Chargé d’appui au projet (PSO)

Contract

This is a IICA-1 contract. This kind of contract is known as International Individual Contractor Agreements. It is normally internationally recruited only. It's an external contract. It usually requires 2 years of experience, depending on education. More about IICA-1 contracts.

Background Information - Job-specific

Le bureau de l'UNOPS en République démocratique du Congo (RDC) couvre la RDC, la République centrafricaine, le Cameroun, Madagascar et 7 autres pays. Le bureau travaille constamment à élargir ses activités afin d'accompagner ses partenaires dans la mise en œuvre de leurs programmes et projets de développement. Basé en RDC depuis 1999, le bureau a diversifié et renforcé ses domaines d'expertise, contribuant ainsi activement aux efforts de développement durable sur le terrain. Elle possède une vaste expertise qui couvre la réhabilitation et la construction d'infrastructures de base (services sociaux et administratifs), de routes et de ponts, ainsi que l'achat de biens et de services, soutenant la mobilisation rapide et la contractualisation des ressources humaines, en plus d'offrir la gestion et l' accompagnement du projet.

Le chargé d’appui au projet rend compte au chef de projet, qui le supervise et lui fournit des directives. Le chargé d’appui au projet soutient le chef de projet dans les activités quotidiennes, la coordination et la mise en œuvre de la mission. Cette personne surveille étroitement les opérations et la performance financière, détecte les problèmes potentiels, soutient l’analyse des problèmes et l’élaboration de solutions, coordonne la résolution des problèmes selon les mesures adoptées, rédige les correspondances aux parties prenantes concernées et prépare les rapports de mission. Le chargé d’appui au projet peut souvent devoir travailler dans des environnements complexes et difficiles avec des ressources limitées.

La République démocratique du Congo

L’UNOPS en République démocratique du Congo (RDC) fournit des services depuis son bureau principal à Kinshasa et ses bureaux de projets à Goma, Kisangani et Lubumbashi.

L’organisation répond aux besoins du gouvernement de la RDC grâce au financement de donateurs bilatéraux, de l’Union européenne, d’institutions financières internationales et d’agences des Nations Unies. L’UNOPS en RDC fournit un large éventail de services de gestion de projets et d’autres services connexes, y compris en matière d’achats, de gestion de contrats, de logistique, de ressources humaines et de gestion financière.

L’UNOPS aide ses partenaires à atteindre les objectifs de leurs projets, notamment dans les domaines des infrastructures physiques et sociales, des élections et de la protection de l’environnement.

Functional Responsibilities

1. La mise en œuvre du projet

• Préparer et maintenir les dossiers du projet, notamment les rapports de projet internes et externes.
• Gérer le flux d’information, le contrôle de changements, le registre des risques et la résolution des problèmes en établissant des procédures de contrôle des documents.
• Assurer l’avancée des activités et la livraison des lots de travaux.
• Assurer la coordination avec le chef de projet et lui communiquer l’avancée des travaux.
• Informer et conseiller le chef de projet à l’égard de tout écart par rapport au plan et effectuer les mises à jour nécessaires.
• Relever et gérer les risques en collaboration avec le chef de projet.

2. La gestion des finances et des achats

• Tenir à jour et classer tous les documents financiers du projet à des fins de vérification et d’examen.
• Assurer la saisie exacte des données dans le progiciel de gestion intégré de l’UNOPS.
• Assurer le suivi des dépenses et du budget du projet ainsi que de l’ensemble des procédures administratives conformément au plan de travail.
• Traiter les paiements directs et les demandes de paiement anticipé, et préparer les révisions budgétaires du projet.
• Élaborer les rapports financiers en adoptant des contrôles financiers et des modèles de rapport conformes aux exigences de l’UNOPS.
• Soutenir le chef de projet en assurant le suivi des budgets et de la trésorerie, et rendre compte des obligations relatives aux dépenses afin d’assurer le respect du calendrier.
• Avertir le chef de projet de tout déficit financier ou de dépenses excessives.
• Proposer des révisions budgétaires et prendre les mesures correctives nécessaires.
• Coordonner les rencontres, les communications et les rapports nécessaires avec les fournisseurs.

3. Le suivi et l’élaboration de rapports

• Participer activement à la préparation de rapports et de documents de projet en assistant le chef de projet.
• Tenir à jour et classer les documents du projet et les autres documents de soutien.
• Gérer les dossiers suivants : registre d’assurance de la qualité, registres de configuration et tous les autres registres et dossiers indiqués par le chef de projet.
• Soutenir le chef de projet en assurant la gestion des éléments suivants : i. Dossier électronique; ii. Documents se rapportant aux achats, aux ressources humaines et aux finances, conformément aux exigences de la directive organisationnelle no 12.
• Gérer la compilation, la consolidation et l’analyse des données utiles à la mission.
• Assister le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement du projet et assurer le respect des obligations contractuelles.

4. La coordination et la gestion des parties prenantes et des communications

• Soutenir la coordination et la gestion des communications.
• Communiquer et bâtir des relations solides avec d’autres agences des Nations Unies et des organisations non gouvernementales (ONG) internationales afin de faciliter la mise en œuvre des activités et d’améliorer la qualité et la pertinence des données et analyses.
• Selon les besoins, participer à des rencontres avec des agences des Nations Unies, des ONG et d’autres parties prenantes.

5. La gestion des connaissances et l’innovation

• Soutenir la gestion des leçons apprises conformément au système de rapport choisi.
• Assurer le renforcement des capacités locales à tous les niveaux et favoriser les occasions de soutien au projet.
• Contribuer à la diffusion et au partage des bonnes pratiques et leçons apprises en matière de planification et de renforcement des connaissances.
• Apporter son expertise dans l’utilisation d’outils et de techniques.

Education/Experience/Language requirements

Education

Le candidat doit être titulaire d’un diplôme de Licence dans une discipline pertinente (p. ex. en administration des affaires, logistique, gestion de crise, comptabilité, relations internationales). Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à 2 années d’expérience professionnelle supplémentaire peut être accepté au lieu de l’exigence mentionnée ci-dessus.

Les cours de base ou de praticien PRINCE2® sont un atout.

Expérience

Le/la candidat-e doit posséder au moins 2 années d’expérience pertinente avec prise de responsabilités progressive, principalement axées sur la supervision, la production de rapports, le développement et la coordination, dans le domaine de la gestion de projets et d’activités.

Le/la candidat.e doit avoir au moins une année d’expérience dans le domaine de la comptabilité et de gestion financière.

Une expérience de travail dans des contextes d’aide humanitaire d’urgence ainsi qu’une bonne connaissance des mécanismes de coordination humanitaire, des donateurs, des mesures de sécurité et des activités dans ce domaine est souhaitable.

Une connaissance avérée des règles et procédures des Nations Unies dans les domaines des achats, des finances, des ressources humaines ainsi que la connaissance des règles et règlements administratifs des Nations Unies sont un atout.

Un diplôme universitaire de premier cycle combiné à 2 années d’expérience professionnelle supplémentaire peut être accepté au lieu de l’exigence mentionnée ci-dessus.

Connaissances linguistiques

Une excellente connaissance du français et de l’Anglais est essentielle.

Certifications

Les cours de base ou de praticien PRINCE2® sont un atout

Competencies

Treats all individuals with respect; responds sensitively to differences and encourages others to do the same. Upholds organizational and ethical norms. Maintains high standards of trustworthiness. Role model for diversity and inclusion.

Acts as a positive role model contributing to the team spirit. Collaborates and supports the development of others. For people managers only: Acts as positive leadership role model, motivates, directs and inspires others to succeed, utilizing appropriate leadership styles. Demonstrates understanding of the impact of own role on all partners and always puts the end beneficiary first. Builds and maintains strong external relationships and is a competent partner for others (if relevant to the role). Efficiently establishes an appropriate course of action for self and/or others to accomplish a goal. Actions lead to total task accomplishment through concern for quality in all areas. Sees opportunities and takes the initiative to act on them. Understands that responsible use of resources maximizes our impact on our beneficiaries. Open to change and flexible in a fast paced environment. Effectively adapts own approach to suit changing circumstances or requirements. Reflects on experiences and modifies own behavior. Performance is consistent, even under pressure. Always pursues continuous improvements. Evaluates data and courses of action to reach logical, pragmatic decisions. Takes an unbiased, rational approach with calculated risks. Applies innovation and creativity to problem-solving. Expresses ideas or facts in a clear, concise and open manner. Communication indicates a consideration for the feelings and needs of others. Actively listens and proactively shares knowledge. Handles conflict effectively, by overcoming differences of opinion and finding common ground.

Contract type, level and duration

Contract type: International Individual Contractor Agreement (IICA)

Contract level: IICA-1/ICS8

Contract duration: - Ongoing ICA – ‘Open-ended, subject to organizational requirements, availability of funds and satisfactory performance.

For more details about the ICA contractual modality, please follow this link: https://www.unops.org/english/Opportunities/job-opportunities/what-we-offer/Pages/Individual-Contractor-Agreements.aspx

Informations supplémentaires

• L’UNOPS n’accepte pas de candidatures spontanées.
• Les candidatures reçues après la date de clôture ne seront pas examinées.
• L’UNOPS ne communiquera qu’avec les personnes sélectionnées pour passer à l’étape suivante du processus de recrutement, qui consiste en différentes évaluations.
• L’UNOPS désire favoriser la diversité et s’engage à garantir l’égalité d’accès à l’emploi. Le personnel de l’UNOPS est constitué de personnes de différentes nationalités, cultures, langues, races, identités de genre, orientations sexuelles et capacités. L’UNOPS souhaite conserver et renforcer cette diversité afin d’assurer l’égalité des chances ainsi qu’un environnement de travail inclusif pour l’ensemble de son personnel.
• L’UNOPS encourage les femmes ainsi que les personnes appartenant à des groupes sous-représentés au sein de son personnel à postuler, particulièrement les personnes appartenant à des minorités ethniques, à des groupes autochtones et à des identités de genre et des orientations sexuelles minoritaires, ainsi que les personnes handicapées.
• L’UNOPS désire s’assurer que toutes les personnes peuvent donner le meilleur d’elles-mêmes lors du processus d’évaluation. Les personnes présélectionnées qui nécessitent une aide supplémentaire pour effectuer une évaluation, y compris des accommodements raisonnables, sont invitées à en informer le personnel des ressources humaines après avoir reçu une invitation pour participer à cette évaluation.

Conditions

• Pour les postes de fonctionnaires (staff), l’UNOPS se réserve le droit d’affecter une personne à un poste de niveau moins élevé que celui publié dans l’offre d’emploi.
• Les titulaires d’un contrat provisionnel (retainer) doivent consacrer environ quatre heures de leur propre temps à suivre quelques formations obligatoires avant de commencer à fournir leurs services à l’UNOPS. Pour en savoir plus sur le contrat provisionnel, cliquez ici.
• L’ensemble des membres du personnel de l’UNOPS doivent, dans l’exercice de leurs fonctions, respecter la Charte des Nations Unies, les politiques et instructions de l’UNOPS ainsi que tout autre cadre de responsabilité pertinent. En outre, les membres du personnel doivent démontrer une compréhension des Objectifs de développement durable cohérente avec les valeurs des Nations Unies et la vision de « Notre programme commun ».
• La politique de l’UNOPS exige de procéder à la vérification des références de toutes les personnes retenues pour un poste. Ces vérifications sont déterminantes pour l’embauche.