Deputy Director Finance

Finance & Economy

Job Description

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The incumbent will be required to transit to and from Haiti. Candidates that, for any reason, are not able to travel to and from Haiti may not be eligible for this role.

The IRC worked in Haiti from 2010 through 2016, initially launching an emergency response to the earthquake and later delivering child protection, water and sanitation, health, women’s protection and empowerment, and economic recovery programs in Port-au-Prince and beyond. Even with the closure of its country office in 2016, the IRC has continued to provide operational, technical, and financial support to a small number of Haitian NGO partners, including in response to the 2021 earthquake. Haiti was identified as one of 20 countries at greatest risk of a major new—or significantly worsened—humanitarian crisis over the year ahead in IRC’s 2023 and 2024 Emergency Watchlist given its political instability, gang violence, rising food insecurity, disease outbreaks, and climate shocks that could drive rapid escalation of the humanitarian crisis. In early 2023, IRC re-opened its Haiti operations and scaled up its emergency response with a fully partner-led response in Port-au-Prince and surrounding communities. The focus has been on neighborhoods highly affected by gang violence as well as limited access to healthcare and services for survivors of violence and/or cholera hotspot issues. IRC is also engaging with partners in the Artibonite and Ouest Departments to service unmet needs in those areas.

The IRC Emergency Humanitarian Access Unit (EHAU) led the initial emergency responses and support establishing a country program that can be fully transitioned under the Latin American (LATAM) region.

Scope of work

As a key member of the Senior Management Team (SMT), the Deputy Director Finance (DDF) provides financial leadership and management necessary to ensure that the Country Program has the appropriate financial infrastructure and systems in place to support the strategic vision and mission of the organization.

They will play an active role in the formulation of strategic and operational plans for the country programs, taking ownership of ensuring and monitoring the delivery of financial plans through detailed financial analysis. The DDF holds overall responsibility for establishing policies and leading the financial and accounting aspects of the Country Program. The focus will be on implementing financial management policies, practices, and systems that align with local laws, US regulations, and donor requirements, while also facilitating the efficient execution of the country programs. They will collaborate closely with the Deputy Directors of Programs and Operations to ensure acceptable levels of performance of cross departmental business policies and procedures and collectively troubleshoot and develop solutions.

They will act as the principal finance business partner to the SMT and Country Director (CD), Regional staff as well as conforming to IRCs financial control environment and CFO standards and objectives.

Based in Port -au-Prince, the DDF will have dual reporting to the Country Director and the Regional Finance Director, including straight-line accountability to the Global Chief Finance Officer.

Overall responsibilities

Financial Controllership:

• Ensures that all policies and procedures follow IRC and funding source policies, procedures, and requirements.

• Establishes in-country finance policies, systems, and procedures, and directs their implementation.

• Closely monitors all financial activities, and keeps the Country Director advised of all situations which have the potential for a negative impact on internal controls or financial performance.

• Ensures monthly balance sheet reconciliations are completed on a timely basis and the final reconciliations and trial balances are reviewed with the Country Director.

• Provides country management and program staff with monthly budget-versus-actual expenditure reports and analysis for all grants and unrestricted funds.

• Manages the finance department activities and schedules to meet the financial reporting requirements and deadlines specified by headquarters and donors.

• Identifies requirements for and develops reporting formats to aid in the management of country operations and grant expenditures.

• Directs the preparation of and approves all donor financial reports in respect to accounting, legal and contractual requirements and ensures the review of such reports by the Country Director and Regional Controller prior to submission.

• Develops, schedules, and performs or supervises the completion of country internal control audits, and initiates actions necessary to correct internal control weaknesses.

• Facilitates and co-ordinates external, internal, donor or government audits

• Oversees the protection of the country’s assets (cash, inventory, NEP (Non Expendable Property)) through the enforcement of internal control policies and procedures.

• Maintains current knowledge of local government requirements related to financial matters and ensures compliance with tax regulations and other legal requirements.

• Principal liaison with IRC HQ on all finance, accounting, grant budget management, and cash management matters.

Treasury

• Supervises all country office bank relations and bank account activities including negotiation of fees, interest, and currency exchange rates.

• In compliance with IRC policy establishes country policies regarding cash holding limits, cash movements and foreign currency holdings.

• Oversees the timely preparation, review and approval of all monthly bank account and cash reconciliations.

• Establishes country policies on advance payments, credit terms, and use of bank payment instruments.

• Designs, implements, and monitors systems, procedures and reporting necessary to maintain on current basis accurate forecasts of cash requirements for meeting future spending, including commitments entered and which obligate IRC to future spending.

• Supervises the preparation of Cash Transfer Requests to New York and ensures that appropriate balances are maintained to facilitate grant implementation.

• Ensures the development and implementation of a plan to minimize the country’s foreign exchange exposure to currency gains and losses.

• Supervises the collection of contractual and other receivables.

Reporting, Budgets, and Forecasting:

• Oversees the preparation and revision of grant proposal budgets.

• Assists in the preparation and maintenance of the country’s Operating Budget; including preparation of budget guidelines to assist program managers in formulating budgets.

• In compliance with donor requirements and IRC policy develops the “Shared Program Costs” and “Overhead Costs” budget and recommends a methodology for allocation to grant budgets.

• Prepares the annual and monthly cash budgets based on approved funding.

• Presents and facilitates the review of budget vs Actual expenditures with the Country Director and program managers.

• Ensures preparation of and approval of all donors’ financial reports in respect to accounting, legal and contractual requirements prior to submission.

Training & Staff Management

• Establishes a finance department roles and responsibilities matrix; outlines relevant job descriptions; recruits and maintains adequate numbers of qualified staff to perform finance functions for the country program.

• Ensures comprehensive and constructive performance reviews are completed on a timely basis and facilitates discussion of performance and career options with all country finance staff.

• Develops and implements a training program for the country’s international and national finance staff to ensure staff development and minimize IRC’s exposure when staffs are absent or department. Maintains current job descriptions for all positions within the finance group.

• Oversees training and technical support to country program, logistics and administrative staff for skills improvement in the areas of accounting, reporting and internal control.

Key working relationships

Internal

• Reports to the Country Director

• Supervises the finance team

External

• Communicates with the Regional Controller

• Represents the country office with Banking Managers, local government staff (taxation and regulation related) and External Auditors.

Requirements

Education:

• Bachelor’s degree in accounting, Business Administration, Commerce or Finance with a recognized professional certificate in accounting such as CPA/ACCA, and/or a master’s degree in accounting.

Experience:

• Minimum three years of managerial experience in the financial area of a non-profit organization or five years of managerial experience in finance in an international commercial organization.

• Extensive experience in working with computerized accounting systems, standard spreadsheet, and database programs.

Skills and Abilities:

• Good written and verbal skills in French and English language.

• Comfortable in being a proactive member of the top-management team. Must seek to identify and communicate potential problems and propose solutions to the appropriate level of management.

• Able to function effectively in a complex work environment and to set appropriate priorities and deal effectively with numerous simultaneous requirements

• Ability to carry out responsibilities independently with minimal technical support.

• Good communication skills that function across a diversity of cultures.

• Good at role of facilitator and team player in solving problems.

• Committed to staff training and development.

Working Environment: IRC’s office in Port-au-Prince with local travel to partner project sites as security and access permit.

L'IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d'abord une réponse d'urgence au tremblement de terre, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l'enfance, d'eau et d'assainissement, de santé, de protection et d'autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l'IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d'ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021. Haïti a été identifié comme l'un des 20 pays les plus à risque d'une nouvelle crise humanitaire majeure - ou d'une aggravation significative - au cours de l'année à venir dans la liste de surveillance des urgences 2023 et 2024 de l'IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l'augmentation de l'insécurité alimentaire, des épidémies et des chocs climatiques qui pourraient conduire à une escalade rapide de la crise humanitaire. Au début de l'année 2023, l'IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié sa réponse d'urgence avec une intervention entièrement menée par des partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L'accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs ainsi que sur l'accès limité aux soins de santé et aux services pour les survivants de la violence et/ou les points chauds du choléra. L'IRC s'engage également avec des partenaires dans les départements de l'Artibonite et de l'Ouest pour répondre aux besoins non satisfaits dans ces zones.

L'unité d'accès humanitaire d'urgence (EHAU) de l'IRC a mené les premières interventions d'urgence et a soutenu la mise en place d'un programme national qui peut être entièrement transféré à la région d'Amérique latine (LATAM).

Description du poste

En tant que membre clé de l'équipe de direction (SMT), le.a directeur/trice adjoint des finances (DDF) assure le leadership et la gestion financière nécessaires pour garantir que le programme national dispose de l'infrastructure et des systèmes financiers appropriés pour soutenir la vision stratégique et la mission de l'organisation.

Il/elle joue un rôle actif dans la formulation des plans stratégiques et opérationnels pour les programmes nationaux, en prenant en charge la garantie et le suivi de la réalisation des plans financiers par le biais d'une analyse financière détaillée. Le.a DDF a la responsabilité générale d'établir des politiques et de diriger les aspects financiers et comptables du programme national. L'accent sera mis sur la mise en œuvre de politiques, de pratiques et de systèmes de gestion financière conformes aux lois locales, aux réglementations américaines et aux exigences des donateurs, tout en facilitant l'exécution efficace des programmes nationaux. Il/elle collaborera étroitement avec les directeurs adjoints des programmes et des opérations afin de garantir des niveaux acceptables de performance des politiques et procédures commerciales interdépartementales et de résoudre collectivement les problèmes et d'élaborer des solutions.

Il/elle agira en tant que principal partenaire financier du SMT, du directeur national et du personnel régional, tout en se conformant à l'environnement de contrôle financier de l'IRC ainsi qu'aux normes et objectifs du directeur financier.

Basé à Port-au-Prince, le/a DDF rendra compte à la fois au directeur national et au directeur régional des finances, ainsi qu'au directeur général des finances.

Responsabilites

Contrôle financier :

• Veiller à ce que toutes les politiques et procédures soient conformes aux politiques, procédures et exigences de l'IRC et des sources de financement.

• Etablir les politiques, les systèmes et les procédures financières du pays et dirige leur mise en œuvre.

• Surveiller étroitement toutes les activités financières et informe le directeur national de toutes les situations susceptibles d'avoir un impact négatif sur les contrôles internes ou les résultats financiers.

• Veiller à ce que les rapprochements de bilans mensuels soient effectués en temps utile et que les rapprochements finaux et les balances de vérification soient examinés avec le directeur national.

• Fournir à la direction nationale et au personnel du programme des rapports et des analyses mensuels sur les dépenses budgétaires par rapport aux dépenses réelles pour toutes les subventions et tous les fonds non affectés.

• Gérer les activités et les calendriers du département financier afin de respecter les exigences et les délais en matière de rapports financiers spécifiés par le siège et les donateurs.

• Identifier les besoins et développer des formats de rapport pour faciliter la gestion des opérations nationales et des dépenses liées aux subventions.

• Diriger la préparation et l'approbation de tous les rapports financiers des donateurs en ce qui concerne les exigences comptables, juridiques et contractuelles et veiller à ce que ces rapports soient examinés par le directeur national et le contrôleur régional avant d'être soumis.

• Élaborer, programmer et réaliser ou superviser la réalisation d'audits de contrôle interne au niveau national et prendre les mesures nécessaires pour remédier aux faiblesses du contrôle interne.

• Faciliter et coordonner les audits externes, internes, des donateurs ou des gouvernements.

• Superviser la protection des actifs du pays (liquidités, stocks, biens non consommables) en appliquant les politiques et procédures de contrôle interne.

• Maintenir une connaissance actualisée des exigences du gouvernement local en matière financière et veiller au respect de la réglementation fiscale et des autres exigences légales.

• Liaison principale avec le siège de l'IRC pour toutes les questions relatives aux finances, à la comptabilité, à la gestion du budget des subventions et à la gestion de la trésorerie.

Trésorerie

• Supervise toutes les relations bancaires du bureau national et les activités liées aux comptes bancaires, y compris la négociation des frais, des intérêts et des taux de change.

• Conformément à la politique de l'IRC, il/elle établit les politiques nationales concernant les limites de détention de liquidités, les mouvements de liquidités et les avoirs en devises.

• Supervise la préparation, l'examen et l'approbation en temps utile de tous les rapprochements mensuels des comptes bancaires et de la trésorerie.

• Établir des politiques nationales en matière d'avances, de conditions de crédit et d'utilisation des instruments de paiement bancaire.

• Conçoit, met en œuvre et surveille les systèmes, les procédures et les rapports nécessaires pour maintenir sur une base courante des prévisions précises des besoins de trésorerie pour faire face aux dépenses futures, y compris les engagements pris et qui obligent l'IRC à des dépenses futures.

• Il/elle supervise la préparation des demandes de transfert de fonds à New York et veille à ce que les soldes appropriés soient maintenus pour faciliter la mise en œuvre des subventions.

• Veiller à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un plan visant à minimiser l'exposition du pays aux gains et pertes de change.

• Supervise le recouvrement des créances contractuelles et autres.

Rapports, budgets et prévisions :

• Superviser la préparation et la révision des budgets des propositions de subventions.

• Contribuer à la préparation et à la mise à jour du budget de fonctionnement du pays, y compris la préparation de lignes directrices budgétaires pour aider les gestionnaires de programmes à formuler des budgets.

• Conformément aux exigences des donateurs et à la politique de l'IRC, il/elle élabore le budget des "coûts de programme partagés" et des "frais généraux" et recommande une méthode d'affectation aux budgets des subventions.

• Préparer les budgets de trésorerie annuels et mensuels sur la base du financement approuvé.

• Présenter et faciliter l'examen du budget par rapport aux dépenses réelles avec le directeur national et les gestionnaires de programme.

• Veiller à la préparation et à l'approbation de tous les rapports financiers des donateurs en ce qui concerne les exigences comptables, juridiques et contractuelles avant leur soumission.

Formation et gestion du personnel

• Établir une matrice des rôles et des responsabilités du département financier ; définir les descriptions de poste pertinentes ; recruter et maintenir un nombre adéquat de personnel qualifié pour assurer les fonctions financières du programme national.

• Veiller à ce que des évaluations complètes et constructives des performances soient effectuées en temps utile et faciliter la discussion des performances et des options de carrière avec l'ensemble du personnel financier du pays.

• Élaborer et mettre en œuvre un programme de formation pour le personnel financier international et national du pays afin d'assurer le développement du personnel et de minimiser l'exposition de l'IRC en cas d'absence du personnel ou du service. Tenir à jour les descriptions de poste pour tous les postes au sein du groupe financier.

• Supervise la formation et le soutien technique au programme national, à la logistique et au personnel administratif afin d'améliorer les compétences dans les domaines de la comptabilité, de l'établissement de rapports et du contrôle interne.

Relations de travail essentielles

Interne

• Rend compte au directeur national

• Supervise l'équipe financière

Externe

• Communique avec le contrôleur régional

• Représente le bureau national auprès des directeurs de banque, du personnel de l'administration locale (fiscalité et réglementation) et des auditeurs externes.

Exigences du poste :

Formation :

• Licence en comptabilité, en administration des affaires, en commerce ou en finance avec un certificat professionnel reconnu en comptabilité tel que CPA/ACCA, et/ou une maîtrise en comptabilité.

Expérience :

• Au moins trois ans d'expérience de gestion dans le domaine financier d'une organisation à but non lucratif ou cinq ans d'expérience de gestion dans le domaine financier au sein d'une organisation commerciale internationale.

• Expérience approfondie de l'utilisation de systèmes comptables informatisés, de tableurs standard et de programmes de base de données.

Compétences et aptitudes :

• Bonnes compétences écrites et orales en français et en anglais.

• Vous êtes à l'aise en tant que membre proactif de l'équipe d'encadrement supérieur. Il/elle doit s'efforcer d'identifier et de communiquer les problèmes potentiels et de proposer des solutions au niveau approprié de la direction.

• Capacité à fonctionner efficacement dans un environnement de travail complexe, à fixer des priorités appropriées et à gérer efficacement de nombreuses exigences simultanées.

• Capacité à assumer des responsabilités de manière indépendante avec un soutien technique minimal.

• Bonnes aptitudes à la communication dans une diversité de cultures.

• Capacité à jouer le rôle de facilitateur et d'équipier dans la résolution des problèmes.

• Engagement en faveur de la formation et du développement du personnel.

Environnement de travail : Bureau de l'IRC à Port-au-Prince avec des déplacements locaux sur les sites des projets des partenaires si la sécurité et l'accès le permettent.

#Li-5

Qualifications

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Added 1 month ago - Updated 16 hours ago - Source: rescue.org