Chargé·e principal·e des services de soutien

Contract

This is a LICA Specialist-9 contract. This kind of contract is known as Local Individual Contractor Agreements. It is normally only for nationals. It's an external contract. It usually requires 2 years of experience, depending on education. More about LICA Specialist-9 contracts.

Background Information - Job-specific

Cities Alliance (CA) est un partenariat mondial sous l’égide de l’UNOPS qui travaille sur le renforcement du rôle des villes dans le développement durable et la réduction de la pauvreté. Le partenariat vise à améliorer la qualité et la cohérence des appuis fournis aux villes dans le monde en développement, ainsi que la qualité, la pertinence, l’efficacité et l’impact des programmes urbains de ses membres.

Dans le cadre de son programme pays en Tunisie, Cities Alliance s’est engagé dans la promotion de la planification urbaine stratégique dans les villes secondaires, le renforcement de la démocratie locale, le lancement d’études innovantes avec l’objectif de préparer les futures politiques publiques urbaines et l’implémentation des projets concrets.

Cities Alliance fournit de l’assistance technique pour appuyer la gouvernance urbaine locale, cette assistance se rapporte à la planification municipale, à l’élaboration de politiques et de stratégies urbaines, au renforcement des capacités des communes en planification, élaboration et exécution de projets d’infrastructures.

Le « project support associate » doit être hautement qualifié(e) et motivé(e). Il/Elle appuiera le projet à mettre en œuvre ses activités dans les 4 municipalités partenaires, en respectant les délais d’exécution.

Functional Responsibilities

Sous la supervision de la cheffe du projet, le/la spécialiste fournira un soutien effectif et efficace au projet, ainsi qu’aux activités programmatiques et opérationnelles initiées par le bureau de la Tunisie, notamment :

A) ACHAT ET APPROVISIONNEMENT Mise en œuvre de stratégies opérationnelles en matière d'achats : Mettre en œuvre les aspects clés des stratégies opérationnelles de passation de marchés en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants : - Conformité totale des activités de passation de marchés assignées avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l'UNOPS ; mise en œuvre d'un contrôle interne efficace, conception et fonctionnement adéquats d'un système de gestion de la passation de marchés axé sur le client. - Mise en œuvre ou soutien des différentes étapes des processus de passation de marchés, y compris le préachat : Stratégie et planification ; définition des besoins ; recherche de fournisseurs ; achats : Appel d'offres ; gestion des soumissions ; évaluation ; examen et attribution ; post-achat : Finalisation et émission du contrat, logistique et gestion du contrat.

Gestion des processus d’achat : Apporte un soutien technique et des conseils aux processus de passation de marchés de l'unité opérationnelle, en mettant l'accent sur l'obtention des résultats suivants : - Éléments des plans de passation de marchés préparés en temps utile et en bonne et due forme, et suivi de leur mise en œuvre - Respect des lignes directrices relatives à l'intégration de la durabilité tout au long du processus de passation de marchés ; - Organisation d'appels d'offres, d'ITB ou de RFP, réception de devis, d'offres ou de propositions, leur évaluation, la négociation de certaines conditions des contrats dans le respect total des règles et réglementations de l'UNOPS ; - Préparation des soumissions aux comités des contrats et des biens ; - Le contrôle de la performance du contractant et la certification du travail achevé pour la conformité avec les conditions contractuelles et le paiement ; - Conseils, actions correctives ou solutions au chef de projet sur les questions d'approvisionnement ; - Rédaction d'accords à long terme et/ou de contrats de service et d'autres instruments, le cas échéant, par le biais de procédures de passation de marchés standard ou d'urgence

Mise en œuvre d'une stratégie d'approvisionnement et d'outils de passation de marchés en ligne axés sur l'obtention des résultats suivants : - Développement et gestion des listes de fournisseurs. - Utilisation du module d'approvisionnement conformément aux objectifs et aux normes du groupe de passation de marchés de l'UNOPS dans ce domaine.

B) GESTION FINANCIÈRE

• Contrôler le budget du projet et les dépenses financières ainsi que toutes les procédures administratives conformément au plan de travail;
• Traiter les paiements directs et les demandes d'avances et préparer les révisions du budget du projet;
• Produire des rapports financiers, y compris développer le suivi financier et les formats de rapport conformément aux exigences de l'UNOPS;
• Soutenir les experts techniques en contrôlant les budgets, les flux de trésorerie et en établissant des rapports sur les obligations de dépenses afin de s'assurer que les résultats attendus sont atteints;
• Alerter les experts techniques en cas de déficit financier ou de dépassement de budget;
• Proposer une révision du budget et prendre des mesures correctives si nécessaire;
• Maintenir tous les documents financiers à l'appui du projet pour les processus d'audit et d'examen;
• Préparer les données budgétaires et procéder à des révisions budgétaires si nécessaire.

C) GESTION ADMINISTRATIVE / Soutien général au projet

• Coordonner les communications avec les fournisseurs, les réunions et les rapports, le cas échéant;
• Maintenir les informations du projet à jour et évaluer les risques éventuels dans les opérations ;
• Tenir les agendas et les rapports d'avancement conformément aux procédures standard de l'organisation;
• La plupart des responsabilités seront axées sur l'approvisionnement/Achat avec un support administratif à la demande du chef de projet;
• Veiller à ce que tous les actifs/biens soient enregistrés et gérés, cédés et conservés conformément aux directives de l'UNOPS en matière de gestion des actifs;
• Soutenir, le cas échéant, les exigences de l'UNOPS en matière de rapports (trimestriels et semestriels) ;

• Facilitation du développement et du partage des connaissances :

• Organiser, faciliter et/ou dispenser des initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel sur des sujets liés aux achats et à la gestion administrative;

• Contribuer aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique dans le domaine des achats en fournissant une synthèse collaborative des enseignements tirés et en diffusant les meilleures pratiques en matière de gestion administrative et ressources humaines.

• Recueillir des informations en retour, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques et les utiliser de manière productive.

Competencies FR

Démontre une compréhension des effets de son rôle sur tous les partenaires et accorde la priorité aux bénéficiaires. Forge et entretient des relations externes fortes et constitue un partenaire compétent pour les autres (si cela s’applique à son rôle). Évalue les données et les processus afin de prendre des décisions logiques et pragmatiques. Adopte une approche neutre et rationnelle en calculant les risques. Applique l’innovation et la créativité à une démarche de résolution des problèmes. Établit efficacement une série de mesures pour soi- même et pour les autres pour atteindre un objectif. Les actions posées mènent à l’accomplissement total de la tâche en respectant les exigences de qualité dans tous les domaines. Repère les possibilités et prend des initiatives pour les saisir. Comprend qu’un usage responsable des ressources optimise l’effet de nos activités auprès des bénéficiaires. Traite tous les individus avec respect ; accorde de la considération aux différences et encourage les autres à faire de même. Incarne les normes éthiques et organisationnelles. Répond à de hautes exigences en matière d’honnêteté. Est un modèle pour les questions de diversité et d’inclusion. Ouvert au changement et flexible dans un environnement très dynamique. Adapte efficacement son approche pour suivre l’évolution des circonstances ou des besoins. Apprend de son expérience et modifie son comportement. Ses résultats sont cohérents, même sous pression. Cherche continuellement l’amélioration. Exprime des idées ou faits de manière claire, concise et ouverte. La communication indique une considération pour les sentiments et les besoins des autres. Écoute activement et partage ses connaissances spontanément. Gère les conflits efficacement en respectant les différences et en trouvant un terrain d’entente. Agit comme exemple positif contribuant à l’esprit d’équipe. Collabore et soutient le perfectionnement des autres. Pour les responsables seulement : agit en tant qu’exemple positif de leadership, motive, dirige et inspire les autres à réussir, utilise des styles de leadership appropriés.

Education/Experience/Language requirements

Formation: - Diplôme universitaire (Master ou équivalent) en Finance, économie, gestion, administration, commerce ou toute autres spécialités connexes reconnues est exigée.

• Un Bachelor ou équivalent dans une des disciplines susmentionnées avec 2 années d'expérience professionnelle supplémentaires pourrait être acceptée au lieu du Master.

• Une formation complémentaire en Gestion de projets est un atout.

  Expérience professionnelle:

• Une expérience professionnelle pertinente d'au moins deux (2) années en Services d'appui, achat, administration et finance est exigée.

• La connaissance des règles et règlements des Nations unies et de l'UNOPS en matière de passation de marchés est un avantage certain.

  Langues:

• La maîtrise de l`Arabe et du Français (Lu, écrit, parlé) est requise.
• Avoir un niveau de base en Anglais serait un atout

Contract type, level and duration

1. Type de contrat: Local Individual Contractor Agreement (LICA)
2. Niveau de contrat: LICA9 / ICS-9
3. Dureé de contrat: À durée indéterminée, sous réserve des exigences organisationnelles, de la disponibilité des fonds et de performances satisfaisantes.

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Informations supplémentaires

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.
• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.