Business Support Assistant SC4( Programme/CFM) basé à Ngozi, Job Req

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Le PAM recherche des candidat(e)s de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel se fait sur une base concurentielle et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l’équilibre entre les sexes.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande Agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONNEL

Le Programme Alimentaire Mondial des Nations Unies est la plus grande Agence humanitaire au monde qui lutte contre la faim dans le monde. Chaque jour, le PAM travaille dans le monde entier pour s'assurer qu'aucun enfant ne se couche sans avoir mangé et que les plus pauvres et les plus vulnérables, en particulier les femmes et les enfants, puissent avoir accès aux aliments nutritifs dont ils ont besoin. Dans ce contexte, le PAM désire recruter un(e) employé (e) qui sera basé à Ngozi pour une période de douze (12) mois.

Sous la supervision directe du Chef du Bureau de terrain, Ie ou la titulaire contribuera à la Gestion des Mécanismes de Plaintes et de Retro-lnformation par l'enregistrement et la retro information des doléances et feedback et des appels reçus des bénéficiaires du PAM à travers une ligne téléphonique verte (TOLL Free Hotline) sur les plaintes liées à l'assistance PAM. A ce niveau, les titulaires du poste devront assumer leurs responsabilités en conformité avec le plan standard opérationnel du mécanisme des plaintes et de retour d'information.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

• Etre de nationalité Burundaise.
• Avoir au moins fini l'école secondaire. Avoir un diplôme universitaire dans une ou plusieurs disciplines suivantes: Communication Sociale, Droit, Psyshologie,Technonologies de l'Information, Informatique, Statistiques, Etudes de développement ou domaine relevant de l' aide au développement international serait un atout.
• Compétence dans MS Office (Word, Excel, Power Point).
• Maitrise de la communication orale et écrite en Français, Kirundi et Swahili. Une connaissance pratique de l'Anglais intermédiaire est une valeur ajoutée.
• Avoir minimum 3 à 4 ans d’ experience professionnelle dont au moins une (1) année d'expérience dans un secteur de la Gestion des Mécanismes des Plaintes ou à des niveaux de responsabilités apparentées, les projets de développement, l'aide aux urgences et/ou les aspects opérationnels de l'aide alimentaire serait un atout.
• Avoir une expérience préalable de la gestion de bases de donnéees et/ou de centres d' appels indispensables.

DESCRIPTION DES TACHES

1. Assurer la prise en compte/l'intégration du CFM (Complaints & Feedback Mecanism) dans toutes les activités du PAM.
2. Documenter toutes les plaintes et commentaires reçus à travers la ligne verte et les envoyer dans la base de données SUGAR et produire les messages de rétroaction envers les bénéficiaires.
3. Appuyer dans la gestion de la ligne verte et la table de plaintes des bénéficiaires du PAM et si possible fournir également des réponses appropriées et/ou solutions immédiates aux plaignants.
4. Faire le suivi de toutes les plaintes techniques ne relevant pas de leurs capacités fonctionnelles en les référant aux sections ou unités du PAM, organes et/ou partenaires habilités. Ceux-ci comprennent le comités des plaintes, ou le cas écheant les partenaires coopérants tel que le HCR, CARITAS, ONPRA ainsi que d'autres partenaires coopérants.

DESRIPTION DES TACHES (SUITE)

5. Exécuter les tâches dans l’ optique d'assurer la protection et dans le strict respect de la confidentialité tel que définis par les procédures opérationnelles standards de CFM.

6. Par des rapports écrits bien analysés, produire des mises à jour hebdomadaires et mensuelles des informations de CFM sur les plaintes reçues, les retours d'informations ainsi que les actions prises.

7. Assurer la sensibilisation des bénéficiaires sur les moyens disponibles pour recueillir les plaintes et retours d'informations des bénéficiaires notamment la table des plaintes, la ligne verte, les boites à suggestion et face à face dans toutes les activités du PAM.

LES CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Gestion stratégique : Afficher la compréhension de base des politiques et stratégies du PAM pour effectuer le suivi et/ou l'évaluation des activités et de leur interrelation.

Gestion de la performance****: Appliquer la connaissance du système de gestion de la performance du PAM pour gérer les ressources et les relations afin d'entreprendre des actions de suivi ou des évaluations directes des opérations, programmes ou processus conformément aux normes de qualité du suivi et/ou de l'évaluation du PAM.

Méthodologie qualitative/quantitative****: Comprendre et appliquer une combinaison appropriée de méthodes établies et d'outils de collecte de données au suivi, aux examens ou aux évaluations simples, conformément aux cadres de résultats stratégiques et opérationnels du PAM (indicateurs), aux directives du PAM et aux normes techniques.

Analyse et visualisation des données: Collecte et résume les données du programme, y compris les informations sur les livraisons, la logistique du site de distribution, le statut des personnes dans le besoin, les bénéficiaires prévus et atteints pour toutes les modalités et activités d'assistance du programme.

Suivi et revue du programme : Rassembler, organiser et fournir des données sur les produits, les processus et les résultats du programme, y compris les plans de distributions, la quantité et la qualité des denrées, des bons et/ou du cash distribué et l'assistance technique fournie.

FONCTIONS ADDITIONNELLES

1. Assurer efficacement la distribution des affiches à tous les points de distribution.
2. Identifjer les problèmes graves liés à des problèmes de protection, la corruption, le harcèlement afin de les signaler aux instances décisionnaires du PAM le plus rapidement possible.
3. Assurer la liaison avec le gestionnaire d'activités, le personnel, les partenaires coopérants pour faire en sorte que les problèmes signalés à travers la ligne verte soient résolus le plus rapidement possible et que la boucle de rétroaction soit fermée par la personne qui a fait l'appel en s'assurant efficacement que l’ appelant est satisfait de la réponse.
4. Identifier les problèmes que le PAM et ses partenaires doivent corriger pour accroitre l’efficacité du projet, la crédibilité et redevabilité des bénéficiares.
5. Améliorer les relations avec les bénéficaires et renforcer la confiance mutuelle entre bénéficiaires et partenaires chargés de la mise en oeuvre des activités.
6. Animer une plateforme ouverte de plaintes qui a pour objectif de dissuader ceux qui auraient tendance à s'impliquer dans des activités qui vont à l’encontre des buts et principes du PAM.

TERMES ET CONDITIONS D'EMPLOI

• Durée du contrat: 12 mois.
• Lieu de travail: Ngozi.
• Type de Contrat : Contract de Service (SC).
• Les demandes seront reçues uniquement en ligne. Les dossiers ne comportant pas de diplômes ne seront pas considérés.
• Donner dans votre CV 3 personnes de références dont 2 professionnelles (Donnez le nom le numéro de téléphone et l'e-mail).
• Seuls les candidats présélectionnés seront invités aux tests.
• Le PAM ne perçoit aucun frais à aucun stade du recrutement (dépôt ou traitement de la candidature entretien, formation) et ne demande aucune information bancaire.

DATE DE FIN DE PUBLICATION

La date de publication est fixée du 15 au 29 octobre 2021 à 23h 59 minutes.

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Les candidatures féminines et qualifiées sont particulièrement encouragées à postuler.

Le PAM n'a aucune tolérance à l'égard de la discrimination et de harcèlement et ne juge pas de discrimination sur la base du statut VIH/SIDA.