Complaints and Feedback Mechanism Assistant Panamá

Overview

Support management of community feedback communication channels

You have:

• Some previous experience through internships or university practice in similar experiences.
• Some experience in managing feedback and complaints, public attention.
• Experience working in support functions in humanitarian aid contexts.
• Proven previous work experience related to job responsibilities.
• Some knowledge of the English language. Desirable but not essential.
• Technical training or student of the 5th semester of social sciences, anthropology, administrative sciences or related careers.
• Knowledge and experience in handling and managing complaints.
• Understanding of humanitarian essential standards.
• Interpersonal skills for teamwork to achieve institutional goals.
• Willingness to share information and protect institutional communication channels.
• Organization and confidentiality of information.
• Basic knowledge in the management of physical files.
• Ability to analyze and integrate information from a wide range of sources.
• Proficiency in IT tools (MS Office, internet, email, databases, etc.).
• Manage insecure environments.
• Plan and achieve results.
• Empower and build trust.
• Communicate with impact and respect.

Contract

This is a Professional contract (NRC) contract. More about Professional contract (NRC) contracts.

The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.

Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.

At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.

Together, we save lives and rebuild futures.

Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:

• treat everyone with respect and dignity

• contribute to building a safe environment for all

• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)

• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH

El propósito del cargo Asistente del Mecanismo de Retroalimentación Comunitaria es el de apoyar la gestión de los canales de comunicación del mecanismo comunitario, y brindar información a las personas beneficiarias de los programas de NRC como parte del compromiso organizacional a la rendición de cuentas en la provincia de Darién.

Qualifications

1. Competencias profesionales

Estas son las habilidades, conocimientos y experiencias que son importantes para el desempeño eficaz.

Competencias profesionales generales:

• Alguna experiencia previa por pasantía o practica universitaria en experiencias similares.
• Alguna experiencia en labores de gestión de retroalimentación y quejas, atención al público.
• Experiencia de trabajo en funciones de apoyo en contextos de ayuda humanitaria.
• Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
• Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo
• Algún conocimiento en el idioma inglés. Deseable, más no indispensable.

Habilidades, conocimientos y experiencia específicos:

• Formación técnica o estudiante de 5to semestre de ciencias sociales, antropológicas, ciencias administrativas o carreras afines.
• Conocimiento y experiencia en manejo y gestión de quejas.
• Conocimiento y comprensión de la norma humanitaria esencial.
• Comprensión y coincidencia con la misión de NRC y de sus mecanismos de operación estratégicos.
• Habilidades interpersonales para el trabajo en equipo en aras de alcanzar las metas institucionales.
• Disposición para compartir la información y proteger los canales de comunicación institucionales.
• Organización y confidencialidad de la información.
• Conocimientos básicos en el manejo de archivos físicos.
• Capacidad para analizar e integrar información de una amplia gama de fuentes.
• Dominio de las herramientas informáticas (paquete MS Office, internet, correo electrónico, bases de datos, etc.)

2. Competencias comportamentales

• Manejar entornos inseguros.
• Planear y lograr resultados.
• Empoderar y construir confianza.
• Comunicación con impacto y respeto.

Responsibilities

Responsabilidades generales:

1. Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.
2. Apoyar con la implementación del portafolio del proyecto de acuerdo con el plan de acción
3. Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por la gerencia
4. Asegurar el archivo adecuado de los documentos
5. Promover y compartir ideas para fortalecer las funciones de su rol.
6. Iniciativa en la resolución de problemas cotidianos de acuerdo con los procedimientos acordados, prioridades y estándares para el área de trabajo.

Responsabilidades específicas:

1. Actuar como punto focal para la recepción de retroalimentación a través de los diversos canales establecidos para la implementación del Mecanismo de Retroalimentación Comunitaria (MRC).
2. Asegurar una respuesta oportuna y efectiva a las quejas y sugerencias recibidas, de acuerdo con los principios rectores y los procedimientos establecidos por la CO para la gestión.
3. Facilitar la disponibilidad y accesibilidad de los canales y procesos para la gestión de retroalimentación de los participantes de los programas y proyectos de NRC.
4. Garantizar el manejo confidencial de toda la información relacionada con quejas y derivaciones, conforme a los protocolos de protección de datos y de intercambio de información vigentes.
5. Implementar los procedimientos operativos estándar (SOP), principios y políticas que rigen la gestión del MRC.
6. Asegurar el archivo y la documentación adecuada de todos los registros relacionados con quejas y derivaciones, según las directrices organizacionales.
7. Sensibilizar y difundir las políticas, procedimientos y herramientas del MRC a los participantes, personal de NRC, socios implementadores y demás partes interesadas.
8. Acompañar al equipo técnico en terreno para implementar estrategias de rendición de cuentas directamente con las comunidades, especialmente en zonas de difícil acceso.
9. Apoyar la implementación de una programación inclusiva y segura en todos los programas, garantizando la participación y el acceso equitativo a los mecanismos de retroalimentación.
10. Desempeñar cualquier otra responsabilidad asignada por el supervisor, en línea con los objetivos del cargo y las necesidades del MRC.

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Potential interview questions

Added 1 year ago - Updated 1 year ago - Source: nrc.no