Business Support Assistant-Receptionnist, SC 2 à Kinshasa

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WFP recherche des candidats de la plus haute intégrité et du plus grand professionnalisme qui partagent nos principes humanitaires.

La sélection du personnel est faite sur une base concurrentielle, et nous nous engageons à promouvoir la diversité et l'équilibre entre les sexes.

Les candidatures féminines sont particulièrement encouragées

CONTEXTE ADMINISTRATIF

Le poste est à pourvoir au bureau de pays. Le/la titulaire fournit généralement un appui administratif aux équipes et/ou un appui dans un domaine de gestion précis, et relève de l'Adjoint(e) à la gestion compétent(e). À ce niveau, il/elle travaille sous étroite supervision ou en bénéficiant d'une assistance dès qu'il/elle en a besoin. On attend de lui/elle qu'il/elle produise un travail structuré et précis.

OBJET DU POSTE

Titre : Business Support Assistant-Receptionnist-Administration

Grade : SC 2

Type de Contrat : Service Contract

Durée : Contrat initial de 12 mois (renouvelable)

Nombre de poste : un (1)

Unité : Administration

Lieu d’affectation : Kinshasa

Date d’émission : 02 decembre 2021

Date limite de dépôt de candidatures : le 15 decembre 2021

Ce poste est reservé uniquement aux ressortissants de RDCongo

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:

Accomplir diverses tâches courantes d'aide à la gestion de sorte que les membres du personnel reçoivent l'appui dont ils ont besoin.

PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS (liste indicative et non exhaustive):

1. Collecter, trier et diffuser les correspondances, factures, rapports et autres documents déposés par les partenaires et tiers du Programme Alimentaire Mondial, pour répondre aux exigences, en respectant les normes de délai en vigueur.
2. Accueillir les visiteurs, les orienter vers la personne ou la section demandée.
3. Répondre aux questions courantes reçues et faire remonter certains points au niveau supérieur le cas échéant, afin de fournir un service fiable en temps voulu.
4. Relire des documents, comme des rapports normalisés ou du courrier, pour contribuer à l'exactitude des écrits du personnel.
5. Le cas échéant, proposer un ensemble d'activités standard d'aide à la gestion pour contribuer à l'efficacité des modalités de fonctionnement.
6. Aider à la gestion des dossiers, des documents et des archives des bureaux conformément aux systèmes et procédures en place, de sorte que les informations soient tenues à jour et consultables sans délai par le personnel.

AUTRES RESPONSABILITES

1. Effectuer les tâches courantes de saisie des données conformément aux systèmes définis pour veiller à ce que les informations soient organisées et consultables sans délai par l'équipe chargée de la gestion.
2. Aider à la réservation de voyages ou participer à l'organisation de manifestations, afin d'aider le personnel à travailler efficacement.
3. Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

NIVEAU DE QUALIFICATION ET D’EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE MINIMAL REQUIS:

Education: Au moins un diplôme de fin d'études secondaires. Experience: Au moins trois (03) ans d'expérience dans des postes administratifs ou financiers avec une expérience cofirmée dans la gestion de la reception et autres domaines connexes de l'assistance administrative.

Connaissances et compétences:

• Aptitude à utiliser du matériel standard de bureau, comme des photocopieuses et des scanneurs.
• Connaissance des pratiques et des méthodes normalisées d'aide à la gestion.
• Très bonne maitrise de l’outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Internet, etc.)
• Aptitude à faire preuve de tact et de courtoisie lors des échanges d'informations avec des personnes d'horizons divers.
• Souci du détail pour déceler les anomalies dans les données.
• Aptitude à respecter les délais à suivre des consignes claires.

Connaissances et linguistiques: La maitrise du francais aussi bien parlé qu'écrit et une certaine aisance en Anglais est souhaitée.

INFORMATIONS IMPORTANTES ET SUPPLEMENTAIRES

Le PAM appliquera un processus de sélection rigoureux et transparent comprenant une évaluation approfondie des compétences techniques afin de s'assurer que les meilleurs candidats soient sélectionnés pour le poste. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes sur les qualifications académiques, les dossiers d'emploi et les compétences linguistiques. Seuls les candidats retenus seront invités à une entrevue.

Le PAM s'est engagé dans la diversité et l'inclusion dans son effectif et encourage les candidatures féminines et masculines qualifiés de tous les milieux religieux et ethniques à faire leur demande.

Le PAM a une tolérance zéro pour la discrimination et ne fait pas de discrimination en fonction du statut du VIH/SIDA.

COMMENT POSTULER

Les candidats intéressés doivent compléter leurs applications en ligne sur le site Web du PAM : http: //www.wfp.org/careers en cliquant sur "View Job Opportunities and jobs of interest". Les candidats devront s'inscrire et créer des CV en ligne pour pouvoir postuler. Des copies papier des CV ou des applications par courrier électronique ne seront pas acceptées. Assurez- vous que votre demande contient des informations précises et complètes.

LE PAM NE PERÇOIT DE FRAIS À AUCUN STADE DU RECRUTEMENT (DÉPÔT OU TRAITEMENT DE LA CANDIDATURE, ENTRETIEN, FORMATION, ETC.), ET NE DEMANDE AUCUNE INFORMATION BANCAIRE.

Seuls les candidats retenus seront convoqués au test écrit et à l’interview