Especialista Asociado/a de Programa

Volunteering Communications & PR Admin

Overview

Support the UN Volunteers Programme in organization and management of volunteers.

You have:

• 3 years of general experience with a minimum of 1 year in program management support or related fields.
• Strong customer service orientation and willingness to serve.
• Excellent interpersonal skills; cultural sensitivity and social awareness; ability to work inclusively and collaboratively with a variety of stakeholders.
• Experience using computers and office software packages (Ms Word, Excel, etc.) and web-based management systems.
• Attention to detail and professionalism in producing and editing documents.
• Ability to work effectively and professionally in a challenging environment; ability to work effectively in a multicultural team of national and international staff.
• Strong knowledge of IT including advanced use of various Microsoft Office applications and internet/email; familiarity with database management and office technology.
• Self-motivated, ability to work with minimal supervision; ability to work under tight deadlines.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

El programa de Voluntarios de las Naciones Unidas (VNU) es la organización de la ONU que promueve el voluntariado para apoyar la paz y el desarrollo en todo el mundo. El voluntariado puede transformar el ritmo y la naturaleza del desarrollo y beneficia tanto a la sociedad en general como al voluntario individual. El programa VNU contribuye a la paz y el desarrollo abogando por el voluntariado a nivel mundial, alentando a los socios a integrar el voluntariado en los programas de desarrollo y movilizando a los voluntarios.

El objetivo principal del programa VNU es la creación de oportunidades para la movilización y colocación de Voluntarios de las Naciones Unidas en agencias, fondos y programas de las Naciones Unidas centrados en la paz, el desarrollo y las necesidades humanitarias. Esta tarea central se gestiona a través de las Oficinas Regionales que cuentan con Unidades de Campo que representan y posicionan al programa en los respectivos países, acercando los servicios y soluciones a sus socios de gobiernos, entidades de la ONU, sociedad civil y sector privado.

En países sin Unidades de Campo es posible contar con un(a) Coordinador(a) de país que facilita la representación de los VNU y al mismo tiempo es posible contar con un Voluntario ONU para apoyar acciones de gestión de voluntarios y tareas administrativas para la planificación estratégica efectiva, soporte operativo a los voluntarios, y el apoyo a la promoción y posicionamiento de los intereses del programa VNU en el país, en línea con el Marco Estratégico del programa VNU.

En el marco de la autoridad delegada y bajo la supervisión del Coordinador País o su representante designado, el o la Voluntaria de la ONU llevará a cabo las siguientes tareas:

MOVILIZACIÓN Y GESTIÓN DE VOLUNTARIOS DE LA ONU

• Colaborar con agencias fondos y programas (AFPs) del sistema de las Naciones Unidas en la preparación de perfiles para el lanzamiento de convocatorias. • Dar soporte administrativo y logístico a los procesos de reclutamiento. • Brindar soporte en la comunicación con los voluntarios durante su ciclo de asignación. • Proporcionar orientación y asesoramiento a las AFPs sobre las condiciones de servicio (COS), procedimientos de reclutamientos, entre otros. • Colaborar con sesiones de inducción y sesiones de fortalecimiento de capacidades dirigido a los voluntarios ONU, así como fortalecer el conocimiento y entendimiento sobre el concepto de voluntariado y las COS. • Desarrollar y mantener actualizada la base de datos de los voluntarios ONU. • Apoyar a el/la Coordinador/a País del Programa VNU en asegurar el buen manejo y monitoreo de las asignaciones, así como los presupuestos de la oficina. • Asistir el acompañamiento dado por Volunteer Service Center (VSC) en la gestión de los voluntarios.

PROMOCIÓN, CONSTRUCCIÓN DE ASOCIACIONES E INTEGRACIÓN DE PROGRAMAS UNV

• Colaborar en la planificación estratégica del programa UNV. • En coordinación con el/la Coordinador/a País, implementar la estrategia de posicionamiento del Programa UNV entre las organizaciones del sistema UN, sociedad civil, instituciones gubernamentales y no gubernamentales. • Contribuir en la preparación de la estrategia de marketing y comunicaciones, actividades y productos de comunicación de la Field Unit para generar visibilidad de los diferentes proyectos en los que UNV tiene participación, asegurando la óptima difusión para los diferentes públicos meta (nacional, regional y local) • Generar y/o supervisar la realización de materiales comunicacionales (infografías, audiovisuales, folletos, trípticos, videos, notas de prensa, artículos, entrevistas, etc.) para los proyectos del programa UNV. • Organizar eventos y talleres en el marco de las actividades del programa UNV. • Contribuir en el diseño de la estrategia de gestión de conocimiento. (Documentación y comunicación de las experiencias de los UNV y equipo gestor del programa.) • Consolidar bases de datos de entidades clave para potenciar el banco de talentos nacional, de acuerdo los perfiles requeridos según contexto, tales como universidades, institutos de educación superior, colegios profesionales, organizaciones de voluntariado, organizaciones civiles, entre otros.

TAREAS ADMINISTRATIVAS

• Preparar los documentos necesarios y actuar de enlace con los Hiring Manager de las entidades anfitrionas, así como con la oficina Regional para Latinoamérica y el Caribe para recibir autorizaciones con respecto a extensiones y rescisiones de contratos, excepciones y otras autorizaciones en relación con las asignaciones de voluntarios; • Garantizar que todos los archivos y registros de los voluntarios de las Naciones Unidas estén completos, actualizados y cargados en el sistema, manteniendo la confidencialidad; para que se procesen los pagos o entitlements respectivos; • Apoyar el/la Coordinador/a País en la preparación de los documentos necesarios para los viajes de misión. • Brindar apoyo administrativo y logístico para el desarrollo de las acciones de la Field Unit, incluyendo la relación y coordinación con proveedores. • Preparar los documentos necesarios para presentar las solicitudes de pagos de reembolsos y pago a proveedores.

COMUNICACIONES

• Soporte en la comunicación en elaboración, promoción y difusión de la información sobre el Programa de Voluntarios ONU en Perú al público en general y a las audiencias especificas identificadas en las áreas de mayor demanda de parte de los socios del Programa de Voluntarios ONU, incluyendo información a través de las redes sociales. • Mantener activas y con contenido alineado a las prioridades corporativas las diferentes redes sociales en las cuales participa Voluntarios ONU en Perú, de acuerdo a la planificación aprobada. • Diseño artístico/gráfico y edición de materiales impresos y digitales como: reportes, infografías, banners, brochures, promocionales, folletos, boletines informativos, artes para redes sociales y páginas web, entre otros,

RESULTADOS ESPERADOS

Como un miembro activo del equipo de Programa Voluntarios de las Naciones Unidas, se prestará un apoyo eficiente, oportuno, atento, amigable con el cliente y de calidad a Programa Voluntarios de las Naciones Unidas y sus beneficiarios en el cumplimiento de sus funciones, incluyendo:

• Apoyo efectivo y eficiente en el Ciclo de Gestión de Voluntarios en cooperación con VSC (recopilación de fuentes de talento, incorporación inicial, seguimiento del estado contractual, arreglos logísticos, evacuaciones médicas y de seguridad si corresponde, trámites de fin de asignación) y uso efectivo del sistema UVP • Suministro oportuno de información y datos relacionados con la gestión de voluntarios, los activos de la oficina de campo del programa VNU, las finanzas/adquisiciones y los insumos administrativos necesarios por el programa VNU. • Consolidación de bases de datos relevantes para el Programa. • Apoyo eficaz y eficiente a la operación de la Oficina de Terreno de Voluntarios ONU en Perú • Los/as voluntarios/as nacionales han recibido su inducción de manera oportuna. • Las agencias tienen un punto de contacto que les ofrece soporte rápido y efectivo. • Oportunamente se han creado tramites de notificación a DSS, Adquisiciones y otras partes del proceso de movilización. • La perspectiva de edad, género y diversidad se aplica de forma sistemática, integrada y documentada en todas las actividades a lo largo de la asignación • Un balance final sobre los logros alcanzado a través del voluntariado para el desarrollo durante la asignación, como la presentación de informes sobre el número de voluntarios movilizados, las actividades en las que han participado y las capacidades desarrolladas

• Profesionalismo • Integridad • Trabajo en equipo y respeto por la diversidad • Compromiso con el aprendizaje continuo • Planificación y organización • Comunicación • Flexibilidad • Compromiso genuino hacia los principios del voluntariado

•3 años de experiencia en general con un mínimo de 1 año de experiencia en soporte de gestión de programas o afines. •Fuerte orientación al cliente y voluntad de servicio. •Excelentes aptitudes interpersonales; sensibilidad cultural y social; capacidad de trabajar de manera inclusiva y colaborativa con una variedad de interesados, incluyendo miembros de la comunidad de base, organizaciones religiosas y juveniles, y autoridades en distintos niveles; familiaridad con herramientas y abordajes de la comunicación para el desarrollo; •Experiencia en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (Ms Word, Excel, etc.) y experiencia en el manejo de sistemas de gestión basados en web. •Precisión y profesionalismo en la producción y edición de documentos; •Capacidad de trabajar y adaptarse de manera profesional y efectiva en un ambiente desafiante; capacidad de trabajar efectivamente en un equipo multicultural de personal nacional e internacional; •Conocimientos informáticos sólidos, incluyendo manejo avanzado de varias aplicaciones de Microsoft Office (Excel, Word, etc.) así como email/internet; familiaridad con gestión de bases de datos y equipamiento tecnológico de oficina; •Motivación por iniciativa propia, capacidad de trabajar con mínima supervisión; capacidad de trabajar con plazos ajustados; •Conciencia acerca de cuestiones de seguridad; •Afinidad o interés en el voluntariado como un mecanismo para el desarrollo sostenible y el Sistema de Naciones Unidas.

A pesar de las preocupaciones de seguridad que se mencionan a continuación y la actual situación de salud, Lima es un lugar de destino familiar "A" que cuenta con buenos servicios médicos. • Además de COVID-19, el tercer conjunto de vacunas es obligatorio, no se requieren otras vacunas para ingresar al país; sin embargo, es importante verificar si el itinerario del titular incluye áreas endémicas de malaria, dengue o fiebre amarilla para tomar medidas de prevención precautorias. • Los delitos más frecuentes denunciados a nivel nacional son los asaltos violentos en las calles ocurridos de noche, los robos con extorsión en hoteles, restaurantes y centros comerciales. • Los accidentes de tránsito se han convertido en un problema de salud pública a nivel nacional debido a la negligencia en la conducción, la baja seguridad vial, así como a factores climáticos. • Se recomienda encarecidamente evitar el uso de cajeros automáticos o servicios bancarios sin las precauciones básicas y, en su caso, el uso de tarjetas de crédito y débito, que nunca deben perderse de vista, para evitar posibles fraudes por clonación. Además, evite retirar grandes cantidades de efectivo, use cheques de caja tanto como sea posible o transacciones electrónicas. • Perú es un país altamente expuesto a desastres naturales ya que es sísmico con varios casos de terremotos y temblores devastadores; por lo tanto, se espera la posibilidad de sismos en cualquier momento.

Como se trata de una asignación de Voluntario de la ONU nacional, el Voluntario de la ONU será responsable de procurarse su propia vivienda y otros esenciales para la subsistencia. Los Voluntarios de la ONU Nacionales son parte del plan de seguro contra daños causados de manera intencional.

DERECHOS Y BENEFICIOS DE EL/LA VOLUNTARIO(A) DE LAS NACIONES UNIDAS

El beneficio clave de ser un Voluntario de las Naciones Unidas es la satisfacción personal que la asignación de voluntario le brinda al tener un impacto positivo en la paz y el desarrollo. Sin embargo, el programa VNU lo apoya durante su asignación de varias maneras. El programa VNU proporcionará:

• Un subsidio mensual de vida para voluntarios (Volunteer Living Allowance - VLA) de S/. 5.009,42/mes para cubrir los costos de alojamiento, vivienda y gastos de vivienda regulares. • Un subsidio de salida equivalente a S/. 417.41 por cada mes de servicio y será entregado al mes siguiente de finalizada la asignación. • Un subsidio de ingreso equivalente a USD 400 (en soles) durante el primer mes de asignación. • Se incluye seguro de salud (incluyendo dental) hasta para tres dependientes (pareja e hijos), seguro de vida y discapacidad permanente, así como un subsidio de reasentamiento al finalizar satisfactoriamente el servicio. • Licencia anual (vacaciones), Licencia médica y Licencia parental (maternidad o paternidad, si corresponde) • Cursos de aprendizaje electrónico disponibles en la plataforma online de Voluntarios ONU • Se otorga reembolso de hasta $ 400 dólares estadounidenses (sumado entre ida y vuelta) con respecto a los costos nacionales de viaje al lugar de destino.

IMPORTANTE: Los Voluntarios de las Naciones Unidas prestan servicio en tiempo completo, por lo tanto no deben tener ningún vínculo laboral con otra entidad

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Added 10 months ago - Updated 10 months ago - Source: unv.org