Chargé des finances et de l'administration

Contract

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Titre de la position Chargé.e des finances et de l'administration Repondant à Chef de base Supervisé par par Chef de base Duty station Kaya Area of operation Burkina Faso Période considérée 6 mois renouvelable Type de contrat Contrat de droit burkinabè Salary & Benefits Non management H niveau 2****Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

DRC est présent au Burkina Faso depuis 2013 et intervient principalement dans les domaines de la protection, de l`eau hygiène et assainissement, de la sécurité alimentaire et moyens d’existences. L’organisation développe une approche communautaire et recherche, par la mise en œuvre de projets pluridisciplinaires et transfrontaliers, des solutions durables pour les populations affectées par le conflit – refugiés, déplacés internes, populations hôtes, vulnérables.

Avec un million de personnes déplacées à l'intérieur du pays, dont environ 30% sont déplacées depuis un an ou plus, la communauté humanitaire doit constamment réfléchir aux perspectives à mettre en œuvre au niveau programmatique à court, moyen et long terme. DRC est présent au Burkina Faso depuis janvier 2013, avec 6 bureaux de terrain (Dori, Kaya, Ouahigouya, Djibo, Gorom Gorom et Dédougou) et 01 bureau pays à Ouagadougou. Le programme de DRC au Burkina Faso se concentre sur le rétablissement et le développement des communautés avec une approche multisectorielle.

A propos du poste

Il est chargé de gérer les finances, les ressources humaines et l’administration de la base d’affectation. Cette personne travaillera en collaboration avec les bureaux du DRC pour l’archivage et régularisation des dossiers et pièces du département.

Responsabilités :

• Vérifier que les dossiers d’achat sont complets avant de procéder au paiement
• Vérifier la disponibilité budgétaire et la concordance entre les dépenses et les lignes budgétaires avant tout paiement
• Alerter en cas de suspicion de détournement, abus ou corruption

Responsabilités spécifiques :

• Vérification et respect des procédures
• Valider les demandes achats à travers la signature des demandes d’achats et de l’outil de vérification budgétaire, puis remplir le fichier des engagements
• Vérifier que tous les dossiers sont complets et dument signés avant transfert à la coordination en respect avec l’IDRA ou tout autre document nécessaire d’attester la véracité et éligibilité des dossiers.
• Faire la vérification des dossiers d’achats et de paiements et s’assurer de leurs exactitudes conformément aux procédures de DRC notamment en s’assurant de la disponibilité budgétaire.

Tenue du livre de banque et caisse

• Contrôler quotidiennement l’équation relevé = solde théorique. Faire signer au responsable de base
• Enregistrer journalièrement les opérations dans le cash book, bank book et dans le système de gestion (Dynamics)
• Responsable de la bonne adéquation des codes comptables enregistré pour les dépenses
• Effectuer les pointages, lettrage et les rapprochements bancaires avant la validation finale auprès de la hiérarchie local et national

Tenue du livre de banque et caisse

• Contrôler quotidiennement l’équation relevé = solde théorique. Faire signer au responsable de base
• Enregistrer journalièrement les opérations dans le cash book, bank book et dans le système de gestion (Dynamics)
• Responsable de la bonne adéquation des codes comptables enregistré pour les dépenses
• Responsable du suivi des avances et faire un état mensuel des flux ouvert à la hiérarchie.
• Responsable du suivi des taxes et tous les flux financiers non fermés de la base et faire un état mensuel de ces flux à la hiérarchie.

Ressources humaines et administration

• Faire le suivi des congés des staffs de la base consolider l’information et la partager
• Faire le suivi des missions terrains et s’assurer que les ordres de missions soient dans les dossiers du personnel et en règle.
• Mettre à jour les dossiers du personnel sur la base en fonction des besoins
• Faire le suivi des contrats staff de la base
• S’assurer que l’ensemble des évaluations de performance et objectif soient effectués au niveau de la base
• Avec l’aide du chargé administration pays, faire le suivi des différents contrats de bail ainsi que des obligations provinciales

Faciliter le transfert des informations / des documents et audit

• Faire le classement des pièces comptables selon l’ordre de saisies dans le système de gestion selon les nouvelles règles DRC
• Coller les petites factures sur des feuilles A4 afin de faciliter leur scannage au niveau de la coordination
• Réception, envoi, distribution et classement des courriers de la base ;
• Archiver banque et caisse réconciliation, Uncleared cheques
• Envoyer les originaux des contrats de bail

A propos de vous

Expérience et compétences techniques

1. BAC+3 en Finance/Comptabilité
2. Expérience de 2 ans au moins à un poste d’Administrateur notamment en mission humanitaire
3. Connaissance d’un système ERP serait un atout
4. Très grande capacité de coordination et de communication

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• Fort intérêt pour les réseaux engagés dans les Droits Humains
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour

Conditions contractuelles

• Contrat de droit burkinabè
• Durée : 06 mois
• Classification DRC : Non management H niveau 2

Processus de candidature

Si vous êtes intéressé-e, vous pouvez postuler en ligne en allant sur ce site : https://drc.ngo/about-us/careers/vacancies/

Les candidatures ne peuvent se faire qu’en ligne, sur le site indiqué ci-dessus. Vous devez télécharger en ligne votre CV (3 pages maximum) ainsi qu’une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation seront en français

Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d’un dossier physique ne seront pas considérées.

Le DRC fournit des opportunités égales en termes d’emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l’appartenance religieuse, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état civil ou bien une quelconque situation d’handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Pour plus d’informations à propos du Conseil Danois pour les Réfugiés, veuillez consulter le site web de l’organisation à drc.ngo.

Les candidatures seront clôturées le vendredi 03 juin 2022 à 23:59 GMT . Néanmoins, il est possible pour DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l’offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.