Business Support Assistant SC4 - Kaya

WFP seeks candidates of the highest integrity and professionalism who share our humanitarian principles.

Selection of staff is made on a competitive basis, and we are committed to promoting diversity and gender balance.

A PROPOS DU PAM

Le Programme Alimentaire Mondial (PAM) est la plus grande agence humanitaire qui lutte contre la faim dans le monde. Le PAM œuvre pour un monde où chaque homme, femme et enfant a accès en permanence à suffisamment de nourriture pour mener une vie saine et active.

CONTEXTE ORGANISATIONEL

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (COs), les Bureaux régionaux (RBs) et le Siège (HQ). Les titulaires de postes peuvent soit assumer des fonctions de soutien administratif au bureau de front et faire rapport à l'Associé de soutien aux affaires, soit fournir un soutien administratif aux équipes avec la ligne de reporting au chef d'unité concerné, au chef ou au désigné. Dans les cas où ces postes soutiennent un secteur d'activité particulier, la ligne de déclaration peut être adressée au chef d'unité concerné, au chef ou au représentant désigné.

À ce niveau, les travaux sont effectués sous un minimum de supervision. On s'attend à ce que les titulaires de titres produisent un travail organisé et précis, en entreprenant des activités spécifiques de soutien aux entreprises. Ils peuvent offrir des conseils sur les pratiques courantes à un personnel plus jeune dans leur domaine de travail.

DESCRIPTION DU POSTE

Fournir des processus standard de soutien aux entreprises pour un domaine de travail professionnel spécifique, afin de faciliter la prestation de services efficaces

RESPONSABILITÉS CLES (non exhaustives)

​​​​​• Réceptionner le courrier envoyé au Bureau de Terrain, l’enregistrer et l’orienter • Assurer l’expédition du courrier sortant du Bureau de Terrain en prenant soin de l’enregistrer avant envoi. • Assurer le Classement des documents administratifs dans un ordre précis et documenté • Réceptionner les visiteurs du BT et les orienter vers les services concernes. • Veiller au bon déroulement du service de d’entretien du Bureau Terrain en collaboration avec la compagnie en charge de l’activité. • Suivre l’exécution du contrat de maintenance du bâtiment • Assurer que le Bureau Terrain ait toujours les conditions de travail idéales comme la propreté, l’éclairage nécessaire, la climatisation, l’eau et la plomberie etc. • Suivre éventuellement l'exécution des travaux d'aménagement confiés à des tiers • Assurer la gestion des fournitures de bureau, Suivi des fournitures de bureaux avec remplissage des Fiches de sortie et rapport mensuel de consommation • Assurer la gestion des véhicules et l’analyse des mouvements des véhicules, • Veiller sur l'entretien des véhicules, et organiser les contrôles périodiques, • Veiller à la mise à jour des documents et fiches de suivi des véhicules. • Assurer la Gestion du carburant et le ravitaillement des véhicules en carburant et produire le rapport mensuel de consommation de carburant au 05 du mois • Contribuer aux opérations locales de Procurement, prospecter le marché afin d'identifier les fournisseurs potentiels pour les achats locaux de biens et services. • Faire des arrangements pour les réservations d’hôtel (hébergement) pour le staff en mission au sous-bureau. • Autres tâches à la demande des superviseurs hiérarchiques.

FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES

Cette section est facultative pour décrire les responsabilités et les connaissances supplémentaires requises pour le poste en question.

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D'ORGANISATION

Mission

• Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques : Aide les coéquipiers à énoncer les objectifs stratégiques du WFP.
• Être une force pour un changement positif :Suggère des améliorations potentielles aux processus de travail de l'équipe au superviseur
• Faire de la mission une source d'inspiration pour notre équipe : Explique l'impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires auprès des coéquipiers.
• Faire connaître notre mission dans les actions quotidiennes : Explique comment les responsabilités de l'unité serviront à la mission du PAM.

Equipe

• Rechercher des moyens de renforcer les compétences des gens : Forme les coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités.
• Créer une culture inclusive : Cherchent des occasions de travailler avec des gens de différents horizons.
• Developper et fournir une rétroaction constructive : Sert de coach de référence pour les collègues dans la même zone de travail.
• Créer un esprit «Je veux» / «Nous ferons» : Poursuit les progrès vers les objectifs et partage cette information de façon régulière avec le superviseur.

Performance

• Encourager l'innovation et les solutions créatives : Explore les moyens d'être systématiquement plus efficaces et précis dans les domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues
• Se concentrer sur l'obtention de résultats: Se concentre sur l'obtention de résultats et suit les tendances des taux d'achèvement pour les tâches propres afin d’identifier les possibilités d'efficacité
• Prendre des engagements et les respecter : Prend la responsabilité de ses propres tâches et informe le superviseur dès que possible des retards éventuels dans le respect des échéances ou des engagements
• Être décisif :Décide indépendamment des mesures à prendre face aux choix critiques en milieu de travail ou dans des situations dangereuses sur le terrain

Partenariat

• Connecter et partager entre les unités du PAM: Suggère des possibilités de partenariat avec d'autres unités au superviseur.
• Établir des partenariats externes solides : Identifie les occasions de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain vers des objectifs communs
• Être politiquement agile et adaptable : Comprend la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l'équipe.
• Comprendre la valeur que le PAM apporte aux partenaires: Aligne ses propres activités avec les priorités du superviseur pour répondre aux besoins des partenaires internes et externes

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

Formation: Achèvement des études secondaires.

Expérience professionnelle: Au moins trois ans d’expérience professionnelle, dans le domaine considéré, assortis d’une expérience du travail administratif.

Connaissances et compétences:

• Rompu(e) à l'utilisation du matériel de bureau et de progiciels tels que Microsoft Word.

• Connaissance des procédures et des méthodes courantes à appliquer pour mener à bien le travail demandé sous une supervision minimale.

• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.

• Aptitude à repérer des anomalies dans les données et à corriger les problèmes appelant une attention particulière.

• Aptitude à donner des orientations ou à assurer une formation élémentaire en cours d'emploi à des membres du personnel moins expérimentés.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Expérience:

Quatre ans ou plus d'expérience de travail progressivement responsable dans le secteur des affaires relatif avec l'expérience dans le travail administratif général.

Langue:

Education:

Service général (terrain): Maîtrise de la communication orale et écrite dans la langue française.

Avoir le diplôme d'enseignement secondaire - Bac

QUALIFICATIONS REQUISES POUR L'ENTRÉE DANS CE RÔLE

• Maîtrise de l'utilisation d'équipement de bureau et de progiciels informatiques, tels que Microsoft Word.
• Connaissance des méthodes de travail et des routines de travail afin de terminer les processus sous une supervision minimale.
• Utilise le tact et la courtoisie pour donner et recevoir de l'information à un large éventail de personnes.
• Capacité d'identifier les écarts de données et de corriger les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité d'offrir des conseils ou une formation de base sur le tas à un personnel plus jeune

MODALITÉS ET CONDITIONS D'EMPLOI

Avoir le baccalauréat

Avoir la nationalité burkinabè ou un permis de travail valide

Contrat d'un an.

DATE DE FIN D'AFFICHAGE

Date limite d'application 15 aout 2021.

Female applicants and qualified applicants from developing countries are especially encouraged to apply

WFP has zero tolerance for discrimination and does not discriminate on the basis of HIV/AIDS status.

No appointment under any kind of contract will be offered to members of the UN Advisory Committee on Administrative and Budgetary Questions (ACABQ), International Civil Service Commission (ICSC), FAO Finance Committee, WFP External Auditor, WFP Audit Committee, Joint Inspection Unit (JIU) and other similar bodies within the United Nations system with oversight responsibilities over WFP, both during their service and within three years of ceasing that service.