Chargé (e) de l’Administration, Services de Conférence (NOB), Dakar, Senegal, A100620

Contract

This is a NO-2 contract. This kind of contract is known as National Professional Officers. It is normally only for nationals. It's a staff contract. More about NO-2 contracts.

L’UNICEF travaille dans certains des endroits les plus difficiles du monde, pour atteindre les enfants les plus défavorisés du monde. Pour sauver leur vie. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel.

Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous.

Et on n’abandonne jamais !

Pour chaque enfant, un avenir

Au Sénégal, 29 organisations des Nations Unies, avec plus de 2 000 employés déménageront dans un siège, construit et équipé par le gouvernement du Sénégal, dans la nouvelle cité administrative et diplomatique de Diamniadio, située à 40 km de Dakar. Ce complexe de bureaux de près de 60 000 m2, équivalent à la taille de 28 terrains de football, est appelé à devenir un point de repère multilatéral en Afrique de l'Ouest ; et en plus des bureaux des entités des Nations Unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux de l'ONU chargés du Sahel, de l'Afrique de l'Ouest et de l'Afrique centrale.

Ce projet de la Maison des Nations Unies au Sénégal est entrepris dans le cadre de l'agenda de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, et dénommé l’Agenda d'Efficacité, car il vise à améliorer la qualité des services, mesurée par la satisfaction des clients, et à améliorer l'efficacité des opérations et des services administratifs en utilisant les principes de reconnaissance mutuelle pour créer un centre local de services partagés.

Dans le nouveau complexe de bureaux, les entités des Nations Unies fusionneront la prestation de certains services administratifs et disposeront d'une équipe de services dédiée, basée au sein de l’UNICEF, qui fournira ces services à toutes les organisations des Nations Unies. L’équipe de service est donc appelée l'équipe UNICEF CBO (Commun Back Office).

Pour chaque enfant de l'espoir

L'équipe UNICEF CBO est responsable de la conception et, par la suite, de la fourniture de services de gestion des installations, d'administration, et d'informatique de la Maison des Nations Unies de Diamniadio. Le portefeuille de de services pourrait s'élargir au fur et à mesure que l’Agenda d'Efficacité de l'ONU se développe.

Les attentes des Entités des Nations Unies, à la Maison des Nations Unies de Diamniadio, est que l’équipe UNICEF CBO s'efforce de satisfaire les clients dans la prestation de tous les services.

L'équipe UNICEF CBO compte plus d’une trentaine de personnel des Nations Unies, en plus d’une équipe élargie de prestataire avoisinant 150 personnes, avec un budget annuel d'environ 8 millions de dollars.

Le poste est placé sous la supervision directe du Facility Manager et sous la direction générale du Chef CBO.

Comment pouvez-vous faire une différence ?

Le/la titulaire du poste jouera un rôle essentiel dans la gestion des services et salles de conférence en assurant le bon fonctionnement et la coordination des conférences, réunions et événements organisés au sein de la Maison des Nations Unies.

Résumé des principales fonctions et responsabilités

Sous la supervision directe du Facility Manager P4 et sous la direction générale du Chef CBO, le (la) titulaire du poste sera responsable des taches suivantes :

• Gestion des services et salles de conférences
• Coordination des espaces et Salle de conférence
• Services de support
• Assurance qualité

Gestion des service et salles de Conférence

• Coordonner et superviser les services de conférences, réunions et événements organisés à la Maison des Nations Unies, en veillant au respect des protocoles et procédures de l'ONU.
• Assurer la liaison avec les organisateurs d'événements, les parties prenantes et les Entités du Système des Nations Unies pour déterminer les besoins de la conférence, y compris la configuration de la salle, l'équipement, les prestations de services nécessaires et d'autres besoins logistiques.

Coordination des Espaces & Salles de Conférences :

• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe de gestion interne pour assurer l'utilisation efficace des espaces et des ressources de conférence.
• Planifier l’utilisation des salles de conférence, gérer les réservations et tenir les registres de façon précise des réservations et des utilisations.

Services de support

• Fournir les services de support technique pour l'équipement audiovisuel, la téléconférence, la vidéoconférence et d'autres services multimédias lors de conférences et événements.
• Coordonner avec le personnel de l’équipe informatique pour anticiper et résoudre les problèmes techniques afin d’assurer le bon fonctionnement des équipements.
• Planifier et organiser l'installation et le démontage des salles de conférence, y compris la disposition des sièges, la signalisation et tout autre matériel nécessaire.
• Assurer la coordination avec le personnel concerné pour assurer la livraison en temps opportun des services de restauration, de transport et d'autres services de soutien logistique, au besoin.

Assurance Qualité

• Surveiller la qualité des services et des Salles de conférence, en sollicitant les commentaires des participants et en mettant en œuvre des améliorations si nécessaire.
• Assurer le respect des protocoles de sécurité et de sûreté de l'ONU lors des conférences et évènements.

Impact des résultats

Les principaux résultats ont un impact sur l'efficacité globale de la Maison des Nations Unies de Diamniadio, y compris l'amélioration des résultats commerciaux et des services à la clientèle. La gestion prévisionnelle des salles de conférences a un impact sur l'efficacité des programmes du système des Nations Unies.

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devrez justifier des qualifications suivantes :

Education

Diplôme universitaire (Bachelor) en gestion des affaires, administration, finance ou tout autre domaine pertinent.

Expérience

Minimum de two (2) ans d'expérience pertinente dans la gestion de conférences, la planification d'événements ou dans un domaine connexe.

Solides compétences organisationnelles avec la capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois et d'établir des priorités dans un environnement en évolution rapide.

Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité de travailler efficacement avec diverses parties prenantes.

Maîtrise de la suite Microsoft Office et familiarité avec l'équipement audiovisuel et les technologies de conférence.

La connaissance des protocoles, des procédures et des exigences de sécurité de l'ONU est un atout.

Exigences linguistiques

La maîtrise du français et une bonne connaissance pratique de l'anglais sont requises. La connaissance d'une langue locale est un atout.

Valeurs et compétences de l'UNICEF Requis (sur la base du Cadre mis à jour)

Pour chaque enfant, vous devrez démontrer les:

Valeurs de l’UNICEF

• Bienveillance
• Respect
• Intégrité
• Confiance
• Responsabilité
• Durabilité

Compétences de base (pour le personnel n'ayant pas de responsabilités de supervision) *

• Cultiver la conscience de soi et démontrer un sens de l’éthique (2)
• Travailler de façon Collaborative (2)
• Établir et entretenir des partenariats (2)
• Innover et épouser le changement (2)
• Pense et agit de manière stratégique (2)
• S’atteler à obtenir des résultats tangibles (2)
• Gérer l’ambiguïté et la complexité (2)
• Accompagner, Diriger et encadrer le personnel (1)

*Les 7 compétences de base s'appliquent à tous les employés. Toutefois, la compétence Nourrir, diriger et gérer des personnes ne s'applique qu'aux membres du personnel qui supervisent d'autres personnes.

VI. Compétences

• Professionnalisme : Faire preuve de courtoisie et de respect dans toutes les interactions.
• Souci du client : S'efforce de répondre aux attentes des clients ou de les dépasser en leur fournissant une assistance rapide et précise.
• Esprit d'équipe : Travailler en collaboration avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'organisation.
• Adaptabilité : S'adapte à l'évolution des priorités et des environnements avec souplesse et résilience.
• Intégrité : Respecter les normes éthiques les plus élevées et préserver la confidentialité au besoin.

NB: UNICEF s’engage à promouvoir la diversité et l'inclusion au sein de son personnel, et encourage tous les candidats sans distinction de sexe, de religion et d'origine ethnique, y compris les personnes handicapées, à postuler pour faire partie de l'organisation.

Nous offrons une large gamme d'avantages à notre personnel, notamment un congé parental payé, des pauses d'allaitement et des aménagements raisonnables pour les personnes handicapées. L'UNICEF encourage fortement l'utilisation d'arrangements de travail flexibles.

L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard toute conduite jugée incompatible avec son mandat et avec les normes de conduite des fonctionnaires des Nations Unies, notamment l’abus ou l’exploitation sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. L'UNICEF s'engage à promouvoir la protection et la sauvegarde de tous les enfants. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents et devra adhérer à ces normes et principes. La vérification des antécédents comprendra la vérification des diplômes universitaires et de l’historique de carrière. Les candidats sélectionnés peuvent être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer cette vérification.

Les recrutements à l'UNICEF sont soumis à une autorisation médicale. Ils peuvent également être soumises à des exigences d'inoculation (vaccination), y compris contre le SRAS-CoV-2 (Covid). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l'UNICEF sont normalement tenus de démissionner de leur gouvernement avant de prendre une affectation avec l'UNICEF. L'UNICEF se réserve le droit de retirer une offre de nomination, sans compensation, si une autorisation médicale n'est pas obtenue, ou si les conditions de vaccination nécessaires ne sont pas remplies, dans un délai raisonnable pour quelque raison que ce soit.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés et passeront à l'étape suivante du processus de sélection.

L'UNICEF et d'autres agences des Nations Unies déménageront dans la nouvelle Maison des Nations Unies à 30 kilomètres du centre de Dakar.