Business Support Associate

Volunteering Admin Communications & PR IT & Telecom

Overview

Provide professional support to operations effectively and efficiently

You have:

• Minimum six years of professional experience with increasing responsibilities in the relevant sector, including experience in general administration, secretarial duties, and programs.
• Proficiency in the use of computers and office software (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.).
• Excellent communication skills to collaborate with a wide range of people and provide comprehensive support services.
• Ability to manage multiple tasks and prioritize for oneself and others.
• Strong qualities of confidentiality and focus on results.
• Proven ability to provide opinions and persuade others by developing logical and coherent arguments.

Contract

This is a UNV National Specialist contract. This kind of contract is known as National UN Volunteer. It is normally only for nationals. More about UNV National Specialist contracts.

Environ 27 millions de personnes en République démocratique du Congo (RDC) connaissent des niveaux élevés d'insécurité alimentaire aiguë. Le pays compte le plus grand nombre de personnes en situation d'insécurité alimentaire aiguë au monde. La sécurité alimentaire et nutritionnelle en République démocratique du Congo est liée à l'impact incessant des conflits, des épidémies et des événements climatiques qui persistent dans le pays depuis des décennies.

Le Bureau Pays de la RDC du PAM compte aujourd'hui près de 700 employés et des activités dans 17 zones à travers le pays avec pour mandat de Sauver des vies et de Changer des vies. Le bureau est géré par le Directeur Pays du CO RDC et deux Directeurs Pays Adjoints. Le poste d'assistant(e) principal(e) d'appui aux opérations est un poste de support qui fournit un appui dévoué d'assistant(e) de direction à l'équipe de direction.

Le titulaire de ce poste aura la responsabilité indépendante d'un travail technique et spécialisé comprenant la planification, l'organisation et la coordination, la fixation d'objectifs, la hiérarchisation des objectifs et des tâches ainsi que la résolution de problèmes. Le poste requiert une personne ayant un bon niveau d'expertise et de connaissances pour adapter et développer des systèmes et des processus, afin d'améliorer continuellement le niveau du support fourni.

Le rôle de l'assistant(e) exécutif(ive) consiste à traiter une variété de questions qui impliquent une collaboration avec les collègues de plusieurs domaines. Les instructions à recevoir des sources diverses ainsi le titulaire du poste devra constamment faire preuve d'un haut degré de responsabilité et d'initiative pour répondre de manière indépendante aux demandes.

OBJECTIF DU TRAVAIL : Apporter un support professionnel complet et efficace aux opérations

RESPONSABILITÉS : Sous la supervision directe du directeur de pays (CD) ou de son remplaçant, le titulaire du poste sera responsable des tâches suivantes :

1. Fournir un soutien dévoué d'assistant exécutif au directeur de pays (CD).
2. Coordonner et gérer les agendas du CD : rencontres internes/externes, réunions et missions ainsi que tous les déplacements ;
3. Coordonner tous les événements du bureau du directeur et fournir une gamme complète de services de soutien, y compris des actions de suivi, la résolution de problèmes et de situations imprévues, pour le fonctionnement efficace des opérations au sein du bureau du CD.
4. Contrôler, superviser et adapter régulièrement les procédures existantes et collaborer avec un large éventail de parties prenantes dans l'ensemble de l'organisation pour identifier, évaluer et répondre à l'évolution des besoins de l'organisation.
5. Gérer toutes les communications de la direction et agir en tant que point de contact pour les questions opérationnelles complexes, afin de s’assurer que les priorités externes et les questions urgentes sont identifiées et traitées, et que des services attendus sont fournis;
6. Préparer et/ou consolider des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes de synthèse, etc. et effectuer des recherches dans le domaine de travail.
7. Gérer et suivre une variété de correspondance et de documents complexes afin d'assurer une priorisation et un acheminement appropriés et le respect des délais établis ; examiner les documents et le matériel préparés par d'autres collègues pour en vérifier la qualité et le respect des délais établis.
8. Traiter les diverses demandes liées au protocole, telles que les demandes d’accès aux salons d'aéroport pour le personnel VIP.
9. Accueillir/accompagner le personnel VIP à l'aéroport (à Ndjili et Beach Ngobila).
10. Travailler en étroite collaboration avec l'assistant administratif chargé du protocole.
11. Suivre et évaluer le(s) budget(s) afin de garantir l'utilisation efficace des ressources financières prévues.
12. Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et aux pratiques, afin de contribuer d’apporter un support efficace aux opérations.
13. Coordonner et superviser la tenue des dossiers et des bases de données, afin de garantir que les informations sont bien classées ou gardées et facilement accessibles au personnel.

Connaissances et compétences : • Connaissance approfondie des principes et processus courants, des méthodes, procédures et systèmes pratiques, acquise par une formation spécialisée et une expérience professionnelle. • Excellentes aptitudes à la communication pour collaborer avec un large éventail de personnes afin de fournir des services de soutien complets. • Solides compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité à produire des mémos et d'autres documents opérationnels. • Avoir fait ses preuves en matière de gestion de multiples tâches et de gestion des priorités pour soi-même et pour les autres. • Expérience de la supervision et du soutien du travail d'autrui, de la formation, de la coordination des ressources et de l'organisation de son propre travail. • Capacité à fournir des opinions et à persuader les autres en développant des arguments logiques et cohérents. • Un sens élevé de la confidentialité. • Orientation vers les résultats et forte concentration sur la qualité

• Six (6) années ou plus d'expérience professionnelle avec des responsabilités croissantes dans le secteur d'activité concerné, avec une expérience dans les domaines de l'administration générale, du secrétariat et des programmes. • Maîtrise de l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.).

nil

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Potential interview questions

Added 3 years ago - Updated 1 year ago - Source: unv.org