Commis aux voyages et réunions

Contract

This is a No grade contract. More about No grade contracts.

Raison d’être du poste

Fournir aux responsables d’unités et membres du personnel du Bureau de la Représentation de l’OMS dans le pays (WCO) ainsi que les unités techniques des Clusters, en République Démocratique du Congo un appui administratif en matière de gestion des Voyages et du Protocole; préparer et initier dans le GSM des transactions relatives aux activités liées au poste, conformément aux règles, règlements et politiques de l’OMS

Objectifs du Programme

Les unités d’appui administratif des bureaux de pays (CSU) ont été mises en place dans la structure organisationnelle pour un certain nombre de raisons, notamment : fournir un appui aux responsables et aux membres du personnel afin de leur permettre d’exercer pleinement leurs responsabilités dans l’environnement du GSM; garantir la conformité aux politiques, procédures, règles et règlements de l’OMS dans toutes les transactions ou pour toutes les questions administratives et financières, dans le contexte d’un système de planification des ressources institutionnelles (ERP).

Contexte organisationnel

Selon les procédures et pratiques établies, le/la titulaire du poste accomplit ses tâches sous la supervision de l’Assistant Voyages et Protocole, gère son travail quotidien de manière semi-indépendante et informe son supérieur hiérarchique des problèmes ou situations inhabituelles. L’orientation générale est donnée par le supérieur hiérarchique, par d’autres membres du personnel professionnel ou par les objectifs et instructions à caractère général relatives à l’allocation des ressources ou aux besoins et priorités des groupes organiques ou programmes. Le Règlement et Statut du personnel, les notes d’information et les modes opératoires normalisés de l’OMS doivent être interprétés et appliqués avec discernement et discrétion. Le/la titulaire du poste doit tenir les responsables d’unités ou de programmes, ainsi que les autres membres du personnel informés des dispositions de ces textes et de leurs implications.

Description des tâches

Sous la supervision générale de l’Administrateur Chargé des Operations et la supervision directe de l’Assistant Voyages et Protocole, le commis aux voyages fournit un appui technique aux responsables de programmes et aux membres du personnel dans l’exécution de transactions dans le GSM, dans les domaines suivants :

- Gestion des voyages et des réunions :

• Soumettre et gérer les plans de réunions dans le GSM ; • Soumettre et gérer les demandes de voyage au titre de réunions et de missions officielles ; • Assurer la conformité à la politique en matière de voyages ; • Préparer les itinéraires et leur tarification en étroite collaboration avec l’agence de voyage. • Assurer le traitement, la vérification et le calcul des factures reçues avant paiement ; • Assurer le suivi des remboursements de billets partiellement ou non utilisés ; • Aider à la production de rapports, de statistiques et/ou de supports d’information, en cas de besoin ;

- Protocole :

• Maintenir une base de données de contacts des Ambassades dans le pays et assurer le dépôt, le retrait et le suivi des demandes de visa pour les missions officielles acheminées vers les Ambassades et Missions diplomatiques ; • Maintenir une base de données de contacts des Ambassades dans le pays ; • Assister le personnel internationalement recruté et les personnes à leur charge pour les demandes de permis/visa de résidence, de cartes d’identité et d’autres documents auprès des services de l’immigration conformément aux exigences des Nations Unies et du gouvernement national ; • Exécuter toutes les autres tâches assignées par le superviseur.

Compétences génériques

• Communiquer de manière crédible et efficace ; • Produire des résultats ; • Respecter et promouvoir les différences culturelles ; • Veiller à l’utilisation efficace des ressources.

Compétences fonctionnelles

• Le poste requiert la connaissance des rouages administratifs du pays, de tous les mécanismes protocolaires. • La maîtrise d’un logiciel de voyage est nécessaire. Le/la titulaire doit démontrer un code de l'éthique et de l'intégrité et également être doté de solides connaissances en informatique conformes aux normes de l’Organisation. Capacité à établir des priorités, à effectuer plusieurs tâches à la fois et à respecter des délais serrés • La connaissance des règles, règlements et pratiques de l’OMS serait un atout. • Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel.

Profil réquis

Éducation (Qualifications)

Essentielle: Minimum Diplôme de fin d’études secondaires ou formation technique équivalente suivi d’une formation en agence de voyage (gestion des voyages) et billetterie. Souhaitable: BTS Agence de voyage et Tourisme. Une formation en IATA serait un atout. Compétences avérées dans les domaines de rédaction et d’édition sont également souhaitées.

Expérience

Essentielle: 3 ans d’expérience à des postes administratifs dont au moins 2 ans d’expérience dans une agence de voyage ou compagnie aérienne. Une bonne connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques qui s’appliquent aux tâches à accomplir. Souhaitable: Une expérience dans le domaine des services liés au protocole diplomatique/relations publiques ou dans un domaine apparenté serait un atout. Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage

Connaissances linguistiques réquises

• Excellente connaissance de la langue française et bonne connaissance de l’anglais. • Bonne connaissance de la langue locale.

Additional Information

• This vacancy notice may be used to identify candidates for other similar consultancies at the same level. • Only candidates under serious consideration will be contacted. • A written test may be used as a form of screening. • If your candidature is retained for interview, you will be required to provide, in advance, a scanned copy of the degree(s)/diploma(s)/certificate(s) required for this position. WHO only considers higher educational qualifications obtained from an institution accredited/recognized in the World Higher Education Database (WHED), a list updated by the International Association of Universities (IAU)/United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO). The list can be accessed through the link: http://www.whed.net/. Some professional certificates may not appear in the WHED and will require individual review. • For information on WHO's operations please visit: http://www.who.int. • The WHO is committed to creating a diverse and inclusive environment of mutual respect. The WHO recruits workforce regardless of disability status, sex, gender identity, sexual orientation, language, race, marital status, religious, cultural, ethnic and socio-economic backgrounds, or any other personal characteristics. • The WHO is committed to achieving gender parity and geographical diversity in its workforce. Women, persons with disabilities, and nationals of unrepresented and underrepresented Member States (https://www.who.int/careers/diversity-equity-and-inclusion) are strongly encouraged to apply for WHO jobs. • Persons with disabilities can request reasonable accommodations to enable participation in the recruitment process. Requests for reasonable accommodation should be sent through an email to [email protected] • An impeccable record for integrity and professional ethical standards is essential. WHO prides itself on a workforce that adheres to the highest ethical and professional standards and that is committed to put the WHO Values Charter (https://www.who.int/about/who-we-are/our-values) into practice. • WHO has zero tolerance towards sexual exploitation and abuse (SEA), sexual harassment and other types of abusive conduct (i.e., discrimination, abuse of authority and harassment). All members of the WHO workforce have a role to play in promoting a safe and respectful workplace and should report to WHO any actual or suspected cases of SEA, sexual harassment and other types of abusive conduct. To ensure that individuals with a substantiated history of SEA, sexual harassment or other types of abusive conduct are not hired by the Organization, WHO will conduct a background verification of short-listed candidates. • WHO has a smoke-free environment and does not recruit smokers or users of any form of tobacco. • Consultants shall perform the work as independent contractors in a personal capacity, and not as a representative of any entity or authority. • WHO shall have no responsibility for any taxes, duties, social security contributions or other contributions payable by the Consultant. The Consultant shall be solely responsible for withholding and paying any taxes, duties, social security contributions and any other contributions which are applicable to the Consultant in each location/jurisdiction in which the work hereunder is performed, and the Consultant shall not be entitled to any reimbursement thereof by WHO. • Please note that WHO’s contracts are conditional on members of the workforce confirming that they are vaccinated as required by WHO before undertaking a WHO assignment, except where a medical condition does not allow such vaccination, as certified by the WHO Staff Health and Wellbeing Services (SHW). The successful candidate will be asked to provide relevant evidence related to this condition. A copy of the updated vaccination card must be shared with WHO medical service in the medical clearance process. Please note that certain countries require proof of specific vaccinations for entry or exit. For example, official proof /certification of yellow fever vaccination is required to enter many countries. Country-specific vaccine recommendations can be found on the WHO international travel and Staff Health and Wellbeing website. For vaccination-related queries please directly contact SHW directly at [email protected]. • In case the recruitment website does not display properly, please retry by: (i) checking that you have the latest version of the browser installed (Chrome, Edge or Firefox); (ii) clearing your browser history and opening the site in a new browser (not a new tab within the same browser); or (iii) retry accessing the website using Mozilla Firefox browser or using another device. Click the link for detailed guidance on completing job applications: Instructions for candidates.