The incumbent will be working under the overall supervision of the National Administrative Finance Officer and the Direct supervision of the Finance Associate.

KEY RESPONSIBILITIES (not all-inclusive, nor exhaustive

1. Assist in providing procedural and technical support to staff within the areas of finance and budget, to ensure compliance with WFP financial policies, rules, and regulations.

2. Monitor monthly expenditure forecasts and provide expenditure reports to facilitate decision-making.

3. Monitor the sub-imprest bank and petty cash accounts regularly, to ensure that adequate funds are available and appropriately disbursed.

4. Verify vendor claims, advances, and other receivables and observe appropriate procurement procedures, to ensure that suppliers are paid in a timely manner and in conformance with WFP finance rules and regulations.

5. Assist in compiling information from various sources to prepare reports relating to budgets, accounting, finance, and statistics.

6. Retrieve, format, and validate information obtained from various financial information systems and bring any discrepancy or inaccuracy to the attention of the supervisor, and follow up corrective actions.

7. Maintain the web-based register for all invoices and payment transfers and record paperwork, to ensure that all documents are maintained and filed in compliance with WFP standards and guidelines, through the utilization of WFP corporate systems such as the ITS (Invoice tracking System) & WINGS (SAP). 8. Monitor and record all expenses in line with the approved budget to ensure that correct expenditure costs are charged and payments to external suppliers, cash grants, and other supplier invoices are processed in a timely manner.

9. Provide guidance and on-the-job training to other support staff, to ensure services are delivered consistently and to the required standards.

10. Record cash deposited in the bank as well as bank charges.

11. Perform accounting tasks related to staff such as following up on recovery of bills from staff, recording and monitoring Operational cash advances, Initiate JVs for services and following up on recoveries, managing recording of private telephone and other personal bills for staff, and manage open items related to Staff Accounts receivables & accounts payables.

12. Perform any other task related to his field and other administrative areas at the request of his supervisor.

OTHER POST REQUIREMENTS:

1. Teamwork 2. Accountable for delivery of results. 3. Embrace WFP’s Vision. 4. Professionalism. 5. Compliance with Internal Controls and Financial rules & Regulations.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

Education:

Education: Completion of secondary school education. A post-secondary certificate in the related functional area is desirable.

Experience:

Has at least five (5) years of working experience in Finance and accounting: collecting and monitoring financial data on projects and programmes and assessing financial status.

Knowledge & Skills:

1. Knowledge of International Public Accounting Standards (IPSAS). 2. Computer skills (Microsoft Word, PowerPoint). 3. Good interpersonal skills (Communication, listening, emotional intelligence) 4. Knowledge of Accounting software such as SAP is an added advantage.

Language:

Fluency (level C) in Portuguese
Intermediate (level B) in both oral and written communication in one of the UN languages (English or French).

WHY WORK WITH WFP?

This is an opportunity for an exciting and challenging position in a multi-cultural and interdisciplinary team. In addition, we offer:

▶️ Meaningful and impactful careers:

Our day to day work makes a difference in the lives of the people we serve

▶️Continuous learning and training:

We provide learning tools for our staff to continually develop their careers

▶️ Multicultural and stimulating work environment:

We encourage gender and cultural diversity to make our teams stronger

Join us to make a difference, watch this video to know more about us!!

https://www.youtube.com/watch?v=RnaxfnNKdsM&t=7s

HOW TO APPLY:

Submit your application by, the latest 25th September 2023

You should also attach the following documents:

Motivation letter (signed)
Curriculum Vitae
Diplomas
Identity Card

We promote the leadership of women within our organization and aim to achieve gender parity in our teams. Qualified female applicants are especially encouraged to apply.

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate based on race, sex, color, ethnic group, age, sexual orientation, other affiliation, or HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.

This position is open only for people holding a Bissau Guinean nationality.

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Termos de referência

Título do posto:

Assistente de Finanças

Local de afetação:

Escritório Nacional do PAM na Guiné-Bissau

Tipo de Contrato:

Fixed Term

Duração do contrato:

1 Ano (renovável)

Data de início:

Outubro 2023

SOBRE O PAM:

O Programa Alimentar Mundial das Nações Unidas (PAM) é o Prémio Nobel da Paz de 2020. Somos a maior organização humanitária do mundo, salvando vidas em situações de emergência e usando a ajuda alimentar para construir um caminho para a paz, estabilidade e prosperidade das pessoas que recuperam de conflitos, catástrofes e do impacto das alterações climáticas.

O PAM NA GUINE-BISSAU:

O Programa Alimentar Mundial (PAM) realiza uma variedade de trabalhos na Guiné-Bissau, incluindo apoio à saúde e nutrição, alimentação escolar e desenvolvimento rural. Prestamos também assistência técnica ao Governo para ajudar o país a reduzir a subnutrição, aumentar o acesso à educação e melhorar o controlo da segurança alimentar.

OBJETIVO DO TRABALHO:

O Programa Alimentar Mundial é a maior agência humanitária do mundo, lutando contra a fome em todo o mundo. Estamos atualmente a procurar preencher uma posição de Assistente de Finanças na Unidade de Finanças do PAM. A posição será baseada em Bissau, Guiné-Bissau. Apoiar a prestação efectiva de serviços de apoio financeiro, orçamental e administrativo para facilitar a utilização transparente e eficiente dos recursos financeiros.

SUPERVISÃO

O titular do cargo trabalhará sob a supervisão geral do Oficial Nacional de Finanças e Administração e sob a supervisão direta do Associado de Finanças.

PRINCIPAIS RESPONSABILIDADES (não exaustivas e dentro da autoridade delegada):

1. Ajudar a prestar apoio processual e técnico ao pessoal nos domínios das finanças e do orçamento, a fim de garantir o cumprimento das políticas, regras e regulamentos financeiros do PAM.

2. Acompanhar as previsões de despesas mensais e apresentar relatórios de despesas para facilitar a tomada de decisões.

3. Acompanhar regularmente as contas bancárias de sub-aprovisionamento e as contas de pequena caixa, a fim de garantir a disponibilidade de fundos adequados e o seu desembolso correto.

4. Verificar os pedidos de indemnização dos fornecedores, os adiantamentos e outras contas a receber e observar os procedimentos de aquisição adequados, para garantir que os fornecedores sejam pagos atempadamente e em conformidade com as regras e regulamentos financeiros do PAM.

5. Prestar assistência na compilação de informações provenientes de várias fontes para a elaboração de relatórios relativos a orçamentos, contabilidade, finanças e estatísticas.

6. Recolher, formatar e validar as informações obtidas a partir de vários sistemas de informação financeira e chamar a atenção do supervisor para qualquer discrepância ou inexatidão, bem como dar seguimento às medidas corretivas.

7. Manter o registo em linha de todas as facturas e transferências de pagamentos e a documentação de registo, a fim de garantir que todos os documentos são mantidos e arquivados em conformidade com as normas e directrizes do PAM, através da utilização dos sistemas empresariais do PAM, tais como o ITS (Invoice tracking System) e o WINGS (SAP).

Controlar e registar todas as despesas em conformidade com o orçamento aprovado, a fim de garantir que são imputados os custos correctos e que os pagamentos a fornecedores externos, as subvenções em numerário e outras facturas de fornecedores são processados atempadamente.

9. Fornecer orientação e formação no local de trabalho a outro pessoal de apoio, a fim de garantir que os serviços são prestados de forma coerente e de acordo com as normas exigidas.

10. Registar o dinheiro depositado no banco, bem como os encargos bancários.

11. Executar tarefas contabilísticas relacionadas com o pessoal, tais como o acompanhamento da cobrança das facturas do pessoal, o registo e o controlo dos adiantamentos operacionais em numerário, o início de JV para serviços e o acompanhamento das cobranças, a gestão do registo do telefone privado e de outras contas pessoais do pessoal e a gestão das rubricas em aberto relacionadas com as contas a receber e a pagar do pessoal.

12. Executar qualquer outra tarefa relacionada com o seu domínio e outras áreas administrativas a pedido do seu supervisor.

OUTROS REQUISITOS DO POSTO:

1. Trabalho em equipa

2. Responsabilizar-se pela obtenção de resultados.

3. Abraçar a visão do PAM.

4. Profissionalismo.

5. Cumprimento dos controlos internos e das regras e regulamentos financeiros.

QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA NECESSÁRIAS:

Educação****:

Conclusão do ensino secundário. Diploma/Certificado de estudos superiores na área funcional em causa, é uma vantagem.

Experiência:

Ter pelo menos cinco (5) anos de experiência profissional em finanças e contabilidade: recolha e acompanhamento de dados financeiros sobre projetos e programas e avaliação da situação financeira.

Conhecimentos gerais e competências:

1. Conhecimentos das normas internacionais de contabilidade pública (IPSAS).

2. Conhecimentos de informática (Microsoft Word, PowerPoint).

3. Boas competências interpessoais (comunicação, escuta, inteligência emocional)

4. Conhecimentos de software de contabilidade, como o SAP, são uma vantagem adicional.

Línguas****:

Fluência (nível C) em português (idioma do país de trabalho)
Nível intermediário (nível B) de francês ou inglês

PORQUE TRABALHAR COM O PAM?

Esta é uma oportunidade para trabalhar numa posição interessante e desafiante numa equipa multicultural e interdisciplinar. Além disso, oferecemos:

Carreiras significativas e com impacto:

O nosso trabalho do dia-a-dia faz a diferença na vida das pessoas que servimos.

Aprendizagem e formação contínuas:

Fornecemos ferramentas de aprendizagem para que os nossos colaboradores desenvolvam continuamente a sua carreira.

Ambiente de trabalho multicultural e estimulante.

Encorajamos a diversidade cultural e de género para tornar a nossa equipa mais forte.

Junte-se a nós para fazer a diferença, veja este vídeo para saber mais sobre o PAM!

https://www.youtube.com/watch?v=RnaxfnNKdsM&t=7s

COMO CANDIDATAR-SE?

Envie a sua candidatura até ao dia 25 de Setembro.

Esta posição está disponível apenas para pessoas de nacionalidade guineense.

Somente candidatos qualificados e pré-selecionados serão contatados para testes relevantes.

Registe-se no site do PAM (http://www.wfp.org/careers/job -openings ) e depois, submeta a sua candidatura no mesmo site, anexando os seguintes documentos:

Carta de motivação assinada
Curriculum Vitae
Cópias autenticadas dos diplomas/certificados de formação
Cópia do Bilhete de Identidade

Promovemos a liderança das mulheres na nossa organização e pretendemos alcançar a paridade de género na nossa equipa. Candidatas qualificadas são encorajadas a candidatar-se.

O PAM tem tolerância zero para a discriminação e não discrimina com base na raça, sexo, cor, grupo étnico, idade, orientação sexual, outra afiliação, ou estado de HIV/SIDA.

Nenhum tipo de contrato será oferecido a membros do Comité Consultivo das Nações Unidas para as Questões Administrativas e Orçamentais (ACABQ), à Comissão da Função Pública Internacional (ICSC), ao Comité de Finanças da FAO, a Auditores Externos do PAM, ao Comité de Auditoria do PAM, à Unidade Conjunta de Inspeção (JIU) e a outros organismos similares no âmbito do sistema das Nações Unidas com responsabilidades de supervisão sobre o PAM, tanto durante o seu serviço como no prazo de três anos após a cessação desse serviço.

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Added 7 months ago - Updated 7 months ago - Source: wfp.org