CHEF DE PROJET UKINGO WETU

Job Description

Fondé en 1933, International Rescue Committee (IRC) a pour mission d'aider les personnes dont la vie et les moyens de subsistance ont été brisés par des conflits et des catastrophes à survivre, se rétablir et reprendre leur avenir en main. Depuis 1996, IRC-RDC répond aux besoins humanitaires et de développement des populations congolaises et réfugiées en RDC, tout en s’efforçant de promouvoir leurs droits et de renforcer leur santé, leur sécurité, leur bien-être économique, leur éducation et leur pouvoir décisionnel. Actuellement, IRC intervient dans les domaines de la santé (y compris sexuelle et reproductive), de la nutrition, de l’eau, l’hygiène et l’assainissement (WASH), de la protection de l’enfance et des femmes, de la bonne gouvernance et de la gestion des conflits, et enfin, du redressement économique et du développement.

Afin d’arriver à cet objectif, le consortium facilitera l’accès et l’utilisation des services de prise en charge holistique des survivants. Simultanément, le consortium organisera des activités de préventions incluant des sensibilisations et des formations pour informer et engager les communautés dans la lutte contre les EAS et ses conséquences. Enfin, le consortium mènera des actions de plaidoyers auprès des autorités politico-administratives pour l’application des lois et politiques nationales et internationales en collaboration avec les Ministères techniques pour contribuer à aux stratégies nationales et provinciales dans la lutte contre les EAS. Le Chef de Projet sera sous la supervision directe du Field Coordinator et se chargera de l’appui et des orientations techniques des Coordinatrices Techniques Protection de l’enfant et Protection et autonomisation de la femme.

RESPONSABILITE ET TACHES SPECIFIQUE Le Chef de Projet aura pour mission d’assurer le démarrage effectif de projet et la mise en œuvre d’un projet de qualité dans la zone de santé de Nyiragongo, répondant aux besoins des bénéficiaires. Il sera le responsable de la bonne gestion du projet et veillera à la coordination des équipes Programme et Support, à la planification et au suivi conjoint de tous les aspects du projet (ex : les activités, les achats, les dépenses, les recrutements). Garant de la qualité des interventions, il devra créer un cadre de travail constructif et favorable à l’apprentissage, à l’analyse des problèmes et défis, et à l’identification de solutions, toujours avec l’objectif d’assurer la redevabilité auprès des bénéficiaires et du bailleur de fonds du projet. Il visitera régulièrement le terrain, afin de soutenir les équipes dans la mise en œuvre et de cultiver de bonnes relations avec les différentes parties prenantes. Cela facilitera l’accès et l’acceptation d’IRC dans la zone d’intervention. Il devra produire et mettre à jour les différents outils de mise en œuvre dès le démarrage du projet notamment le plan de dépense, le plan d’achat, le plan de mise en œuvre(workplan), le plan MEAL, etc. Ensuite préparer et lancer les PRs prioritaires pour le projet et faire un suivi régulier du niveau d’exécution. De façon détaillée, sa contribution sera axée sur les différentes composante de cycle de projet ci-dessous :

Planification de la mise en œuvre du projet :

- Développer une stratégie de mise en œuvre du projet, à partir des outils de planification et de suivi technique, logistique et budgétaire existants ; - Planifier plus en détail les différentes étapes de la mise en œuvre du projet et donner des directives claires aux équipes pour toujours prioriser les activités les plus urgentes/importantes et optimiser l’utilisation des ressources humaines, financières et matérielles disponibles ; - Organiser les réunions de lancement, les réunions d’implémentation et de clôture du projet, en lien avec le département Grants ; - Organiser les réunions de planification conjointe avec le partenaire de mise en œuvre ; - Planifier les réunions de revue trimestrielles avec les partenaires et organisation de l’atelier de capitalisation avec le département Meal ;

Suivi global de la mise en œuvre du projet :

- Superviser la mise en œuvre du projet en veillant à sa qualité, à sa conformité (compliance) et au respect des consignes et standards techniques internationaux, propres aux clusters et à IRC ; - Veiller à ce que le projet soit réalisé dans les délais, dans les limites du budget disponible, et conformément aux objectifs fixés. - Mettre régulièrement à jour les principaux outils de planification (plans de travail, d’achat, de recrutement et de dépenses) et de suivi des réalisations (plan de suivi-évaluation, BvA) ; - Examiner au moins une fois par mois le niveau global de consommation du budget et les performances enregistrées sur le terrain au regard des objectifs fixés, en lien avec le département Grants ; - Organiser des réunions hebdomadaires de coordination et de suivi avec l’équipe du projet et le partenaire de mise en œuvre ; - Anticiper et atténuer les risques qui pourraient entraver la réalisation du projet ou mettre en danger les équipes, les bénéficiaires, les partenaires ou les biens d’IRC, en concertation avec le Field Coordinator, le directeur adjoint chargé de programme et le département Sécurité ; - Produire/compiler et partager des rapports mensuels d’activité à usage interne avec le département Grants, le Field Coordinator, les coordonnatrices techniques et le Directeur adjoint chargé de programme ; (Ces rapports devront aussi faire état des défis et des retards rencontrés, ainsi que des actions correctives envisagées) ; - En collaboration avec le département Grants, rédiger les premiers drafts des rapports narratifs à usage externe.

Mécanismes de suivi, évaluation, redevabilité et capitalisation Gestion du budget:

- Mettre à jour le plan de dépense au moins deux fois par mois, sur la base des achats et recrutements prévus et en tenant compte des dates de paiement anticipées, de la façon la plus précise et réaliste possible ; - Veiller à la consommation progressive, rationnelle et exhaustive du budget, en se référant constamment au budget approuvé par le bailleur et au BvA system, et en mettant régulièrement à jour les plans d’achat, de dépense et de recrutement en conséquence ; - Examiner chaque semaine le statut des requêtes d’achat (PRs), des commandes (POs), des contrats de service et des requêtes de paiement dans le BvA system, afin de les pousser si nécessaire et d’éviter toute duplication, omission ou modification imprévue ; - Se coordonner avec les départements logistique et financier, afin de procéder aux corrections nécessaires (ex : transactions à recoder, duplications à éliminer) et accélérer la soumission, l’approbation, le renvoi pour clarification, l’annulation et le paiement des requêtes dans le BvA system ; - Prévoir les besoins en cash du projet et les soumettre chaque mois au Field Coordinator et à la Finance ; - Travailler avec les départements de support (Finance, logistique) afin de former le partenaire de mise en œuvre dans les modalités de justification des fonds ; - S’assurer que le partenaire de mise en œuvre reçoive les fonds à temps et les justifie dans le délai. - Réaliser des visites-terrain régulières pour coacher, conseiller et superviser les équipes, et assurer le suivi régulier des réalisations ; - En collaboration avec le département MEAL, veiller à ce que toutes les données quantitatives et qualitatives nécessaires au suivi du projet et au rapportage soient correctement collectées, consolidées et transmises au département en question, au moment opportun et dès le démarrage du projet ; - Vérifier et valider sans délai les livrables contractuellement attendus des structures partenaires d’IRC dans le cadre de certaines activités Programme (ex : formations sanitaires), afin de faciliter les paiements ; - En collaboration avec le département MEAL, veiller à la mise en place de mécanismes de redevabilité efficaces et transparents, afin que les suggestions, les plaintes et les requêtes des communautés soient régulièrement collectées, analysées et adressées ; - En collaboration avec le département MEAL, organiser deux ateliers au cours du projet (idéalement à mi-parcours et à la fin) pour dresser le bilan des leçons apprises par tout un chacun lors de la mise en œuvre et veiller à ce qu’elles soient prises en compte dans les décisions et la planification ultérieures.

Gestion des achats, des équipements et des déplacements des staffs :

- Appuyer les superviseurs dans l’élaboration, la mise à jour et la soumission à la Logistique des plans d’achat ; - Se coordonner avec la Logistique pour planifier les commandes, l’acheminement, la livraison, l’entreposage et la distribution sur le terrain des intrants nécessaires à la mise en œuvre des activités ; - Participer aux contrôles de qualité des produits proposés ou livrés à IRC par les fournisseurs ; - Siéger dans les comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs lorsque c’est nécessaire ; - Garantir une gestion et une utilisation adaptées des stocks et équipements destinés au projet ; - Prévoir les déplacements des équipes en se basant sur la flotte disponible et les procédures applicables.

Gestion du personnel:

- Faciliter le recrutement de l’équipe technique du projet par l’élaboration d’un organigramme et de descriptions de postes cohérents, la préparation et la notation des tests, la réalisation d’entretiens, etc. - Veiller à ce que chaque membre de l’équipe comprenne et assume son rôle et ses responsabilités, par des entretiens réguliers entre superviseur et supervisé, la fixation d’objectifs clairs, atteignables et mesurables, et des évaluations de performance régulières ; - Créer un environnement de travail positif, constructif et dynamique, en promouvant une communication franche et respectueuse entre tous les membres de l’équipe ; - Gérer les conflits interpersonnels par l’écoute, le dialogue et la médiation. - Renforcer les compétences de l’équipe dans les secteurs pertinents pour le projet et pour l’organisation. - Être attentif au bien-être au travail et aux plans de carrière de chacun.

Gestion de la sécurité:

- S’assurer que chaque membre de l’équipe-projet soit pleinement conscient des problèmes sécuritaires et politiques dans la zone d’intervention, et par conséquent respectueux des procédures opérationnelles standard (SOP) d’IRC et des consignes du Field Coordinator ; - En collaboration avec le département Sécurité et l’équipe-projet elle-même, analyser régulièrement l’évolution de la situation sécuritaire dans les zones ciblées et veiller à ce que les conditions de sécurité minimales soient réunies avant tout déploiement de staff ; - Encourager l’équipe à rapporter au département Sécurité tous les incidents et rumeurs dont ils auraient connaissance dans ce domaine.

Coordination externe:

- Communiquer régulièrement avec les bénéficiaires, les autorités locales, les services techniques déconcentrés, les ONG présentes localement et tous les autres acteurs-clé, lors de la préparation et de la mise en œuvre des activités, afin de les impliquer au maximum et de favoriser l’acceptation et la compréhension du travail d’IRC ; - Veiller à ce que tous les contacts établis par l’équipe-projet avec les bénéficiaires soient respectueux et délicats ; - Participer (en personne ou via un délégué) à un maximum de réunions techniques et de coordination, afin d’assurer la visibilité et la connaissance du travail d’IRC ; - Se coordonner avec les ONG présentes localement, afin d’éviter les lacunes et les duplications d’assistance, et d’harmoniser et intégrer l’aide et les approches autant que possible; - Participer aux réunions avec le bailleur en cas de besoin ; - Participer aux réunions des clusters protection et être actif dans les groupes de travail protection de l’enfance et travailler au côté du lead comme Co-lead du groupe de travail GBV; - Faciliter la préparation de visites officielles (ex : bailleurs, hauts-responsables IRC) sur le terrain.

Qualifications

- Être diplômé au moins du niveau Licence en science sociale comme : Sociologie, développement Rurale, développement communautaire et toute autre domaine apparenté ; - Avoir au moins une expérience professionnelle d’au moins 7 ans dans le domaine humanitaire ou avec les ONG ; - Avoir travaillé comme encadreur des organisations communautaire de base est un ATOUT ; - Avoir travaillé en appui des OCB/OBC est capital ; - Avoir une expérience d’au moins 5 ans dans la gestion d’un projet de protection de l’enfance et Protection et autonomisation de la femme ; - Avoir une expérience d’au moins 3 ans dans la gestion des projets d’urgences ; - Fortes capacités dans les domaines de la planification et capacités d’organisation et de communication ; - Avoir d’excellentes compétences d’analyse, de rédaction, de plaidoyer ainsi que de présentation ; - Avoir des capacités de planification, de priorisation, de coordination et à exécuter plusieurs tâches simultanément ; - Avoir des connaissances informatiques avérées notamment du paquet Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams) ; - Avoir des connaissances des systèmes de gestion financière et de gestion des ressources humaines est un atout ; - Parfaite maîtrise du français et niveau intermédiaire ou avancé en anglais. Connaissance des langues nationales telles que le Swahili ou le Lingala est un atout.

La/le candidat(e) doit s'engager à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion.

Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY - Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité. Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude. Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles. Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi. Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l'origine nationale, la religion, l'orientation sexuelle, l'identité de genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut d'ancien combattant ou le handicap. IRC s'est également engagé à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d'œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d'autres avantages de soutien. CV à soumettre en anglais ou français

Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d'autres avantages et privilèges d'emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.

PRESENTATION DU DOSSIER

- Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page); - Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse email d'au moins trois références professionnelles et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.) (Maximum 3 pages); - Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs ; - Copie d’une pièce d’identité ; - Copie de la carte de demandeur d’emploi délivrée par l’ONEM (pour les candidats sans emplois).

A compétences égales, la préférence sera donnée à la candidature féminine.

DEPOT DES CANDIDATURES : Du 14 au 21 juillet 2023 à 16H30’

NOTA BENE : L’analyse des CV se fera en continue et pourra donc cesser lorsque de bons candidats auront été identifiés. Nous vous encourageons par conséquent à soumettre votre candidature le plus rapidement possible, sans attendre la date de fin de la publication. Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus. Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. Par conséquent, veuillez ne pas remettre d’originaux à IRC. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus. « Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »

Fait à Goma, le 14 juillet 2023 Les Ressources Humaines