Business Support Assistant/Supply Chain SSA4 - Bujumbura

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Le PAM célèbre et embrasse la diversité. II s’engage à respecter le principe de l’égalité des chances en matière d’emploi pour tous ses employés et encourage les candidats qualifiés à postuler sans considération de la race, de la couleur, de l’origine nationale, de l’origine ethnique ou sociale, des informations génétiques, du sexe, de l’identité et/ou de l’expression de genre, de l’orientation sexuelle, de la religion ou des convictions, du statut VIH ou d'un handicap.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande Agence Humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le/la titulaire du poste doit assurer des fonctions d’appui administrative. Il/elle centralise et fournit un appui administratif aux équipes dépendant hiérarchique de la Cheffe de la Chaine d’Approvisionnement.A ce niveau, le travail est effectué sous une supervision minimale.

On attend du titulaire qu’il ou elle produise des travaux structurés et précis, et mènent des activités spécifiques d’aide à la gestion. Il ou elle peut donner des orientations sur les pratiques courantes à d’autres membres du personnel moins expérimentés travaillant dans leur domaine d’activité.

DESCRIPTION DU POSTE

Effectuer des tâches courantes d'aide à la gestion dans un domaine d'activité spécialisé pour contribuer à une fourniture efficace des services.

PRINCIPALES TACHES ET RESPONSABILITES. (Non-exhaustive)

Sous la supervision du Chef de l'Unite Supply Chain / Chaine d'approvisionnement le/la « Business Support Assistant » aura comme les tâches et responsabilités ci-dessous:

1. Fournir un appui aux opérations et activités logistiques, suivant les procédures standards pour contractualiser les transporteurs privés pour assurer une livraison efficace de l’aide alimentaire aux bénéficiaires
2. Gestion de l’agenda et des réunions du Chef de l’Unité
3. Participer et rédiger les comptes-rendus des réunions hebdomadaires de l’unité de Supply Chain
4. S’assurer que les prestataires de services logistiques sont enregistrés et identifiés sous un « vendeur » dans le système de WINGS
5. Programmer les achats de l’unité de Supply Chain à travers des Ordres d’Achat dans WINGS
6. Créer et gérer les missions de l’équipe de Supply Chain avec la création de TA, des plans de missions et des plans de congés
7. Réunir des informations pour soutenir l’élaboration des documents et la préparation des rapports par les autres membres de l’équipe
8. Répondre aux requêtes et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant afin de fournir un service fiable en temps voulu.
9. Aider à gérer les tâches administratives et financières courantes dans divers domaines fonctionnels dans l’unité de Supply Chain pour contribuer à une gestion efficace et en temps voulu des ressources, ex : réception des lettres pour l’unité de Supply Chain, préparation des mémorandums
10. Assurer des prestations de révision et de relecture de documents standards pour contribuer à l’élaboration de documents précis
11. Prendre la responsabilité de l'intégrité des données pour faire en sorte que les informations figurant dans les systèmes internes soient fiables et prêtes à être utilisées pour le management de l’unité de Supply Chain
12. Imprimer, organiser et archiver l’ensemble des documents obligatoires pour l’exécution des opérations logistiques
13. Maintenir un système d’archivage efficace et vérifier que tous les formulaires sont complets avec les documents requis
14. Être en contact avec l’unité de Ressources Humaines pour ce qui concerne les congés des membres de l’équipe de Supply Chain (congé annuel, de maladie, maternité, paternité)
15. Mettre à jour le fichier des congés et absences des membres de l’équipe de Supply Chain
16. Préparer chaque mois les plans de mission et congé
17. S'acquitter de toute autre tache requise par la hierarchie en relation avec les attributions du poste.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Formation: Achèvement des études secondaires. Un certificat postsecondaire dans le domaine fonctionnel connexe est souhaitable.

Expérience :

• Avoir au moins 2 ans d'expérience professionnelle générale dont 01 an au minimum à la logistique. Une expérience professionnelle, dans le domaine considere, assortis d’une expérience du travail administratif.
• Une expérience dans le domaine de la comptabilité ou dans un autre domaine connexe est atout.
• Avoir une expérience dans la saisie des données et dans la préparation des rapports.
• Avoir une maitrise dans Microsoft Word et Excel.

Langue:

Maîtrise de la langue (parlée et écrite, Niveau C) et la connaissance de la langue Anglaise (Niveau B) est un atout supplémentaire.

QUALIFICATIONS MINIMALES POUR L’ENTRÉE DANS CE ROLE

Connaissances et compétences :

• Être habitué à l'utilisation du materiel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.

• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.

• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.

• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

MODALITES ET CONDITIONS D’EMPLOI

• Durée de contrat : 11 mois renouvelables. • Lieu de travail: Bujumbura • Type de contrat : Accords Speciaux de Services (SSA). • Grade : SSA4. • Donnez 3 personnes de référence professionnelles (donner le nom, le numéro de téléphone et l'adersse electronique. • Fournir vos trois dernières évaluations. • Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés. • Donner dans votre CV les copies certifiées conformes à l’original des diplômes, de même que les pièces d’identité doivent être attachées dans la création du profile. • Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront invité(e)s aux tests. • Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s’assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste. • Assurez-vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications requises, les dossiers d’emploi et les compétences linguistiques.

DATE LIMITE DE DEPOT DES CANDIDATURES

La date de cloture de depot des candidatures est fixée au 17 Juin 2024 à 23h59.

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Le PAM applique une approche de tolérance zéro à l’égard de comportements tels que la fraude, l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus de pouvoir et la discrimination.

Tous les candidats sélectionnés devront respecter les normes de conduite du PAM et seront donc soumis à une vérification rigoureuse des antécédents en interne ou par l’intermédiaire de tiers.

Les candidats sélectionnés devront également fournir des renseignements supplémentaires dans le cadre de l’exercice de vérification.

****Une fausse déclaration des informations fournies au cours du processus de recrutement peut entraîner la disqualification ou le licenciement.****