Finance and Administration Officer

Har du tidigare erfarenhet av ekonomiarbete? Vill du bli en del av ett dynamiskt och internationellt team och utvecklas tillsammans med en växande organisation?

Om RESCUE

International Rescue Committee (RESCUE) grundades 1933 på initiativ av Albert Einstein och är en internationell humanitär organisation med verksamhet i över 50 länder i världen. Vårt uppdrag är att hjälpa människor som är drabbade av konflikter eller katastrofer att överleva, återhämta sig och bygga upp sina liv igen. I slutet av 2019 öppnade RESCUE ett kontor i Stockholm med målet att skapa engagemang och öka kunskapen om humanitära kriser, påverka den svenska politiken och samla in medel från allmänheten i Sverige. Vi är för närvarande 14 anställda på vårt kontor på Södermalm och har flera Face-to-Face insamlingsteam.

RESCUE Sverige befinner sig i en stark tillväxtfas, där stort fokus ligger på att samla in pengar. Vår administrativa ekonom ska vara föräldraledig och vi letar nu efter en kollega som kan bistå vår ekonomichef i arbetet med att säkra organisationens finansiella mål samt bistå Sverigekontoret med effektiva finansiella och administrativa processer.

Din roll

Du kommer att ansvara för alla vanligt förekommande arbetsuppgifter på en ekonomifunktion så som: leverantörsfakturor, kundreskontra, kontering av fakturor och övriga transaktioner, löpande bokföring, arkivering och scanning av underlag, avstämningar av balanskonton, uttag av rapporter, underlag för intäkter från insamling, betalningsfiler, utlandsbetalningar, skattedeklaration, reseräkningar och utlägg.

Du fungerar som råd och stöd till kollegor i administrativa och ekonomiska processer och ansvarar för administrativa och finansiella mallar och blanketter. Du kommer att ha inköpsansvar och hantera inventarier. I rollen ingår även diverse administrativa uppgifter så som tex styrelseadministration och hantering av betalkort.

Du rapporterar till Head of Finance and Administration i Sverige.

Vi söker dig som

- Har utbildning inom företagsekonomi och bokföring, eller motsvarande arbetslivserfarenhet - Har erfarenhet av ekonomisystem - Har datorvana, främst inom Office-paketet (MS Word och Excel) - Kan använda ekonomiskt fackspråk, i tal och skrift, både på både svenska och engelska.

För att vara framgångsrik i jobbet behöver du vara:

- serviceinriktad och relationsskapande - analytisk, för att kunna ta fram rimliga och kvalitetssäkrade rapporter och beslutsunderlag - självgående och ta egna initiativ till att utveckla rutiner och processer - vara noggrann och uppmärksam på detaljer

Det är meriterande om du har erfarenhet av ideell sektor.

Du hittar befattningsbeskrivningen på engelska nedan.

Intresserad?

Skicka in din ansökan via länken. Bifoga ditt CV och ett kort personligt brev där du motiverar varför du söker. Sista ansökningsdag är den 18 februari. Observera att vi kan komma att intervjua under hela processen så vänta inte med din ansökan.

Om du har specifika frågor om tjänsten kan du skicka ett mejl till: caroline.kahre@rescue.org

Tjänsten är ett vikariat på 1 år med placering i Stockholm och start den 1 april.

RESCUE värdesätter mångfald hos våra medarbetare och ser värdet av samarbete mellan individer som kommer från olika bakgrunder, kompetenser och perspektiv. Vi strävar efter att vara en mångkulturell organisation och arbetar aktivt med likabehandling, mångfald och att skapa en socialt hållbar organisation för alla våra medarbetare. RESCUE Sverige har kollektivavtal och alla anställda omfattas av kollektivavtalade försäkringar och pensioner. För att arbeta hos oss behöver du stå bakom RESCUEs arbete och värderingar.

Vi ser fram emot din ansökan!

#LI-MS1

Finance and Admin Officer – Job Description in English

Job Overview

We are looking for a colleague who will be a part of the finance team, and together with the Head of Finance and Administration, be a key player in delivering the organization’s objectives and providing support through efficient financial and administrative processes.

Position Reports to: Head of Finance and Administration in Sweden.

Key Accountabilities

Responsible for all manners of financial duties, such as:

- national and international payments, - transactions processing, - bookkeeping, - process and oversee supplier invoices, and staff expenses, - prepare monthly reconciliations, - provide management with monthly actual-to-budget expenditure reports, - handle purchasing orders and requests, - review accounts and balances to ensure accuracy, - maintain and ensure all supporting documents are available and filed according to best practices

Support function to colleagues:

- advise in financial and administrative processes - owner of financial templates and forms - essential part of the supply chain and handle inventory.

In the role there are also administrative responsibilities like administration of board meetings and other meetings, credit card compliance and other general administrative tasks.

PERSON SPECIFICATION

Formal education or training:

- Education within Business Administration, Finance, or equivalent working experience

Experience:

- Experience of working at a Finance department with all manners of financial duties - Experience of working with accounting software - Experience from non-profit organizations or NGO’s (meritorious)

Skills:

- Strong IT skills including Office (MS word and Excel) - Strong communication skills, in Swedish and English - Service minded - Able to build good working relationships - Analytic, to assure quality and accuracy of financial reports - Able to work independently - Ability to adapt and improve processes - Thorough and pay attention to details

Candidates must stand behind RESCUE's work and values. Candidates must have the right to work in Sweden.