Executive Assistant, GS5, Niamey, Niger

Contract

This is a G-5 contract. This kind of contract is known as General Service and related categories. It is normally only for nationals. It usually requires 5 years of experience, depending on education.

Salary

The salary for this job should be more than 1,338 USD.

Please keep in mind that the salary displayed here is an estimation by UN Talent based on the location and the type of contract. It may vary depending on the organization. The recruiter should be able to inform you about the exact salary range. In case the job description contains another salary information, please refer to this one.

UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et nous n'abandonnons jamais.

Pour chaque enfant, de l'espoir.

L’Unité Operations contribuent un rôle stratégique important dans le support et la mise en œuvre effective des différents projets et programmes de l’UNICEF Niger. Ainsi, c’est dans ce contexte que l’UNICEF cherche un(e) candidat(e) compètent (e) en tant qu’Exécutive Assistant pour étoffer l’équipe de l’Unité Operations.

Comment est-ce que vous pouvez faire une différence…

Sous la supervision du Représentant adjoint en charge des Opérations, l’Exécutive Assistant est responsables des communications, des supports des services administratifs et opérationnels afin d’améliorer le bon fonctionnement des activités journalières du superviseur. Il/elle représentera également le superviseur dans le lancement, le suivi et la résolution des problèmes liés aux demandes administratives.

Principales fonctions, responsabilités et attributions/tâches :

Support de Communication :

• Sous la directive du superviseur, assurer la gestion claire des correspondances entrante et sortante, les courriels, les appels téléphoniques.
• Assurer la conformité, l’exactitude des documents selon les procédures établies avant la soumission au niveau du superviseur ainsi que le suivi y affèrent.
• Prendre en charge la réception des correspondances, l’enregistrement et la transmission au niveau des sections/unités concernés.
• Fournir des réponses aux correspondances et conserver des copies pour classement et suivi.
• Communiquez des informations sensibles aux responsables de niveau supérieur.
• Fournir des informations de routine concernant le travail du bureau.
• Rédiger des réponses aux demandes d’information écrites sur les questions courantes.
• Coordonner les réponses aux demandes sensibles.
• Préparez des documents d'information pour les voyages ou réunions officiels.
• Assurer le suivi des délais établis et veiller à ce que le personnel soumette en temps opportun les rapports, la correspondance et d'autres documents.

Support Administrative :

• Maintenir le calendrier du superviseur et organiser les réunions
• Organiser les voyages officiels du superviseur
• Préparez la documentation pour la signature du superviseur en vérifiant l'exactitude des contenus, les formats, le style et la grammaire.
• Préparer et effectuer la mission de contrôles ponctuels (Spotchecks)
• Traduire certains documents en version Française vers version Anglaise et vice versa, rédiger les correspondances administratives en Anglais et en français tout en assurant le suivi
• Faire la numérisation (scan) des documents au besoin.

Support aux Operations :

• Fournir d’assistance relatives aux activités de renforcement de capacité et aux conférences en assurant l’organisation logistiques avec les facilitateurs, et les traiteurs.
• Organiser des réunions mensuelles du personnel des opérations et des réunions externes. Préparer des présentations sur PowerPoint, si nécessaire. Saisir les comptes rendus des réunions, et établir les rapports y afférents dans un délai d’un jour et de les soumettre auprès du superviseur pour approbation avant de le transmettre au niveau du personnel/unité concerné.
• Maintenir et mettre à jour un système de suivi de l’absence des personnels.
• Assurer la gestion des fournitures administratives et matériel de bureau et la mise a jour de l’inventaires des articles
• Créer, mettre à jour le profil des fournisseurs en soumettant les demandes auprès du GSSC ( Global Shared Services Center)
• Mettre a jour (ajouter/supprimer) le rôle du personnel dans le système IRC
• Effectuer/suivre les « Purhase Orders » dans le syteme Vision.
• Effectuer toute autre tâche à la demande du superviseur.

En tant que défenseur pour chaque enfant, vous devrez avoir…

• Un diplôme de fin d’études secondaires (Baccalauréat) de préférence complété par des formations techniques ou universitaires dans ce domaine.
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans les domaines Administrative ou clerc
• Une bonne capacité de rédaction ;
• Une parfaite maîtrise du Français et une bonne connaissance en Anglais ;
• Une bonne connaissance de l’outil informatique : logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint…) y compris l’Internet ;
• Une expérience de travail dans une organisation internationale et/ou au sein d’une agence du Système des Nations Unies serait un atout.

Pour chaque enfant, vous démontrez …

Les Valeurs Fondamentales de l’UNICEF (CRITA) en matière de :

• Bienveillance ;
• Respect ;
• Intégrité ;
• Confiance ;
• Responsabilité.

Les Compétences de Base :

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique ;
• Travailler de façon collaborative ;
• Établir et entretenir des partenariats ;
• Innover et épouser le changement ;
• Penser et agir de manière stratégique ;
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles ;
• Gérer l’ambiguïté et la complexité.

Les Compétences Fonctionnelles requises pour ce poste sont :

• Esprit d'Analyse ;
• Apprentissage et Recherche ;
• Planification et Organisation ;
• Suivi des Instructions et Procédures.

Voir les compétences sur le site UNICEF :

https://www.unicef.org/careers/media/1041/file/UNICEF%27s_Competency_Framework.pdf

Localisation et Durée du contrat :

Le contrat est d’une durée déterminée d’un (1) an renouvelable. Le/la candidat(e) recruté(e) sera basé(e) à UNICEF Niamey.

Rémunération :

Le poste est classé dans la catégorie des Agents des Services Généraux (GS) au grade GS5 de la grille de rémunération du Système des Nations Unies.

NB : UNICEF est engagé à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage fortement les candidatures féminines et masculines de toutes origines nationales, ethniques et religieuses, y compris les personnes vivant avec un handicap, de postuler.

UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.

Seuls(es) les candidats(es) présélectionnés(es) seront contactés.