Coordinador de finanzas Ecuador/Peru

Job Description

Este rol está abierto solo para empleados actuales del IRC

Alcances/descripción del puesto

Bajo la supervisión directa del Director Adjunto de Finanzas (DDF), el Coordinador de Finanzas será responsable de la Dirección financiera operativa para los programas del IRC Perú y Ecuador. Desempeñará el nivel de liderazgo financiero en el departamento de finanzas. El titular del puesto supervisará y guiará técnicamente al equipo de finanzas de Perú y Ecuador para garantizar la calidad de la revisión financiera, garantizar el cumplimiento financiero de los programas, la política y los procedimientos financieros del IRC, los donantes bancarios y el Gobierno. Coordinar tareas conjuntas del departamento de finanzas con múltiples departamentos de IRC para garantizar un apoyo financiero adecuado a la respuesta.

Líneas de reporte

Esta posición reporta a: Director de país

A esta posición le reporta(n): Gerente de finanzas y Asistente de finanzas

Principales responsabilidades

Control financiero

• Garantizar el cumplimiento de los requisitos y procedimientos de los donantes, los procedimientos de IRC se adhieren a las operaciones financieras del IRC; que todos los registros financieros y las cuentas se compilan a tiempo, con precisión y en línea con las normas internacionales de contabilidad y los reglamentos de los donantes.

• Llevar a cabo una revisión continua de los sistemas de información y bases de datos existentes para mantener un nivel adecuado de controles internos, de acuerdo con las políticas y procedimientos de los donantes.

• Mantener informado a las diferentes áreas respecto de la ejecución programática en los diferentes espacios

• Llevar a cabo comprobaciones periódicas del cumplimiento de los pagos anticipados de los socios, la liquidación y la documentación financiera, de acuerdo con los presupuestos de cada proyecto, y los sub-acuerdos con los socios y los respectivos cronogramas, de modo que se puedan anticipar posibles riesgos y orientar las acciones de mitigación de estos

• Garantizar la presentación de la documentación financiera adecuada, y la facilitación de la auditoría interna y externa y gestionar la información requerida de soporte para las auditorías.

• Brindar apoyo a los gerentes de finanzas, en aspectos relacionados del área

• Velar por el cumplimiento y presentación de los informes de los socios, de acuerdo con los procedimientos internos y del donante.

Informes y análisis financieros

• Seguimiento a los registros contables mensuales/trimestrales según el programa, el presupuesto operativo frente a los gastos reales, el informe mensual de gestión financiera (FM01).

• Analizar los informes de balance mensuales/trimestrales y asesorar a las oficinas respectivas para conciliar las partidas del balance y realizar los ajustes necesarios

• Garantizar que los informes financieros y las transacciones proporcionadas por los socios sean de forma oportuna, y proporcionar información a los socios según sea necesario.

• Establecer un cronograma, para formar y desarrollar la capacidad del equipo financiero que realizar seguimiento a los informes financieros y gestión de los socios para garantizar que se mantiene un buen nivel de gestión financiera.

• Elaborar los documentos e informes financieros necesarios para su presentación en forma y plazo según lo especificado por la sede en N.Y y los donantes.

• Supervisar de cerca los indicadores mensuales, los objetivos frente a los logros reales y asesorar al DDF para que haga las sugerencias oportunas.

• Producción de informes de gestión de alta calidad con análisis de tendencias financieras para la estabilidad de la financiación en el programa del país.

• Programar visitas periódicas de seguimiento a los socios e informes de visitas de seguimiento orientados a la acción con el apoyo del DDF

• Otras tareas asignadas por el supervisor que estén relacionadas con el objeto contractual y que permitan el desarrollo de los programas del IRC.

Planeación financiera

• Revisar los presupuestos de las propuestas de las subvenciones preparadas por las/os oficiales financieros y presentadas por los gerentes financieros, validando su viabilidad y proponiendo reajustes antes de presentar al DDF para su revisión y aprobación.

• Garantizar una cobertura adecuada de los costes de funcionamiento de la oficina (costos compartidos del programa) y de los costos directos e indirectos de acuerdo con el presupuesto operativo.

• Analizar mensualmente los informes de gastos bien sea por líneas presupuestales o sectores, e informar a las áreas (Grants, programas y partnerthips) y a todo el personal pertinente. Los análisis deben incluir comentarios sobre las cuestiones que se desprenden del informe, tales como hallazgos de subejecución o sobre ejecución.

• Ser la persona de contacto para cargar y actualizar el presupuesto y otra información en los sistemas en línea, tales como Integra, velando porque la adecuada información sea registrada periódicamente.

• Asegurar la creación de nuevas subvenciones en las diferentes bases de datos y sus respectivos códigos.

• Velar por la adecuada información en las bases de datos financieros como Integra sea consistente para el procesamiento de los informes generales, incluyendo la revisión previa al cierre de fin de mes y los informes internos periódicos y externos a donantes.

• Preparar los informes financieros mensuales, trimestrales y o según las normas de los donantes del país, asegurándose de que estén completos, sean precisos y se produzcan a tiempo para garantizar una adecuada revisión, aprobación y presentación a la unidad de subvenciones

• Responsable de preparar y actualizar el presupuesto operativo de la oficina y de actualizar los anexos de este trimestralmente.

• Gestión financiera, seguimiento de las subvenciones y proporcionar capacitación al personal de las ONG asociadas y a la organización local.

• Responsable de la formación del personal financiero y no financiero y representará a las finanzas durante la incorporación del nuevo personal (orientación del personal).

Gestión de equipos y desarrollo de capacidades

• El titular del puesto supervisará directamente al equipo de finanzas.

• Se encargará de la formación del personal financiero y no financiero y representará a las finanzas durante la incorporación del nuevo personal (orientación del personal).

Principales retos/dificultades de este puesto:

• Necesidad de trabajar con múltiples departamentos, coordinación técnica, socios con mandato diverso y capacidad variada, al tiempo que se atienden múltiples demandas en poco tiempo

• Necesidad de conciliar el SPCA (Share Program Cost Allocation) con las respectivas subvenciones según el método de asignación del CA (Cost Allocation) antes del proceso de cierre de fin de mes.

• Necesidad de trabajar con múltiples partes interesadas (es decir, bancos, socios, consultores) que pueden tener diferencias en sus respectivos sistemas financieros

• Equilibrar múltiples prioridades en un entorno de trabajo rápido y muy exigente.

• Coordinación y comunicación fluida con un equipo multicultural y multisectorial de personal nacional e internacional con sede en múltiples lugares.

Responsabilidades en seguridad y salud en el trabajo:

• Conocer y tener clara la política de Seguridad y Salud en el Trabajo.

• Procurar el cuidado integral de su salud.

• Suministrar información clara, completa y veraz sobre su estado de salud.

• Cumplir las normas de seguridad e higiene propias de la empresa.

• Participar en la prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la organización.

• Informar las condiciones de riesgo detectadas al jefe inmediato.

• Reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente.

Calificaciones o Requisitos

• Economista, administrador de empresas, contador o carreras afines.

• Mínimo 7 años de experiencia en áreas relacionadas con finanzas, planeación, presupuesto y / o rendición de cuentas.

• Mínimo 3 años de Trabajo previo en ONGs internacionales, preferiblemente en el campo de ayuda humanitaria en áreas financieras

• De 2 a 3 años de experiencia en supervisión de equipos financieros

• Experiencia en manejo de distintas fuentes de cooperación locales e internacionales

• Buen manejo de bases de datos, sistemas integrados de información financiera, Excel avanzado.

• Nivel avanzado de inglés

• Posibilidad de viajar dentro del país y a los lugares de operación de IRC.

• Buenas habilidades de comunicación oral y escrita.

• Experiencia en respuesta a requerimientos de donantes.

Qualifications