La Encuesta Global del Personal de UNICEF y tres pequeñas encuestas internas de oficinas de país realizadas en 2020 plantearon el problema de la carga de trabajo que experimenta personal en la oficina de UNICEF en Costa Rica. Se crearon tres grupos de trabajo para analizar los resultados de las encuestas y proponer acciones de mejora. Uno de los grupos de trabajo propuso la acción de mapear las funciones del personal y las tareas relacionadas para evaluar la carga de trabajo del personal quien trabaja en al área de programas en la categoría de servicios generales (GS) en UNICEF Costa Rica (4 puestos en total). Esta acción se incluyó en el plan de acción de bienestar del personal de oficina para este año.

En las encuestas al personal, los funcionarios de UNICEF Costa Rica que trabajan en la categoría de servicios generales (SG) indicaron que dedican demasiado tiempo a tareas administrativas y que les resulta difícil conciliar el trabajo y la vida. También observaron una serie de redundancias en los procesos de trabajo. Otro personal del programa también expresó preocupaciones similares. Para abordar estas necesidades, el mapeo de las funciones del personal y su carga de trabajo es necesario para diseñar una estrategia para equilibrar eficazmente la carga de trabajo, distribuirla de manera uniforme y eliminar las duplicaciones.

La oficina de UNICEF en Costa Rica se compromete a abordar las preocupaciones del personal con respecto a la gestión de la carga de trabajo para garantizar que se elimine la duplicación de trabajo y que la carga de trabajo se comparta de manera uniforme. Si es necesario, se considerará la posibilidad de contratar recursos adicionales.

Este proceso requiere contratar a una persona consultora dedicada y especializada con experiencia relevante para completar la tarea. Por lo tanto, la oficina de UNICEF en Costa Rica está buscando a un/a consultor/a individual para investigar el problema y ayudar al equipo a abordar los desafíos de manera participativa.

Objetivo general de esta consultoría

Bajo la supervisión directa de la Oficial de Operaciones con el apoyo del Gerente de Programas y la Asociación de Personal, apoyar a la Representación de Costa Rica para mapear y analizar funciones clave, responsabilidades y tareas relacionados del personal de programas de categoría GS (4 puestos en total); identificar procesos menos eficientes, posibles duplicaciones y proponer recomendaciones para simplificaciones y una distribución óptima y justa de tareas entre el personal.

Actividades Específicas

Analizar las descripciones de puestos de cada miembro del personal y hacer un mapa de las tareas con las funciones/responsabilidades clave. La Oficial de Operaciones proporcionará a la persona consultora las descripciones de funciones.
Analizar la lista real de tareas realizadas por cada miembro del personal.
Analizar los procedimientos operativos estándar (POE) existentes para identificar funciones/responsabilidades/tareas que se esperan de los diferentes miembros del personal. Los POE serán compartidos con la persona consultora por la Oficial de Operaciones.
Mantener las conversaciones sobre las funciones de trabajo y el uso del tiempo con cada miembro del personal para evaluar la carga de trabajo de los diferentes funcionarios y para identificar procesos menos eficientes que se pueden simplificar o mejorar. Una reunión por persona, máximo 2 horas de duración. Las reuniones pueden realizarse de forma virtual, presencial o una combinación de ambas.
Mantener reunión con la Representante, Oficial de Operaciones, Recursos Humanos y la Presidenta de la Asociación de Personal para presentar los hallazgos preliminares y revisar las políticas internas para buscar soluciones.
Presentar los hallazgos y posibles soluciones al CMT (Comité de Gestión).
Presentar el informe final con la propuesta de cómo reorganizar el trabajo para disminuir la carga laboral con soluciones claras propuestas.

Entregables

Producto esperado

Contenido y requisitos

Indicador de logro

Fecha de entrega

Porcentaje de pago

1. Nota conceptual de un máximo de 3 páginas que describe cómo la persona consultora realizará las funciones previstas.

Debe de incluir la metodología a utilizar, plan de trabajo, herramientas específicas a utilizar y cronograma.

Nota conceptual presentada y validada por la Oficial de Operaciones.

4 días hábiles después de la firma del contrato

20%

2. Informe preliminar.

Debe de incluir el análisis y mapeo de las tareas y responsabilidades de los 4 miembros del personal de programas de la categoría de servicios generales, también el análisis de las posibles soluciones sobre cómo equilibrar la carga de trabajo, qué tipo de procesos necesitan ser revisados o simplificados, cualquier otra observación.

Este informe debe ser revisado junto con la Oficial de Operaciones, Representante, RR.HH. y Presidenta de Asociación de Personal para validar los resultados. Los comentarios recibidos sobre las políticas internas durante esta sesión deben incluirse en la preparación del informe final.

10 días hábiles después de la entrega de producto 1

40%

3. Informe final.

Debe de incluir el análisis y mapeo de las tareas y responsabilidades de los 4 miembros del personal de programas de la categoría de servicios generales, también la propuesta clara de cómo reorganizar el trabajo para disminuir la carga laboral y cómo compartir la carga de trabajo de manera equitativa. Los comentarios y observaciones recibidos de la reunión donde se compartieron los resultados preliminares deben incorporarse al informe final.

Informe final debe ser presentado y validado por el comité de CMT. La propuesta de cómo reorganizar el trabajo para disminuir la carga laboral debe ser clara y realizable.

7 días hábiles después de la entrega de producto 2

40%

Los pagos se realizarán una vez que se hayan completado satisfactoriamente los entregables mencionados anteriormente.

Competencias deseadas, formación técnica y experiencia

Educación: Título universitario superior (una maestría) relevante para el área de trabajo.

Experiencia, conocimientos y habilidades relevantes:

Al menos 4 años de experiencia en diseño organizacional, planificación de la fuerza laborar, consultorías empresariales.
Experiencia previa de trabajo con UNICEF y el conocimiento de las políticas, normas, reglamentos, procesos y sistema de negocios de UNICEF (deseable).
Excelente comunicación en español, así como habilidades de facilitación.

Condiciones

El/la candidata/a seleccionado/a se regirá y estará sujeto/a a los Términos y Condiciones Generales de UNICEF para contratos individuales.

Entrenamientos requeridos

Los/las consultores, incluso aquellos/as que trabajan de forma remota, deben completar los siguientes cursos en línea antes de la firma del contrato. Todos los certificados deben presentarse como parte del contrato.

Los/las consultores deben completar el siguiente curso antes de comenzar cualquier viaje en nombre de UNICEF.

- Entrenamiento de seguridad BSAFE

Cómo aplicar

Solamente serán consideradas válidas las ofertas recibidas por medio de la plataforma de empleos de UNICEF que incluyan los siguientes documentos:

Hoja de vida
Propuesta técnica de no más de 3 páginas
Propuesta financiera: proporcionar una tarifa con todo incluido requerida para realizar esta tarea

Las solicitudes enviadas sin una propuesta financiera detallada no serán consideradas.

Las personas concursantes que integren la lista corta de personas candidatas seleccionados, deberán atender a una entrevista basada en competencias para el proceso de selección final.

Observaciones

UNICEF tiene una política de tolerancia cero con respecto de cualquier conducta incompatible con los propósitos y objetivos de las Naciones Unidas, incluyendo explotación sexual y abuso, acoso sexual, abuso de autoridad y discriminación. Asimismo, UNICEF se adhiere a estrictos principios para la salvaguarda de la niñez. Todos los candidatos y las candidatas seleccionadas serán sujetas a un riguroso proceso de verificación de antecedentes y referencias, y se espera de ellos que se adhieran a esos estándares y principios.

Solo las personas candidatas preseleccionados serán contactados y avanzarán a la siguiente etapa del proceso de selección.

Las personas contratadas en la categoría de consultoría no se considerarán "miembros del personal" en virtud del Estatuto y Reglamento del Personal de las Naciones Unidas y las políticas y procedimientos de UNICEF, y no tendrán derecho a las prestaciones previstas en el mismo (como las licencias y la cobertura de seguro médico). Sus condiciones de servicio se regirán por su contrato y las Condiciones Generales de Contratación de Servicios de Consultores y Contratistas Individuales. Los consultores y contratistas individuales son responsables de determinar sus obligaciones tributarias y del pago de impuestos y / o aranceles, de conformidad con las leyes locales o de otro tipo.

En caso de que la persona consultora reside en Costa Rica, para que la oferta sea considerada admisible, la persona consultora debe estar inscrita ante el Ministerio de Hacienda, estar al día con la Caja Costarricense de Seguro Social, así como proveer una certificación de su cuenta bancaria.

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Added 2 years ago - Updated 2 years ago - Source: unicef.org