Commis Administratif & Documentation @ GS-4

Overview

Support administrative tasks and manage documentation effectively.

You have:

• Diplôme de fin d'études secondaires ou formation technique équivalente suivie d'un diplôme en sciences de l'information ou bibliothèque.
• Au moins trois (3) années d'expérience pratique et pertinente dans le domaine des services de documentation, dont une (1) année en tant que réceptionniste.
• Excellente connaissance de l'outil informatique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.) et de l'utilisation de logiciels.
• Capacité à travailler de manière organisée et relativement autonome.
• Maîtrise parfaite de la langue française (orale et écrite).
• Bonne connaissance de la langue anglaise (niveau intermédiaire).

Contract

This is a No grade contract. More about No grade contracts.

TERMS De REFERENCE

**Recrutement d’un (01) Commis administratif et documentation

-Côte d’Ivoire-**

Titre : Commis Administratif & Documentation

Classe : GS-4 du barème du système des Nations Unies Type de contrat : Accord de services spéciaux (SSA) Unité administrative : CSU/WCO CIV

Durée : 6 mois (renouvelables au besoin)

Lieu d'affectation : Abidjan, Côte d’Ivoire

1. Background et justification

Le commis administratif en charge service du courrier, des archives et de la documentation est le premier point de contact avec les personnes extérieures. Il ou elle travaille en étroite collaboration avec le personnel du bureau pour échanger des informations et assurer une prestation de services de qualité. En plus de fournir des services fiables en matière d’enregistrement du courrier, de tenue des archives et de la salle de documentation, le ou la titulaire du poste adopte une approche axée sur le client et fait montre de tact et d’une capacité à travailler avec des personnes de nationalités et de cultures différentes.

Objectif ⦁ Favoriser un service clientèle de qualité et la traçabilité du courrier. ⦁ Veiller au bon fonctionnement de la salle de documentation ⦁ Faire preuve d’une qualité d’organisation et de précision dans l’exécution des tâches ⦁ Maintenir en bon état les documents et les supports mis à la disposition des utilisateurs de la salle de documentation ⦁ Assurer une meilleure distribution des courriers et dossiers au sein du bureau

2. Livrables

Le ou la titulaire du poste exécutera les principale tâches décrites ci-après :

Registry

1. Le ou la titulaire assure une gestion efficace du courrier en mettant l’accent sur les résultats ci-après : ⦁ la réception, l’enregistrement, l’encodage et la transmission du courrier entrant ⦁ l’enregistrement et l’envoi du courrier sortant, y compris la valise diplomatique, et le suivi des expéditions ; la préparation des formulaires de récapitulation des pièces jointes et des documents nécessaires et la tenue à jour du dossier des colis reçus par valise diplomatique pour s’assurer que tous les colis sont comptabilisés

2. Il ou elle assure la maintenance du système d’enregistrement du courrier et des archives en œuvrant essentiellement pour obtenir des résultats tels que : ⦁ la configuration et le maintien en place du système d’archivage spécifique au bureau pays conformément au système d’archivage de l’OMS ; ⦁ l’ouverture de nouveaux dossiers thématiques selon la nécessité et l’élimination des anciens dossiers en application du plan de conservation établi ; ⦁ la tenue à jour des archives, en veillant à ce que les fichiers soient bien stockés et accessibles ; et la conservation sécurisée des documents ; ⦁ la mise à disposition de photocopies de documents contenus dans les dossiers du service du courrier et des archives, à la demande de membres du personnel ; la fourniture d’une assistance en vue de la collecte des documents de référence et d’information à partir des dossiers disponibles ; ⦁ la mise en place et la maintenance d’un système d’enregistrement des mouvements de fichiers au sein du bureau ; la tenue à jour des dossiers destinés à la circulation et à la lecture au sein du bureau ; ⦁ la préparation de la correspondance et des rapports relatifs aux activités du service du courrier et des archives ; ⦁ la participation à la création et à l’entretien d’un système électronique d’enregistrement du courrier ou d’archivage en étroite collaboration avec le personnel du service d’assistance informatique. ⦁ Exécuter toutes autres tâches administratives (en adhoc) instruit par le superviseur pour appuyer l’équipe

Centre de documentation

⦁ Assurer la gestion du centre de documentation et d'information et garder à jour les fonds documentaires, selon la classification adoptée. ; ⦁ Accueillir les utilisateurs du centre de documentation ⦁ Cataloguer régulièrement les nouveaux documents ; ⦁ Assister à la distribution des documents au personnel et aux partenaires ; ⦁ Analyser les demandes des utilisateurs internes ou externes et faire des propositions au superviseur sur l’utilisation optimale du centre ⦁ Reclasser les documents utilisés par les usagers ; ⦁ Faire des présentations ou des visites guidées de la salle de documentation ⦁ Préparer la salle de conférence pour les réunions ; ⦁ Exécuter toutes autres tâches dans son domaine de compétence

3. Qualifications, expérience, compétences et langues

Qualifications/Education Essentielle : Diplôme de fin d’études secondaire ou une formation technique ou commerciale équivalente suivi d’un diplôme en sciences de l’information ou bibliothèque.

Souhaitable : ⦁ Une formation post-secondaire dans les domaines de l’enregistrement et du classement des dossiers, de la documentation ou d’autres formations analogues. ⦁ Une formation dans les tâches de dactylographie/Secrétariat ou dans un domaine administratif serait un avantage

Expérience ⦁ Essentielle : Au moins trois (3) années d’expérience pratique et pertinente dans le domaine des services de documentation (bibliothèque) dont une (1) année en tant que réceptionniste

⦁ Désirable : Une expérience de travail pertinente à des postes similaires dans une agence du système des Nations Unies ou dans une organisation multilatérale ou internationale, ONG serait un atout.

Compétences/Connaissances fonctionnelles ⦁ Excellente connaissance de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, outlook,…) et de l’utilisation de logiciels ⦁ Capacité à respecter les délais ⦁ Capacité à travailler de manière organisée et relativement autonome ⦁ Excellentes compétences organisationnelles ⦁ Excellentes compétences interpersonnelles, discrétion, confidentialité, tact et diplomatie. ⦁ Fait preuve d’intégrité en mettant en avant les valeurs de l’OMS

Compétences essentielles OMS : ⦁ Favoriser l’intégration et le travail en équipe ⦁ Habilité à communiquer de manière claire et concise ⦁ Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles ⦁ Produire des résultats de haute qualité ⦁ Se connaître et se gérer ⦁ Bonnes aptitudes interpersonnelles

Langue et niveau requis

Essentiel : Maîtrise parfaite de la langue française (orale et écrit) Souhaitable : Bonne connaissance de la langue anglaise (niveau intermédiaire)

4. Supervision Technique

Sous la supervision générale du Représentant de l’OMS et la supervision directe de l’Administrateur chargé des Opérations du bureau pays.

5. Lieu d’affectation

Le Commis administratif et documentation sera basé à Abidjan, dans les locaux du bureau de l’OMS Côte d’Ivoire

6. Voyage

N/A

7. Honoraires et budget (Coût de voyage exclu)

Le consultant sera rémunéré au grade équivalent à GS- 4 du barême du SNU en Côte d’Ivoire Salaire mensuel : 738 667 Devise : XOF

L'OMS applique une tolérance zéro à l'égard de toutes formes d’exploitation et d’abus sexuels, du harcèlement sexuel et tous types de conduite abusive (discrimination, abus d'autorité et harcèlement)

L'OMS s'engage en faveur de la diversité

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Added 3 years ago - Updated 1 year ago - Source: who.int