal du consortium et le gestionnaire des subventions du consortium en veillant à ce que des points d'action clairs pour le suivi soient communiqués.

Gestion

- Diriger la section financière des réunions d'ouverture, d'examen et de clôture des subventions, en veillant à ce que les partenaires soient pleinement conscients des réglementations des bailleurs, de toutes les exigences en matière de rapports financiers en termes de documentation requise, de modèles de rapport et de délais; - Représente les finances dans les ateliers avec les partenaires, en tant qu'animateur et présentateur clé pour toutes les sessions liées aux finances partenariat.

Autre

- Fournir une assistance pour les demandes du siège de l'IRC selon les directives du directeur adjoint des finances; - Toute autre tâche assignée par le DDF et le SCC.

Qualifications

Avoir un diplôme universitaire dans un domaine technique pertinent (Finance, Comptabilité, Economie, Gestion) et/ou en lien avec le développement/l’humanitaire ;

L'expérience professionnelle :

Au moins 5 années d'expérience professionnelle progressive dans un environnement à but non lucratif supervisant et gérant des projets de partenaires financés par des donateurs institutionnels majeurs.

Compétences techniques démontrées :

- Connaissance détaillée des règles et réglementations de l’EU; - Expérience en formation, renforcement des capacités et mentorat du personnel, des ONG/OBC; - Excellentes compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité de présenter à des groupes de toutes tailles; - Autonome avec la capacité de travailler de manière indépendante et de faire partie d'une équipe; - Capacité démontrée à travailler efficacement sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanées; - Travailleur acharné, pointu et soucieux du détail; - Compétences interpersonnelles exceptionnelles ; tact, patience, diplomatie et assurance appropriée; - Compétences démontrées en matière de gestion/leadership.

Langues :

Une excellente connaissance du Français parlé et écrit ; la connaissance de l’Anglais est un avantage certain.

Exigences informatiques/autres technologies :

- Maîtrise de la suite logicielle MS Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook; - Expérience de travail avec des bases de données et/ou d'autres systèmes de suivi.

Normes de conduite professionnelle : L'IRC et les travailleurs de l'IRC doivent adhérer aux valeurs et principes énoncés dans IRC Way - Normes de conduite professionnelle. Ce sont l'intégrité, le service, la responsabilité et l'égalité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement au travail, l'intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.

Égalité des sexes : IRC s'engage à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages et indemnités de soutien.

Employeur garantissant l'égalité des chances : IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L’IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à l'origine nationale, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'âge, à l'état civil, au statut d'ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

Avertissement : IRC ne demande en aucun cas de l'argent ou détails de carte de crédit aux candidats. Méfiez-vous des escroqueries et fraudes en ligne. IRC décline toute responsabilité concernant d'éventuelles escroqueries ou activités frauduleuses perpétrées en utilisant notre logo ou notre nom de manière illégitime.

Tout dossier doit comprendre : Une lettre de motivation adressée à Madame la Coordinatrice des Ressources Humaines, IRC Burundi. • Une copie du diplôme certifié et des attestations des services rendus • Carte d’identité •Un curriculum vitae • 3 personnes de références (Nom et prénom, Téléphone et E-mail).

La transmission des dossiers de candidature se fait uniquement électroniquement.

La date limite de dépôt des dossiers est fixée au 18 Octobre 2023 à 17h00, heures locales. Seuls ceux qui seront présélectionnés seront invités par IRC pour participer à un test écrit et/ou à une interview.

Les candidatures féminines remplissant les conditions sont vivement encouragées.