Business Support - Programme Unit

Programme & Policy

Le PAM recherche des candidats intègres et professionnelles partageant nos principes humanitaires. La sélection du personnel se fait sur une base concurrentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

Conformément aux politiques en vigueur au sein des Nations Unies, les candidatures féminines sont vivement encouragées

Titre du Poste : Business Support – Programme

Type de Contrat : Fixed term

Lieu d’affection : Port-au-Prince

Niveau du Poste : G4

Durée : 12 mois

Nombre de position: 2

Unité : Programme / CP Management

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A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

LE CONTEXTE ET L'OBJECTIF DU POSTE :

Le Programme Alimentaire Mondial en Haïti est un acteur majeur dans la lutte contre la faim. Plusieurs activités sont mises en œuvre pour réduire l’insécurité alimentaire dans le pays notamment l’assistance alimentaire d’urgence pour les ménages les plus vulnérables, la mise en place d’activités nutritionnelles, celles liées à la résilience, aux programmes de cantines scolaires et d’achats locaux puis celles qui visent en renforcer les systèmes de protection sociale. Le PAM en Haïti recherche à renforcer son équipe de Business Support liée au Programme pour réaliser toutes les tâches administratives de support à l’Unité Programme et transactions nécessaires pour la mise en œuvre des opérations.

RESPONSABILITÉS/OBLIGATIONS :

Au sein de l’équipe Cooperating Partners Management (CPM), l’assistant(e) Business Support devra s’acquitter des tâches décrites ci-dessous en conformité aux principes, normes et exigences du PAM, afin d’assurer une bonne gestion administrative des dossiers de l’Unité Programme, des accords avec les partenaires coopérants et de façon générale de toutes les transactions de l’Unité programme liées aux opérations (transversales sur toutes les activités).

1. Avoir une bonne connaissance du Manuel Administratif et Financier du PAM et pouvoir répondre aux requêtes de support de la part du personnel de l’Unité dans le cas de doutes pour la bonne procédure à suivre ;
2. Appuyer l’Unité Programme dans les différentes activités et tâches administratives nécessaires au suivi opérationnel des projets ;
3. Appuyer la création des Micro-Purchase Orders (MPO) ;
4. Encoder tous les accords, avances, paiements effectués dans le système (WINGS/SAP);

4a. Créer les documents des accords des partenaires Coopérants (SOA/PODA) ;

4b. Créer les requêtes (OA/PR) pour la distribution de cash aux bénéficiaires ;

4c. Traiter et enregistrer les avances demandées par les Partenaires Coopérants ;

4d. S’occuper du processus de paiement des partenaires coopérants à travers l’ITS (invoice tracking system), la création de SES (service entry sheet) et les requêtes de paiement, tout en s’assurant que les normes du PAM sont respectées ;

5. Traiter les réconciliations liées aux distributions monétaires (dont la création des SES) ;
6. Archiver toute la documentation dans WINGS ;
7. Maintenir à jour l’outil de traçage des transactions (Tracking Tool - TT) et s’assurer de la qualité des données insérées à chaque transaction ;
8. Faire le suivi mensuel des PODA ouverts pour l’Unité Programme ;
9. Préparer le Cash Forecast mensuel pour l’Unité Programme ;
10. Assurer toute autre tâche à la demande de la hiérarchie.

LES LIVRABLES À LA FIN DU CONTRAT :

1. Le processus de création et suivi des étapes administratives et financières des partenariats (p.e. : PR, PO, SES, etc) respecte les délais et qualité attendus ;
2. Le processus de facturation des partenaires de mise en œuvre est réalisé dans les délais et selon standards de qualité attendus ;
3. La « tracking tool » est toujours complète et à jour avec les données des transactions ;
4. Les informations sur les avancées des différents dossiers sont partages de façon régulière ;
5. Toute la documentation de support nécessaire selon standards du PAM est disponible et archivé.

CADRE DE LEADERSHIP DU PAM : NORMES COMMUNES DE COMPORTEMENT :

Compétences thématiques MRPP

Compétence

Description de la conduite attendue au niveau d’aptitude requis

Motiva

t

ion

Comprendre et communiquer les Objectifs stratégiques

Aide les membres de l’équipe à exposer clairement les Objectifs stratégiques du PAM.

Être une force de changement positif

Propose des améliorations des méthodes de travail de l’équipe au ou à la responsable hiérarchique.

Faire de la mission du PAM une source d’inspiration pour l’équipe

Explique aux membres de l’équipe l’impact des activités du PAM sur les communautés bénéficiaires.

Faire connaître la mission du PAM au quotidien

Expose clairement comment les responsabilités de l’unité contribueront à la réalisation de la mission du PAM.

Ressources

humaines

Rechercher des moyens de renforcer les compétences individuelles

Aide les collègues moins expérimentés à acquérir de nouvelles compétences et capacités.

Créer une culture de l’ouverture d’esprit

Recherche des possibilités de travailler avec des personnes d’horizons différents.

Accompagner et assurer un retour d’information constructif

Assure l'accompagnement de collègues travaillant dans le même domaine d’activité.

Adopter et prôner une attitude volontariste

Surveille les progrès accomplis dans la réalisation des objectifs et communique régulièrement ces informations à son ou sa responsable hiérarchique.

Performance

Encourager l’innovation et les solutions créatives

Recherche le moyen de faire preuve de toujours plus d'efficience et de rigueur dans son domaine d’activité et communique de nouvelles méthodes de travail à ses collègues.

Donner la priorité à l’obtention de résultats

Axe ses efforts sur l’obtention des résultats et suit l’évolution des taux d’achèvement des tâches qui lui sont imparties, afin de trouver des moyens de gagner en efficience.

Prendre des engagements et s’y tenir

Assume la responsabilité des tâches qui lui sont imparties et informe le ou la responsable hiérarchique dès que possible des éventuels retards par rapport au calendrier fixé et aux engagements pris.

Savoir prendre des décisions

Décide de manière autonome des mesures à prendre lorsqu’il ou elle a un choix difficile à faire sur son lieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain.

Partenariat

Relier et faire travailler ensemble les unités du PAM

Propose des possibilités de partenariat avec d’autres unités à son ou sa responsable hiérarchique.

Bâtir de solides partenariats avec des acteurs extérieurs

Recherche des possibilités de collaboration avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs.

Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité sur le plan politique

Apprend à reconnaître la valeur des équipes et des partenaires extérieurs du PAM pour la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.

Bien expliquer la valeur qu’apporte le PAM aux partenariats

Adapte ses activités aux priorités de son ou sa responsable hiérarchique pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES :

Formation : être titulaire d’un diplôme universitaire de 1er cycle dans une discipline pertinente (administration, gestion et comptabilité ou gestion de projet, sciences économiques et/ou juridiques ou similaires).

Expérience :

• • Minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans la gestion, comptabilité et administration ;
  • Minimum 2 ans d’expérience professionnelle dans la gestion financière et/ou administrative de projets dans des organisations étatiques ou privées ;
  • Une expérience dans le domaine humanitaire est un atout.

Connaissances et compétences :

• • Apte à effectuer un travail précis et soigné, produit dans les délais et normes ;
  • Avoir une disponibilité permanente, être dynamique et supporter de travailler sous pression ;
  • Apte à instaurer et maintenir des relations de travail harmonieuses avec les collègues, les supérieurs hiérarchiques, les subordonnés et les contacts extérieurs ;
  • Avoir une bonne adaptation dans un milieu multiculturel et de bonnes relations interpersonnelles ;
  • Maîtrise des logiciels de base de Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word) et de la navigation sur Internet.

Langues :

• • Très bonne maîtrise du français (parlé, lu, écrit) ;
  • La maîtrise de l’anglais est un atout.

NB: Les coordonnées des personnes / institution citées en référence dans le CV devront contenir une adresse électronique, et numéro de téléphone valide.

Les candidats doivent être de nationalité Haitienne

Date limite de soumission de candidature : 21 decembre 2023

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Added 4 months ago - Updated 4 months ago - Source: wfp.org