Estagiário/Trainee de Administração

Contract

This is a Internship contract. It usually requires 0 years of experience, depending on education. More about Internship contracts.

Background Information - Job-specific

O UNOPS Brasil é responsável por gerenciar os riscos estratégicos e operacionais associados ao portfólio de projetos dos países, desenvolvendo e fornecendo serviços de baixo custo que contribuem para os resultados sustentáveis ​​dos parceiros e para os resultados de gestão do UNOPS.

No país, o UNOPS tem feito avanços significativos no desenvolvimento da área de serviços de consultoria em infraestrutura de saúde. Isso inclui contratos de gestão e prestação de serviços de consultoria para apoiar os governos nacionais e locais para enfrentar o desafio de como melhorar os investimentos em infraestrutura, considerando a redução de custos, a resiliência e a sustentabilidade.

O UNOPS Brasil atua como parte integrante da estrutura de gestão regional da América Latina e Caribe, e se reporta ao Hub Operacional da Argentina, que fornece orientação e direcionamento.

Sob a orientação e supervisão do Gerente de Projetos, o/a Trainee de Administração proporcionará apoio administrativo diário, assegurando alta qualidade de trabalho, com precisão e eficiência, assessorando a equipe do projeto para o desempenho de suas funções.

Functional Responsibilities

Dentre as principais atividades do/a Trainee de Administração, estão:

• Apoio logístico para missões oficiais:

  • Emitir passagens aéreas;
  • Reservar hotel;
  • Auxiliar na preparação da documentação de autorização de viagem (Travel Authorization);
  • Assegurar que a liberação de segurança seja feita antes da viagem (security clearance);
  • Solicitar pagamento de diárias e faturas de viagem;

• Apoio diário de agenda e comunicação:

  • Atender comunicações de parceiros e gerenciar o acesso à diretora;
  • Coordenar agenda de reuniões, missões oficiais e prazos regionais ou globais do UNOPS;

• Apoio na implementação e monitoramento de compras:

  • Contatar fornecedores;
  • Registrar/controlar as demandas de compras;
  • Apoiar nas providências para processo de compras;
  • Confirmar a entrega de bens e insumos adquiridos;
  • Pesquisar e preparar uma pequena bio sobre os insumos e bens, quando aplicável;

• Apoio na gestão de documentos e arquivos:

  • Arquivar documentos físicos e eletrônicos;
  • Esboçar e formatar cartas, documentos de aceite e documentos de de doação
  • Compilar documentação de suporte para realização de transações no oneUNOPS;

• Apoio na gestão financeira:

  • Auxiliar nas tarefas necessárias que englobam o fluxo de pagamento;
  • Verificar documentos exigidos para pagamentos enviados pelas equipes de projeto;

Além disso, poderá desempenhar qualquer outra função de apoio em Secretariado Executivo que lhe possa ser confiada pela sua supervisão direta.

Education/Experience/Language requirements

a. Formação

Serão aceitos/as candidatos/as que:

• Estejam cursando Bacharel em Administração (Pública ou Empresas) ou cursos de gestão a partir do 5º semestre; ou
• Tenham até 3 anos de formados, seja em grau de Bacharel ou Tecnólogo, em Administração (Pública ou Empresas) ou cursos de gestão (gestão de processos, gestão pública, gestão de RH, gestão comercial, etc.);

b. Experiência profissional

• Valoriza-se experiência prévia em estágios na área administrativa ou financeira;
• Exige-se nível avançado no uso de pacotes de software de escritório (MS Office), principalmente MS Word, MS Excel e MS Powerpoint ou aplicações do Google Suite (Docs, Sheets, Gmail, Slides, etc)
• Conhecimento prévio em compras públicas e/ou privadas será considerado um diferencial.

c. Idiomas - Fluência oral e escrita em português. - Nível intermediário de inglês ou espanhol é obrigatório.

Competencies POR

Integridade e Inclusão: Trata todos os indivíduos com respeito; responde de forma sensível às diferenças e encoraja outros a fazerem o mesmo. Segue as normas organizacionais e éticas. É plenamente confiável. É exemplo para os demais em termos de diversidade e inclusão. Liderança: Atua como um exemplo positivo contribuindo para o espírito de equipe. Colabora e apoia o desenvolvimento dos demais. Parcerias: Demonstra entendimento do impacto do seu papel em todos os parceiros e sempre coloca o beneficiário final em primeiro lugar. Estabelece e mantém fortes relações externas além de ser um parceiro competente para outros (se relevante). Orientação a Resultados: Estabelece de forma eficiente um curso de ação apropriado para si e/ou outros a fim de alcançar um objetivo. As ações levam à realização completa da tarefa com atenção à qualidade em todas as áreas. Enxerga oportunidades e toma a iniciativa de aproveitá-las. Entende que o uso responsável de recursos maximiza nosso impacto para os beneficiários. Agilidade: Aberto/a a mudanças e flexível em um ambiente dinâmico. Consegue adaptar sua abordagem de forma efetiva para responder a mudanças nas circunstâncias ou exigências. Reflete sobre experiências e modifica seu comportamento. O desempenho é consistente, mesmo sob pressão. Sempre busca a melhoria contínua. Foco em soluções: Avalia dados e cursos de ação para chegar a decisões lógicas e pragmáticas. Adota uma abordagem racional e sem vieses, com riscos calculados. Usa inovação e criatividade na solução de problemas.

Comunicação efetiva: Expressa ideias ou fatos de forma clara, concisa e aberta. Sua comunicação indica consideração pelos sentimentos e necessidades dos outros. Ouve ativamente e compartilha conhecimento proativamente. Lida efetivamente com conflitos ao superar diferenças de opinião e encontrar um meio termo.

Contract type, level and duration

Tipo de Contrato: Estágio (UNOPS Internship Program)

Nível do Contrato: N/A

Duração do Contrato: 12 meses, sem possibilidades de extensão.

Por favor, observe que:

- O estágio poderá durar por um período máximo de 12 meses. - O/A estagiário(a)/trainee deverá ter um seguro de saúde, por conta própria, durante todo o período do estágio. - Há possibilidade de horários flexíveis de trabalho. - O/A estagiário(a)/trainee receberá uma bolsa mensal do UNOPS desde que não receba bolsa ou salário de outra instituição. - Esta vaga não resultará em efetivação ou mudança para contrato regular com a equipe do UNOPS.

CRITÉRIO: É obrigatório ter nacionalidade brasileira ou visto de trabalho válido que não seja vinculado ao UNOPS

Additional Considerations

• Por favor, atente para o horário de fechamento da data limite para inscrição, que é meia-noite no fuso horário de Copenhagen, Dinamarca (19h no horário de Brasília)
• Inscrições recebidas após o prazo não serão consideradas.
• Apenas candidatos que forem selecionados para as entrevistas serão notificados.
• O/A candidato/a é responsável por seguir políticas de segurança, instruções administrativas, planos e procedimentos do Sistema de Gestão de Segurança das Nações Unidas e do UNOPS.

UNOPS tem um compromisso em alcançar diversidade de gênero, nacionalidade e cultura em suas equipes de trabalho. Mulheres qualificadas, afrodescendentes (pessoas autodeclaradas pretas e pardas) pessoas com deficiência, pessoas LGBTI+, pessoas indígenas, pessoas vivendo com HIV e pessoas migrantes ou refugiadas são fortemente encorajadas a se candidatar. Todas as candidaturas serão tratadas com a maior confidencialidade. Equilíbrio entre vida pessoal e profissional: UNOPS valoriza seus funcionários e reconhece a importância de equilibrar as demandas da vida profissional e pessoal. Temos uma política a este respeito e oferecemos vários arranjos de trabalho flexível. Esta política se aplica a pessoal UNOPS com todo e qualquer tipo de contrato. É política do UNOPS conduzir verificação de antecedentes para todos os candidatos com potencial de contratação. O resultado desta verificação é fator condicionante para a contratação.

Background Information - UNOPS

O Escritório das Nações Unidas para Serviços de Projetos (UNOPS) é o recurso central para o sistema das Nações Unidas em aquisições e gerenciamento de contratos, bem como em obras civis e desenvolvimento de infraestrutura física. Concentra suas atividades nas áreas de seu mandato estabelecidas pela Assembléia Geral e seu Conselho Executivo, ao mesmo tempo em que colabora com outras agências, fundos e programas das Nações Unidas em projetos conjuntos.

O UNOPS apóia os governos locais e nacionais para maximizar a eficiência do investimento público, promover a transparência, combater a corrupção e adaptar a cada país as melhores práticas disponíveis em todo o mundo para fortalecer as capacidades nacionais nas áreas de compras, infraestrutura pública e gerenciamento de projetos.

Com mais de 11.000 funcionários espalhados por 80 países, o UNOPS oferece a seus parceiros o conhecimento logístico, técnico e de gerenciamento de que precisam, onde precisam. Ao implementar cerca de 1.000 projetos para nossos parceiros a qualquer momento, o UNOPS faz contribuições significativas para os resultados no campo, geralmente nos ambientes mais desafiadores.

Na América Latina e no Caribe, o UNOPS adapta sua abordagem ao contexto local, oferecendo uma ampla gama de soluções estratégicas para melhorar os esforços dos países membros na consecução das prioridades da Agenda 2030. Além de suas atividades regulares, trabalha para preservar e valorizar a agenda. riqueza de recursos naturais, culturais e humanos e reduzir as desigualdades como desigualdade.