Chef de Projet

Job Description

NB: le poste sera pourvu sous reserve de financement

LE CONTEXTE :

L'IRC est actif en République centrafricaine (RCA) depuis 2006 et met en œuvre des programmes d'intervention d'urgence depuis début 2013. L'IRC dispose de quatre bureaux secondaires dans le Nord - Bocaranga, Kaga Bandoro, et Zemio et Ndele - en plus d'un bureau central à Bangui. Depuis 2007, il a établi des relations étroites avec les communautés locales, les chefs communautaires, les autorités locales et d'autres acteurs locaux et internationaux. Aujourd'hui, l'IRC est l'un des principaux acteurs humanitaires travaillant dans les préfectures d'Ouham Pende, de Nana Gribizi et de Zemio, mettant en œuvre des programmes dans les domaines de la santé, de la protection et de l'autonomisation des femmes, de la protection des enfants et de l'état de droit, ainsi que du relèvement précoce et du développement. L'IRC a démontré sa capacité à mettre en œuvre avec succès des programmes de santé et de protection, en améliorant l'accès des bénéficiaires aux soins de santé et en fournissant aux survivants de la violence des services sûrs et confidentiels pour les aider à se rétablir et à se réintégrer dans leurs communautés. L'expertise technique, les capacités logistiques, la connaissance et la compréhension du contexte local ont permis de jeter les bases d'une extension et d'un approfondissement de ces services afin d'atteindre davantage de personnes et de répondre aux besoins d'urgence à une plus grande échelle, dès lors que des financements supplémentaires sont assurés.

ETENDUE DU TRAVAIL :

Le chef de projet Fonds Humanitaires est basé à Zemio. Il est sous la responsabilité de la Cheffe de Base.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES :

Planification

- Préparer avec l’équipe du projet d’IRC et en collaboration avec la cheffe de base, le coordinateur des bases, les coordinateurs techniques PAF et CYPD, le coordinateur MEAL, l’équipe de subvention et l’équipe de partenariat, le plan de travail, les chronogrammes d’activités, le plan d’achat, les plans de dépenses, la matrice de suivi des indicateurs et les rapports réguliers d’avancement ; - Développer une stratégie globale pour la mise en œuvre et le suivi du projet, en se basant sur les outils existants pour la planification, les réunions de projet, et le suivi technique, logistique et financier du projet. - Prioriser et organiser les activités et les ressources, afin d'atteindre les objectifs du projet.

Gestion et Coordination de projet

- Assurer la cohérence de la stratégie globale du projet et veiller au bon déroulement technique, administratif et financier des activités dont IRC a la charge ; - Assurer l’évaluation des progrès ou les insuffisances dans l’exécution des différentes activités de projet en rapport avec les programmes et plannings établis, et définir les mesures nécessaires et recommandations jugées utiles afin de parvenir, dans les délais impartis, à la réalisation de l’ensemble des objectifs poursuivis ; - Veiller au bon respect des procédures d’IRC ; des règles de bailleurs et des processus de gestion (administrative et financière) et d’exécution (contrat) du projet et éventuelle adaptation aux besoins et à la capacité des autres parties prenantes ; - Avec l'aide de la cheffe de base et le Coordinateur des bases, s'assurer que les principes humanitaires, les politiques des différents ministères concernés par le projet, les normes internationales et les normes propres à l'IRC sont connus, respectés et appliqués par toute l'équipe du projet e les partenaires. - Veiller à ce que toutes les activités menées sur le terrain soient conformes aux engagements pris envers le bailleur, les communautés et les partenaires de l'IRC. - Organiser des réunions mensuelles de revue du projet en collaboration avec le département des subvention, opérations et la finance ; - Organiser périodiquement des visites de supervision terrain et d’appui aux équipes du projet. - Préparer des mises à jour sur les progrès réalisés dans tous les aspects du projet, et les présenter aux autres départements lors des réunions du cycle de projet (PCM) organisées en collaboration avec le département Grants. - Signaler à la direction toute difficulté ou tout problème imprévu qui nécessiterait une réflexion collective et une prise de décision rapides

Animation et gestion d’équipe

- Garantir une excellente communication et une collaboration efficace avec les équipes de support et la coordination technique ; - Organiser périodiquement des réunions de coordination afin de trouver à temps des solutions aux manquements ; - Suivre et évaluer les performances des membres de l’équipe projet sous sa supervision directe en collaboration avec les coordinateurs techniques ; - Identifier les besoins de formation de l’équipe et des partenaires en se fondant sur les évaluations et l’observation in situ ; - S’assurer du respect par l’équipe de projet du code de conduite d’IRC (IRC WAY) ; - Gérer des difficultés d’équipe et les éventuels conflits en sollicitant l’appui du Département RH, ainsi que chef de base de la zone ; - Maintenir des relations ouvertes et professionnelles avec les membres de l’équipe, promouvoir un fort esprit d’équipe et assurer la supervision et l’orientation pour permettre au personnel d’accomplir avec succès leurs tâches.

Gestion budgétaire

- S’assurer que le budget du projet est bien posté en ligne sur la plate du système BVA. - Assurer le contrôle et l’approbation budgétaire des dépenses dans les limites et responsabilités définies, et en conformité avec les budgets approuvés par le bailleur ; - Assurer le suivi de l’exécution du budget à travers l’organisation régulière des réunions de revue du BVA pour s’assurer de l'utilisation progressive, rationnelle et exhaustive du budget alloué au projet, en comparant fréquemment le budget approuvé avec le système BvA en ligne, et en mettant régulièrement à jour les plans d'achat et de dépenses en conséquence. - Prévoir les besoins en cash du projet et les soumettre chaque mois à la Finance. - Se coordonner avec les départements Logistique et Finances pour apporter les corrections nécessaires aux informations affichées dans le BvA (ex : transactions à recoder, duplications à éliminer). - Participer activement à toute révision budgétaire à soumettre au bailleur.

Gestion logistique

- Examiner chaque semaine le statut des requêtes d’achat (PRs), des commandes (POs), des contrats de service et des requêtes de paiement dans le BvA system, afin de les faire avancer et d’éviter toute duplication, omission ou modification imprévue ; - Avec l’appui de la Supply Chain, s’assurer de la gestion des achats, des équipements et des déplacements des staffs - Appuyer l’équipe dans l’élaboration, la mise à jour et la soumission mensuelles à la Logistique d’un plan d’achat exhaustif et cohérent ; - Coordonner avec la Supply Chain pour planifier au moins trois semaines avant les commandes, l’acheminement, la livraison, l’entreposage et la distribution sur le terrain des intrants nécessaires à la mise en œuvre des activités ; - Participer aux contrôles de qualité des produits proposés ou livrés à IRC par les fournisseurs ; - Siéger dans les comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs lorsque c’est nécessaire

Partenariat

- Accompagner le partenaire dans la mise en œuvre des activités avec l’appui de l’équipe partenariat. - S’assurer de la mise en place et de l’exécution efficace d’un plan d’accompagnement du partenaire de mise en œuvre du projet ; - Assurer avec son équipe, de la qualité des interventions du partenaire de mise en œuvre sur terrain et du partage régulier des données

Reporting, Suivi-évaluation, capitalisation et communication

- Elaborer les rapports du Bailleur en première ligne avec les équipes du projet en collaboration avec le chef de Base, le coordinateur des bases avant de partager avec les coordinateurs techniques l’assurance qualité - Accompagner le partenaire de mise en œuvre dans le rapportage mensuel, les rapports des évaluations rapides de protection venant des zones chaudes tout en assurant la qualité, - Effectuer des visites régulières de supervision sur le terrain pour : observer les progrès réalisés par l'équipe dans l’atteinte des objectifs visés. - Veiller à ce que toutes les données quantitatives et qualitatives requises pour le suivi et le rapportage du projet soient correctement collectées, agrégées et partagées avec le département MEAL en temps voulu. - Organiser des réunions trimestrielles (au minimum) pour : analyser les données et l'impact et la qualité des interventions. - En collaboration avec le chef de base, le coordinateur des bases, l’équipe MEAL , veiller à ce que les leçons tirées du projet fassent l’objet d’une discussion avec l’équipe-projet et le partenaire soient ensuite convenablement documentées et prises en compte dans les prochaines interventions. - En collaboration l’équipe MEAL, veiller à ce que des mécanismes de redevabilité efficaces et transparents soient mis en place, de sorte que le feedback, les plaintes et les demandes de la communauté soient régulièrement et adéquatement collectés, analysés et traités ; - Veiller au respect des délais de rapportage et assurer une bonne qualité des rapports (en collaboration avec l’équipe des subventions) - Capitaliser les expériences réalisées par le projet et assurer leur dissémination (en collaboration avec l’équipe de communication). - Veiller à la visibilité des réalisations et innovations du projet en collaboration avec la cellule communication de IRC.

Collaboration avec les différents partenaires d’implémentation

- En collaboration avec l’équipe des partenariats, s’assurer que le partenaire de mise en œuvre soit impliqué dans toutes les phases d’exécution du projet selon les procédures de IRC et du bailleur. - Suivre le protocole d’accord signé avec le partenaire et s’y référer régulièrement pour s’assurer que la collaboration suit bien le cadre prévu - S’assurer que la relation établie avec le partenaire respecte les principes et les valeurs de IRC et du partenaire.

Relations externes et internes

- Soutenir, faciliter et réaliser des activités de liaison et de communication avec les bénéficiaires, les autorités locales (administratives et traditionnelles), les services techniques de l'Etat, les partenaires de l'IRC et les autres parties prenantes tout au long du projet. - Veiller à ce qu'IRC soit correctement représenté dans les échanges avec les autorités locales, les Domaines de Responsabilités et les groupes de travail sur les questions spécifiques liées au projet. - Veiller à ce que tous les échanges avec les bénéficiaires se déroulent dans le respect et la redevabilité.

Qualifications

Exigences :

- Diplôme de licence et/ou niveau Master d’ingénieur en Management des organisations, Gestion de projets, Sciences sociales, Economie du développement, Droit ou autres diplômes équivalents. - Expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans la gestion du cycle de projets et le renforcement des capacités dans le domaine de la protection. - Expériences dans la gestion du budget et le rapportage sur les activités. - Maîtrise de l’outil informatique et notamment des logiciels usuels comme Word, Excel, PowerPoint

Qualités :

- Le Chef de projet doit posséder les aptitudes suivantes : - Capacité à travailler et à conduire efficacement une équipe - Aptitude de communiquer d’une manière claire et directe en français. La maitrise de l’anglais est un atout ; - Capable de travailler sous pression et respecter les échéances

Environnement de travail : Le Chef de Projet sera basé à Zemio , en RCA, et serait amené à se déplacer dans tout le pays en cas de nécessité. La situation sécuritaire en RCA est toujours instable, même si la signature de l'accord de paix et de réconciliation de Khartoum en février 2019 est toujours considérée comme une source d'espoir pour le retour à la paix dans le pays. Le candidat doit être prêt à travailler dans des environnements peu sûrs.

Norme de conduite professionnelle : L'IRC et ses employés sont tenus de respecter les valeurs et les principes énoncés dans le code de conduite de l'IRC Way, à savoir l'intégrité, le service et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l'IRC opère et met en œuvre des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l'exploitation et la maltraitance, la protection des enfants, un lieu de travail exempt de harcèlement, l'intégrité fiscale, la lutte contre les représailles, la lutte contre la traite des personnes et plusieurs autres.

Diversité, intégration et égalité des sexes : L'IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l'égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base de leur mérite, sans tenir compte de la race, du sexe, de la couleur, de l'origine nationale, de la religion, de l'orientation sexuelle, de l'identité de genre, de l'âge, de l'état civil, du statut d'ancien combattant ou du handicap. L'IRC s'engage également à réduire l'écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui créent un environnement propice à la participation des femmes à notre main-d'œuvre, notamment un congé parental, des protocoles de sécurité tenant compte de la spécificité des sexes et d'autres avantages complémentaires.

Candidats nationaux de retour au pays : L'IRC s'efforce d'attirer et de retenir du personnel national qualifié dans ses programmes. Nous encourageons vivement les candidats nationaux ou de retour au pays à postuler ce poste. Si vous êtes un citoyen du pays dans lequel ce poste est basé, que vous êtes actuellement situé en dehors de votre pays d'origine et que vous possédez plus de deux ans d'expérience professionnelle internationale, l'IRC a mis en place un programme de rémunération attractif. Ce forfait comprend une rémunération concurrentielle, un vol aller-retour au poste, une indemnité de transport, un logement temporaire et une indemnité de réinstallation. Certaines restrictions peuvent s'appliquer.

Les CV doivent être soumis en français ou en Anglais

Nous veillerons à ce que les personnes handicapées bénéficient d'aménagements raisonnables pour participer au processus de demande d'emploi ou d'entretien, pour accomplir les fonctions essentielles du poste et pour bénéficier des autres avantages et privilèges liés à l'emploi. Veuillez nous contacter pour demander un aménagement

Les dossiers de candidatures doivent comporter :

- Une lettre de motivation adressée à la Coordinatrice RH de l’IRC en RCA; - Un curriculum vitae à jour avec 3 références professionnelles; - Les copies des diplômes, certificats de travail, attestation de service rendu ou de formation - Copie du passeport ou de la CNI

N.B : Seul.es les candidat.es présélectionné.es seront contacté.es Les candidatures féminines sont vivement encouragées Les dossiers incomplets ne seront pas considérés La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 24 Octobre 2023 à 17h00’.