Country Pharmacist

Medical & Health

Job Description

The IRC worked in Haiti from 2010 through 2016, initially launching an emergency response to the earthquake and later delivering child protection, water & sanitation, health, women’s protection and empowerment, and economic recovery programs in Port-au-Prince and beyond. Even with the closure of its country office in 2016, the IRC has continued to provide operational, technical, and financial support to a small number of Haitian NGO partners, including in response to the 2021 earthquake. Haiti was identified as one of 20 countries at greatest risk of a major new—or significantly worsened—humanitarian crisis over the year ahead in IRC’s 2023 and 2024 Emergency Watchlist given its political instability, gang violence, rising food insecurity, disease outbreaks, & climate shocks that could drive rapid escalation of the humanitarian crisis. In early 2023, IRC re-opened its Haiti operations and scaled up its emergency response with a fully partner-led response in Port-au-Prince and surrounding communities. The focus has been on neighborhoods highly affected by gang violence & limited access to healthcare and services for survivors of violence and/or cholera hotspot issues. IRC is also engaging with partners in the Artibonite and Ouest Departments to service unmet needs in those areas.

The IRC Emergency Humanitarian Access Unit (EHAU) led the initial emergency responses and support establishing a country program that can be fully transitioned under the Latin American (LATAM) region.

Job overview/summary: As the technical lead on pharma management, the country pharmacist shall be responsible for quality assurance of all pharmaceutical products in the Haiti country program and act as the bridge between Supply Chain, partner health technical staff and the Health Unit. They will participate in the definition of strategies for medicines and medical products supply chain management, distribution and use of medical products and donations in the Haiti program in line with the local health department’s recommendations and policies whilst ensuring national regulations are followed. This position is the link with external actors/partners concerning pharmaceutical issues.

Key responsibilities

Pharmaceuticals and Supplies Management • Oversee the medical drugs & supplies quantification and ensures that all procured items are in the CP Essential Drug List. Ensure drug consumption data is collected at health facilities and mobile clinic sites, aggregated, analyzed and used for forecasting needs of the program. • Monitor the availability of medical products to avoid stock-outs and financial losses generated by expired items; Collaborate with the Haiti Health Coordinator and health program partners to define stock security levels in supported mobile clinics and health facilities. • In close collaboration with the Warehouse officer(s), develop stock levels alert (based on an average monthly consumption AMC and morbidity data); gather stock indicators, analyze them and discuss with to the Health Coordinator / Supply Chain coordinator to avoid stock-outs & the financial losses of expired items. • Provide input for international and local orders: draw up the first draft of orders with the Health Coordinator, review parameters involved in replenishing stock, finalize orders based on consumption & future needs arising from the developments in program locations • Participate in defining strategies for supply, management, distribution and use of medical products in line with IRC’s recommendations and policies; under the supervision of the Health Coordinator and in collaboration with IRC’s Supply Chain Coordinator, partner Health & Supply Chain Managers, support development/use of new pharmaceutical stock management systems and software; • Participate in implementing the pharmaceutical supply chain standard operating procedures; • Apply Good Distribution Practices (GDPs) for pharmaceutical products at storage level, & Good Dispensing Practices in end user units. These include: o Documentation verification: o Conduct systematic checks of all medical goods purchased locally and for direct shipments, & control their details correspond to the requested specifications & the received documentation (Certificate of Analyses) o Check conformity of the received goods with the PO (Purchase Order) & the PL (Packing List) (strength, origin, manufacturer, batch number) o Transportation & storage: o Ensure transportation of medical goods (including any dangerous goods and cold chain) is done in an appropriate manner & following national regulations. o Conduct GDP self-assessment for the central warehouses with the assistance of GSC Pharma QA Manager, and follows up on Corrective Action Preventive Action (CAPA) implementation. o Handle cold chain products according to the recommendations of the manufacturer. o Ensure that cold chain equipment is working properly & that daily temperature monitoring of cold chain items is in place. o Report to GSC Pharma QA Manager any cold chain breach (fills the cold chain breech report), who will advise on releasing the products o Ensure that appropriate storage conditions are in place for medicines (including dangerous goods products) and advise any need for improvements o Ensure controlled drugs are managed according to national regulation o Ensure stock rotation according to FIFO (First In First Out) and FEFO (First Expiry First Out) o Support in conducting monthly & annual physical stock counts o Quality assurance of commodities: o Ensure with the support of HQ that all offered donations by any partner or others are in compliance with IRC Quality Assurance Policy and IRC Donations SOP o Follow-up any claim reports from the field concerning quality (IRC Complaint Form) with the GSC Pharma QA Manager & maintain a file with all claims o Investigate & put in quarantine any medical product that has been identified as suspect - meaning that it may be counterfeit, unapproved, or potentially dangerous o Disposal & returns: o Ensure disposal of health care products is done according with national regulations/or IRC Waste Disposal SOP, and that a disposal file is maintained o Handle with the support of GSC Pharma QA Manager, any claim or batch recall according to WHO GDP guidelines (IRC batch recall SOP) o Ensure full traceability of the medical products journey through all the stakeholders in the supply chain and is responsible for batch recall o Organize return or exchange of rejected goods with the SCC • Manage medical stock data and indicators, analyze and interpret performance to support the necessary programmatic decisions or course corrections in collaboration with Health and Supply Chain staff (consumption, stock levels, stock-outs, pre-stock-outs, over-stocking, donations, expired products, disposal, etc.); • Provide support to procurement and supplier management, this includes: o In coordination with the GSC Pharma QA Manager, maintain, update and file the CP Pharma Database (list of validated suppliers) o Provide the purchasing team with a list of validated suppliers approved and validated by the GSC Pharma QA Manager (ensures that all local purchases are done via prequalified suppliers) o Ensure that all requested items by the health team are compliant with the Haiti program Essential Drug List, & flag any discrepancy. If non-standard items are requested, asks the Health Coordinator to get the green-light from HQ before proceeding with the order o Coordinate with the GSC Pharma QA Manager, to perform market assessment for preselection of products and suppliers and organizes visits of suppliers • Supervise the store release, distribution, and transfer of all stock to the required field site locations;

Technical Support and Capacity Building • Provide support supervision to the pharmacy technicians and dispensers at health program sites to ensure proper management and reporting of medical drugs and supplies, and ensure a quality-assurance system is incorporated into the health facilities & medical stores • Provide technical guidance to the pharmacy officers in all aspects of drug supply management - continuously assess the staff needs, identify gaps and adapt plans/activities to respond to these gaps. • Provide continuous Pharma training for Supply Chain and Health technical staff on the IRC Pharma SOP’s and GDPs

Equitable Partnerships • Champion a culture of effective and respectful partnerships. Promote partner-led programming in line with IRC’s “why not partner?” and “partner as equals” approach. • Ensure that partnership considerations are incorporated into pharmaceutical components of all proposals and that local partners are actively engaged response design and program delivery. • Actively contribute to the relevant sections of Partner Capacity Analysis (PCA) and the subsequent development of partner support plans. • Manage the implementation of action items in the pharmaceutical management sections of partner support plans. • Lead and/or support collaborative project and budget design with partners. • Work collaboratively with partners to ensure that project budgets reflect fair market value. • Review and provide feedback on partner technical tools, reports, and data as required. Collaborate with partners on recommended adaptations or process improvements. • Actively participate in the Partnership Working Group (PWG)

Key working relationships: Position Directly Reports to: Haiti Health Coordinator (dotted line to Supply Chain Coordinator) Technical Referent: Health Unit Pharmacy Advisors/GSC Senior Manager, Pharmaceutical Quality Assurance Other Internal Contacts: Senior Health Managers, Supply Chain and Warehouse Managers, Health Officers, clinical teams as relevant Other External Contacts: Other local NGO & INGOs including technical staff from Health Partners in Haiti

Qualifications: • Education: Pharmacy degree or equivalent in pharmacy from a recognized institution with an additional training in supply chain management

• Work Experience: 4-5 years’ experience in managing Humanitarian health commodities preferably those with an experience in handling large volumes of health commodities in the humanitarian setup.

Demonstrated Skills and Competencies: • Demonstrated success as a humanitarian health commodity manager. • Good collaborator and influencer with effective interpersonal and analytical skills of working seamlessly across cultures, organizational units. • Broad knowledge and experience in supply chain planning, forecasting & quantification of health commodities. • Excellent in computer MS-Excel, Word & PowerPoint. • Good analytical and negotiation skills • Excellent skills in conducting warehouse self-assessment & generation of CAPAs • Work effectively in a highly matrixed structure

Language Skills: Fluency in French is required. Proficiency in English is an advantage.

Working Environment: IRC’s office in Port-au-Prince with local travel to partner project sites as security and access permit. --- L'IRC a travaillé en Haïti de 2010 à 2016, lançant d'abord une réponse d'urgence au tremblement de terre, puis mettant en œuvre des programmes de protection de l'enfance, d'eau et d'assainissement, de santé, de protection et d'autonomisation des femmes, et de redressement économique à Port-au-Prince et au-delà. Depuis la fermeture de son bureau national en 2016, l'IRC a continué à fournir un soutien opérationnel, technique et financier à un petit nombre d'ONG haïtiennes partenaires, notamment en réponse au tremblement de terre de 2021. Haïti a été identifié comme l'un des 20 pays les plus à risque d'une nouvelle crise humanitaire majeure - ou d'une aggravation significative - au cours de l'année à venir dans la liste de surveillance des urgences 2023 et 2024 de l'IRC, en raison de son instabilité politique, de la violence des gangs, de l'augmentation de l'insécurité alimentaire, des épidémies et des chocs climatiques qui pourraient conduire à une escalade rapide de la crise humanitaire. Au début de l'année 2023, l'IRC a rouvert ses opérations en Haïti et a intensifié sa réponse d'urgence avec une intervention entièrement menée par des partenaires à Port-au-Prince et dans les communautés environnantes. L'accent a été mis sur les quartiers fortement touchés par la violence des gangs ainsi que sur l'accès limité aux soins de santé et aux services pour les survivants de la violence et/ou les points chauds du choléra. L'IRC s'engage également avec des partenaires dans les départements de l'Artibonite et de l'Ouest pour répondre aux besoins non satisfaits dans ces zones.

L'unité d'accès humanitaire d'urgence (EHAU) de l'IRC a mené les premières interventions d'urgence et a soutenu la mise en place d'un programme national qui peut être entièrement transféré à la région d'Amérique latine (LATAM).

Description du poste

En tant que responsable technique de la gestion des produits pharmaceutiques, le.la pharmacien/ne national.e sera chargé.e de l'assurance qualité de tous les produits pharmaceutiques dans le cadre du programme national haïtien et fera également le lien entre la chaîne d'approvisionnement, le personnel technique des partenaires et l'unité de santé. Il/elle participera à la définition des stratégies de gestion de la chaîne d'approvisionnement des médicaments et des produits médicaux, à la distribution et à l'utilisation des produits médicaux et des dons dans le cadre du programme en Haïti, conformément aux recommandations du département local de la santé et des politiques tout en veillant au respect des réglementations nationales. Ce poste est le lien avec les acteurs/partenaires externes pour les questions pharmaceutiques.

Principales responsabilites Gestion des produits pharmaceutiques et des fournitures • Superviser la quantification des médicaments et des fournitures médicales et s'assurer que tous les articles achetés figurent sur la liste des médicaments essentiels de la CP. Il/elle s'assurera que les données relatives à la consommation de médicaments sont collectées dans les établissements de santé et les sites de cliniques mobiles, agrégées, analysées et utilisées pour prévoir les besoins du programme. • Surveiller la disponibilité des produits médicaux pour éviter les ruptures de stock et les pertes financières générées par les articles périmés ; collaborer avec le coordinateur de la santé en Haïti et les partenaires du programme de santé pour définir les niveaux de sécurité des stocks dans les cliniques mobiles et les établissements de santé soutenus. • En étroite collaboration avec le(s) responsable(s) de l'entrepôt, développer des alertes sur les niveaux de stock (basées sur une consommation mensuelle moyenne AMC et les données de morbidité); rassembler les indicateurs de stock, les analyser et en discuter avec le coordinateur de la chaîne d'approvisionnement afin d'éviter les ruptures de stock et les pertes financières générées par les articles périmés. • Contribuer aux commandes internationales et locales: établir le premier projet de commandes avec le coordinateur santé, revoir les paramètres impliqués dans le réapprovisionnement des stocks, finaliser les commandes en fonction de la consommation et des besoins futurs découlant de l'évolution des sites du programme. • Participer à la définition des stratégies d'approvisionnement, de gestion, de distribution et d'utilisation des produits médicaux conformément aux recommandations et politiques de l'IRC ; sous la supervision du coordinateur santé et en collaboration avec le coordinateur de la chaîne d'approvisionnement de l'IRC, les partenaires et les gestionnaires de la chaîne d'approvisionnement, soutenir le développement/l'utilisation de nouveaux systèmes et logiciels de gestion des stocks pharmaceutiques ; • Participer à la mise en œuvre des procédures opérationnelles standard de la chaîne d'approvisionnement pharmaceutique; • Appliquer les bonnes pratiques de distribution (BPD) pour les produits pharmaceutiques au niveau du stockage, et les bonnes pratiques de dispensation dans les unités d'utilisateurs finaux. Il s'agit notamment de o La vérification de la documentation: o Effectuer des contrôles systématiques de tous les produits médicaux achetés localement et pour des expéditions directes, et contrôler que leurs détails correspondent aux spécifications demandées et à la documentation reçue (certificat d'analyse). o Vérifier la conformité des marchandises reçues avec le bon de commande et la liste de colisage (résistance, origine, fabricant, numéro de lot). o Transport et stockage: o S'assurer que le transport des produits médicaux (y compris les produits dangereux et la chaîne du froid) est effectué de manière appropriée et conformément aux réglementations nationales. o Effectuer une auto-évaluation (GDP) pour les entrepôts centraux avec l'aide du responsable AQ de GSC Pharma, et assurer le suivi de la mise en œuvre des actions correctives et préventives (CAPA). o Manipuler les produits de la chaîne du froid conformément aux recommandations du fabricant. o S'assurer que l'équipement de la chaîne du froid fonctionne correctement et qu'un contrôle quotidien de la température des articles de la chaîne du froid est en place. o Signaler au responsable QA de GSC Pharma toute rupture de la chaîne du froid (remplir le rapport de rupture de la chaîne du froid), qui donnera son avis sur la libération des produits. o S'assurer que des conditions de stockage appropriées sont en place pour les médicaments (y compris les produits dangereux) et signaler tout besoin d'amélioration. o S'assurer que les médicaments contrôlés sont gérés conformément à la réglementation nationale. o Assurer la rotation des stocks selon la méthode FIFO (First In First Out) et FEFO (First Expiry First Out). o Contribuer à la réalisation des inventaires physiques mensuels et annuels. o Assurer la qualité des produits: o S'assurer, avec le soutien du siège, que tous les dons offerts par un partenaire ou d'autres personnes sont conformes à la politique d'assurance qualité de l'IRC et aux procédures opérationnelles normalisées de l'IRC en matière de dons. o Assurer le suivi de tout rapport de réclamation du terrain concernant la qualité (formulaire de réclamation de l'IRC) avec le responsable de l'assurance qualité de GSC Pharma et conserver un dossier avec toutes les réclamations. o Enquêter et mettre en quarantaine tout produit médical identifié comme suspect - ce qui signifie qu'il peut être contrefait, non approuvé ou potentiellement dangereux.

o Élimination et retours: o Veiller à ce que l'élimination des produits de santé soit effectuée conformément aux réglementations nationales et/ou aux procédures opérationnelles normalisées de l'IRC en matière d'élimination des déchets, et à ce qu'un dossier d'élimination soit tenu à jour. o Traiter, avec le soutien du responsable Qualité de GSC Pharma, toute réclamation ou tout rappel de lot conformément aux directives GDP de l'OMS (IRC batch recall SOP). o Assurer la traçabilité complète du parcours des produits médicaux à travers toutes les parties prenantes de la chaîne d'approvisionnement et est responsable du rappel des lots. o Organiser le retour ou l'échange des produits rejetés avec le SCC. • Gérer les données et les indicateurs relatifs aux stocks médicaux, analyser et interpréter les performances afin de soutenir les décisions programmatiques nécessaires ou les corrections de trajectoire en collaboration avec le personnel de la santé et de la chaîne d'approvisionnement (consommation, niveaux de stock, ruptures de stock, pré-stockage, surstockage, dons, produits périmés, mise au rebut, etc ;) • Fournir un soutien à la gestion des achats et des fournisseurs, ce qui inclut: o En coordination avec le GSC Pharma Quality Manager, maintenir, mettre à jour et classer la base de données CP Pharma (liste des fournisseurs validés). o Fournir à l'équipe chargée des achats une liste de fournisseurs validés et approuvés par le responsable de l'assurance qualité de GSC Pharma (s'assurer que tous les achats locaux sont effectués par l'intermédiaire de fournisseurs préqualifiés). o S'assurer que tous les articles demandés par l'équipe de santé sont conformes à la liste des médicaments essentiels du programme haïtien, et signaler toute anomalie. Si des articles non standard sont demandés, demander au coordinateur santé d'obtenir le feu vert du siège avant de procéder à la commande. o En coordination avec le GSC Pharma Quality Manager, effectuer une évaluation du marché pour la présélection des produits et des fournisseurs et organiser des visites de fournisseurs. • Superviser la sortie du magasin, la distribution et le transfert de tous les stocks vers les sites de terrain requis

Soutien technique et renforcement des capacités • Superviser les techniciens en pharmacie et les distributeurs sur les sites des programmes de santé afin de garantir une gestion et un rapport corrects des médicaments et des fournitures médicales, et veiller à ce qu'un système d'assurance qualité soit incorporé dans les établissements de santé et les réserves médicales. • Fournir des conseils techniques aux responsables de la pharmacie dans tous les aspects de la gestion de l'approvisionnement en médicaments - évaluer en permanence les besoins en personnel, identifier les lacunes et adapter les plans/activités pour répondre à ces lacunes. • Assurer la formation continue du personnel technique de la chaîne d'approvisionnement et de la santé en matière de produits pharmaceutiques sur les procédures opératoires normalisées et les principes directeurs de l'IRC en matière de produits pharmaceutiques.

Partenariats équitables • Promouvoir une culture de partenariats efficaces et respectueux. Promouvoir des programmes menés par des partenaires, conformément à l'approche de l'IRC "pourquoi pas un partenariat?" et "partenaires sur un pied d'égalité". • Veiller à ce que les considérations relatives aux partenariats soient intégrées dans les composantes pharmaceutiques de toutes les propositions et à ce que les partenaires locaux participent activement à la conception des réponses et à la mise en œuvre des programmes. • Contribuer activement aux sections pertinentes de l'analyse des capacités des partenaires (ACP) et à l'élaboration ultérieure de plans de soutien aux partenaires. • Gérer la mise en œuvre des actions prévues dans les sections relatives à la gestion des produits pharmaceutiques des plans de soutien aux partenaires. • Diriger et/ou soutenir la conception de projets et de budgets en collaboration avec les partenaires. • Travailler en collaboration avec les partenaires pour s'assurer que les budgets des projets reflètent la juste valeur marchande. • Examiner les outils techniques, les rapports et les données des partenaires et fournir un retour d'information à leur sujet, le cas échéant. Collaborer avec les partenaires pour recommander des adaptations ou des améliorations de processus. • Participer activement au groupe de travail sur les partenariats (PWG).

Les principales relations de travail: • Poste Directement rattaché au Coordinateur Santé Haïti (en liaison avec le Coordinateur de la Chaîne d'Approvisionnement) • Référent technique: Conseillers en pharmacie de l'unité de santé/GSC Senior Manager, Pharmaceutical Quality Assurance • Autres contacts internes: Cadres supérieurs de la santé, responsables de la chaîne d'approvisionnement et de l'entrepôt, responsables de la santé, équipes cliniques le cas échéant • Autres contacts externes: Autres ONG locales et OING, y compris le personnel technique de Health Partners en Haïti.

Qualifications:

Formation: Diplôme de pharmacie ou équivalent en pharmacie d'une institution reconnue avec une formation supplémentaire en gestion de la chaîne d'approvisionnement

Expérience professionnelle: 4 à 5 ans d'expérience dans la gestion de produits de santé humanitaires, de préférence avec une expérience dans la gestion de gros volumes de produits de santé dans de contextes humanitaires.

Aptitudes et compétences démontrées : • Réussite avérée en tant que gestionnaire de produits de santé humanitaires. • Bon collaborateur et influenceur avec des compétences interpersonnelles et analytiques efficaces pour travailler de manière transparente avec des cultures et des unités organisationnelles différentes. • Vaste connaissance et expérience dans la planification de la chaîne d'approvisionnement, des prévisions et de la quantification des produits de santé. • Excellente maîtrise des logiciels MS-Excel, Word et PowerPoint. • Bonne capacité d'analyse et de négociation. • Excellentes compétences en matière d'auto-évaluation de l'entrepôt et de génération de CAPAs. • Capacité à travailler efficacement dans une structure fortement matricielle.

Compétences linguistiques: Maitrise du français est requise.Maitrise de l’anglais est un avantage.

Environnement de travail : Bureau de l'IRC à Port-au-Prince avec des déplacements locaux sur les sites des projets des partenaires si la sécurité et l'accès le permettent.

Qualifications

Apply now

Added 21 days ago - Updated 1 hour ago - Source: rescue.org